آموزش گام به گام استفاده از Confluence سرور برای شرکت‌ها به عنوان ابزار مدیریت‌دانش

از آنجا که کانفلوئنس ابزاری قدرتمند برای مدیریت دانش و همکاری تیمی است ،امروزه بسیاری از شرکت های کوچک و بزرگ به استفاده از آن میپردازند . بنابراین داشتن آگاهی و آشنایی با نحوه کارکرد آن میتواند کمک شایانی به افراد در استخدام، پیشبرد و پیشرفت در فضای کاری آنها داشته باشد.

در این مقاله، به آموزش Confluence و استفاده گام  به گام سرور برای شرکت‌ها می‌پردازیم. همچنین، نکات کاربردی و مورد نیاز استفاده‌کنندگان برای بهره‌وری بیشتر ارائه می‌شود. پس اگر به شما هم به دنبال آموزش Confluence و آشنایی با این نرم افزار هستید، پیشنهاد میکنیم تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

ورود به Confluence

در قدم اول آموزش Confluence میخواهیم به نحوه ایجاد و ورود به حساب کاربری بپردازیم:

ایجاد حساب کاربری

1. ورود به صفحه ورود Confluence: از آدرس سرور Confluence استفاده کنید.
2. ثبت‌نام: اگر حساب کاربری ندارید، با مدیر سیستم تماس بگیرید.

ورود به حساب کاربری

1. ورود به صفحه ورود: آدرس ایمیل و رمز عبور خود را وارد کنید.
2. ورود: روی “Log In” کلیک کنید.

آشنایی با محیط کاربری

اکنون که با حساب کاربری خود وارد فضای کانفلوئنس شده اید در قدم دوم آموزش Confluence با محیط آن به اختصار آشنا میشویم.

محیط کانفلوئنس به طور کلی دو بخش اصلی دارد:

داشبورد

پس از ورود به Confluence، به داشبورد هدایت می‌شوید که شامل فضاهای اخیر، صفحات محبوب و فعالیت‌های اخیر تیم است.

نوار ابزار

نوار ابزار در بالای صفحه قرار دارد و شامل گزینه‌هایی مانند “Home”، “Spaces”، “People” و “Apps” است.

 ایجاد و مدیریت فضاها (Spaces)

همانطور که پیشتر به آن اشاره شد کانفلوئنس شامل بخش هایی به نام space و بخش هایی به نام pageمیباشد. در ادامه آموزش Confluence به نحوه ایجاد و مدیریت این فضاها (space)میپردازیم:

ایجاد فضای جدید

1. منوی “Spaces“: از نوار ابزار، روی “Spaces” کلیک کنید.
2. ایجاد فضای جدید: گزینه “Create Space” را انتخاب کنید.
3. انتخاب نوع فضا: نوع فضای مورد نظر را انتخاب کنید (مانند تیم، پروژه، دانش‌نامه).
4. وارد کردن اطلاعات: نام و توضیحات فضای جدید را وارد کنید و روی “Create” کلیک کنید.

مدیریت فضاها

1. انتخاب فضای مورد نظر: به فضای مورد نظر بروید.
2. تنظیمات فضا: از منوی سمت چپ، گزینه “Space Settings” را انتخاب کنید.
3. مدیریت تنظیمات: تنظیمات مختلف مانند مجوزها، قالب‌ها و ظاهر را مدیریت کنید.

ایجاد و مدیریت صفحات (Pages)

پس از آشنایی با نحوه ایجاد و مدیریت فضا ها یا همان spaces در این مرحله از آموزش Confluence به نحوه ایجاد ومدیریت صفحات یا همان pages میپردازیم:

ایجاد صفحه جدید

1. انتخاب فضا: به فضای مورد نظر بروید.
2. ایجاد صفحه: روی “Create” کلیک کنید.
3. انتخاب قالب: قالب صفحه مورد نظر را انتخاب کنید.
4. وارد کردن محتوا: محتوای صفحه را وارد کنید و روی “Publish” کلیک کنید.

ویرایش صفحات

1. انتخاب صفحه: به صفحه مورد نظر بروید.
2. ویرایش: روی “Edit” کلیک کنید.
3. اعمال تغییرات: تغییرات مورد نظر را اعمال کنید و روی “Update” کلیک کنید.

استفاده از قالب‌ها (Templates)

برای درک هر چه بهتر صفحات و پیگیری کاربردی تر تسک ها میتوان از قالب‌های متفاوت استفاده کرد و همچنین آنها را بسته به نیاز و سلیقه شخصی سازی نمود:

انتخاب قالب

1. ایجاد صفحه جدید: هنگام ایجاد صفحه جدید، قالب مورد نظر را از لیست قالب‌ها انتخاب کنید.
2. سفارشی‌سازی قالب: محتوای قالب را به نیازهای خود سفارشی کنید.

استفاده از قالب ها همچنین به نظم دهی و جلوگیری از یکنواختی فضا کمک شایانی میکند.

افزودن و مدیریت پیوست‌ها و تصاویر

از قابلیت های مهم ابزار Confluence امکان پیوست اطلاعات،اسناد و تصاویر به تسک هاست. در ادامه آموزش Confluence به نحوه افزودن و مدیریت این اطلاعات اشاره میکنیم:

افزودن پیوست

1. ویرایش صفحه: در حالت ویرایش صفحه، روی “Attachments” کلیک کنید.
2. انتخاب فایل: فایل مورد نظر را انتخاب کنید و آن را آپلود کنید.

افزودن تصویر

1. ویرایش صفحه: در حالت ویرایش صفحه، روی “Insert more content” کلیک کنید.
2. انتخاب تصویر: گزینه “Images” را انتخاب کنید و تصویر مورد نظر را آپلود کنید.

