تعریف کانبان و تفاوت آن با اسکرام

کانبان چیست؟تفاوت کانبان با اسکرام چیست؟

کانبان چهارچوبی برای تجسم کل پروژه بر روی تابلوها به منظور افزایش آگاهی و شفافیت از وضعیت پروژه و همکاری بین اعضای تیم میباشد.

این چهارچوب در اواخر سال 1940م توسط یک مهندس ژاپنی به نام Taiichi ohno معرفی شد .در ابتدا از این روش در کارخانه  و به منظور ایجاد یک سیستم دقیق و منظم برای تحویل محصول استفاده می‌شد. میتوان گفت واحد Toyota Production System اولین بار از این روش استفاده کرد .

اما با گذر زمان  کانبان به مفهومی کاربردی برای تیم های چابک تبدیل و به روشی محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس های دانش محور مبدل شد.

درمقالات قبل در خصوص اسکرام صحبت کردیم در این مقاله به معرفی کانبان و اصول و روش کارکرد آن و به مقایسه کانبان و اسکرام میپردازیم پس تا انتها با ما همراه باشید.

تعریف کانبان

کانبان یکی از ساده ترین چهارچوب های مدیریت پروژه خصوصا پروژه های اجایل است. کانبان به شما دیدگاهی شفاف و واضح در خصوص وضعیت پروژه، میزان پیشرفت، نحوه مشارکت افراد و انجام وظایف را به شما میدهد.

همچنین به شما این اطمینان را میدهد که وظایف تعریف شده با قابلیت تیم متناسب و متعادل باشد.

اجزای تشکیل دهنده و اصطلاحات کانبان

کانبان دارای اجزا و اصطلاحاتی ست که در ادامه به معرفی هر یک میپردازیم:

• بورد کانبان: تصویر میزبان که تمامی فعالیت ها بر روی آن انجام میشود .
• کارت های کانبان: صفحاتی است که حاوی اطلاعات مربوط به پروژه،مهلت انجام ، نحوه کارکرد و توضیحات مربوطه و لازم و … است که به صورت بصری نمایش داده میشود
• ستون های کانبان: ستون هایی که روی بورد نمایش داده شده و مراحل مختلف را نشان میدهد. کارت ها بر حسب وضعیت خود در این ستون ها جا به جا میشوند. بورد‌های کانبان حداقل دارای سه ستون کارهای درخواستی، کارهای در حال انجام و کار های تکمیل شده میباشد.
• محدود سازی کار های در حال پیشرفت: مسئولیت این قسمت ایجاد حدود لازم برای انجام هر کار را در هر مرحله از پروژه میباشد تا از اضافه کاری پرهیز شود
• خطوط جدا کننده: خطوطی افقی هستند که برای جداسازی فعالیت ها، تیم ها، گروه‌ها، خدمات و… مورد استفاده قرار میگیرند
• نقطه الزام: نقطه ای را در فرایند گردش کار نشان میدهد که الزامات انجام کار را دارا بوده و آماده است تا وارد سیستم شده و جریان کاری بر روی آن اعمال گردد.
• نقطه تحویل: نقطه ای که در آن گردش کار به اتمام رسیده و محصول آماده تحویل میباشد.
• چرخه زمانی: مدت زمانی که از ابتدا ایجاد یک پروژه تا زمانی که یک یا چند نفر بر روی آن فعالیتی انجام دهند را چرخه زمانی