 همکاری و اشتراک‌گذاری

فراموش نکنید که در فعالیت های گروهی داشتن تعامل شفاف و سالم سبب سازندگی و پیشرفت هر چه بهتر اعضای تیم و سازمان میگردد. بنابراین Confluence فضایی برای این تعامل ایجاد کرده است که اعضای تیم میتوانند نظرات و اطلاعات لازم را به اشتراک بگذارند.مراحل ثبت نظرات و اشتراک گذاری به شرح ذیل است:

افزودن نظرات

1. انتخاب صفحه: به صفحه مورد نظر بروید.
2. افزودن نظر: در پایین صفحه، نظرات خود را وارد کنید و روی “Save” کلیک کنید.

اشتراک‌گذاری صفحات

1. انتخاب صفحه: به صفحه مورد نظر بروید.
2. اشتراک‌گذاری: روی “Share” کلیک کنید.
3. وارد کردن اطلاعات: آدرس ایمیل یا نام کاربر مورد نظر را وارد کنید و روی “Send” کلیک کنید.

جستجو و ناوبری

برای دسترسی هر چه بهتر به یک محتوا و تاریخچه آن ، امکان جستجو در Confluence یک راه چاره بسیار کاربردیست.

برای جستجوی محتوا :

1. نوار جستجو: از نوار ابزار، روی “Search” کلیک کنید.
2. وارد کردن کلمات کلیدی: کلمات کلیدی مورد نظر را وارد کنید و نتایج جستجو را مشاهده کنید.

9. مدیریت پیشرفته

این قسمت از آموزش Confluence بیشتر مختص مدیران و یا افراد ارشد وسرپرست تیم هاست، چرا که به نحوه تنظیم و ایجاد مجوز ها و مدیریت داشبورد ها اشاره میکنیم:

تنظیم مجوزها

1. انتخاب فضا: به فضای مورد نظر بروید.
2. تنظیمات مجوز: از منوی سمت چپ، گزینه “Space Settings” و سپس “Permissions” را انتخاب کنید.
3. مدیریت مجوزها: مجوزهای دسترسی کاربران را تنظیم کنید.

ایجاد داشبورد

1. نوار ابزار: از نوار ابزار، روی “Apps” کلیک کنید.
2. انتخاب داشبورد: گزینه “Dashboard” را انتخاب کنید و داشبورد سفارشی خود را ایجاد کنید.

 بهترین شیوه‌ها و نکات کاربردی

در ادامه به معرفی تعدادی از نکات و ترفند های کاربردی برای استفاده هر چه بهتر از Confluence میپردازیم:

• استفاده از قالب‌های پیش‌فرض: برای ایجاد مستندات از قالب‌های پیش‌فرض استفاده کنید تا زمان کمتری صرف کنید و صفحات حرفه‌ای‌تری داشته باشید.
• بررسی نظرات و بازخوردها: نظرات و بازخوردهای تیمی را به صورت منظم بررسی کنید تا مطمئن شوید همه به اطلاعات دسترسی دارند و بازخوردها در نظر گرفته می‌شود.
• به‌روزرسانی دوره‌ای صفحات: صفحات خود را به صورت دوره‌ای به‌روزرسانی کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه اطلاعات به‌روز هستند.
• استفاده از افزونه‌ها: Confluence دارای افزونه‌های مختلفی است که می‌تواند قابلیت‌های بیشتری به صفحات شما اضافه کند. از افزونه‌ها برای بهبود کارایی و قابلیت‌های Confluence استفاده کنید.
• ایجاد لیست‌های کشویی (Dropdown Lists): ایجاد لیست‌های کشویی به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را استاندارد و ورودی‌ها را کنترل کنید.
• استفاده از جداول محوری (Pivot Tables): جداول محوری به شما کمک می‌کنند تا داده‌ها را به صورت دینامیک خلاصه کنید و الگوهای پنهان را آشکار سازید.
• قفل کردن ردیف‌ها و ستون‌ها: قفل کردن ردیف‌ها و ستون‌ها به خوانایی بهتر صفحات کمک می‌کند، به خصوص زمانی که با داده‌های زیادی کار می‌کنید.
• اضافه کردن تصاویر و لینک‌ها: اضافه کردن تصاویر و لینک‌ها می‌تواند اطلاعات بیشتری را به صفحه شما اضافه کند و آن را جذاب‌تر کند.
• استفاده از رنگ‌ها و فونت‌های مناسب: انتخاب رنگ‌ها و فونت‌های مناسب می‌تواند تفاوت زیادی در ظاهر شیت شما ایجاد کند.
• فرمت‌بندی شرطی (Conditional Formatting): استفاده از فرمت‌بندی شرطی می‌تواند به شما کمک کند تا به صورت خودکار سلول‌ها را بر اساس محتوای آن‌ها فرمت‌بندی کنید.

نتیجه‌گیری

در این مقاله قصد داشتیم تا به آموزش Confluence به شیوه ای ساده و کاربردی بپردازیم و با فضاها و امکانات این نرم افزار به اختصار آشنا شدیم.آموختیم که Confluence ابزاری قدرتمند برای مدیریت دانش و همکاری تیمی است. اگر چه نمیتوان تمامی آموزش ها ونکات استفاده از کانفلوئنس را در یک مقاله آورد اما با استفاده از این راهنمای گام به گام، می‌توانید از تمامی امکانات Confluence سرور برای بهبود فرآیندهای کسب و کار و افزایش بهره‌وری تیم خود بهره‌مند شوید.

از اینکه تا انتهای این مقاله با ما همراه بودید سپاسگزاریم.

منابع:

• Confluence Documentation
• Atlassian Tutorials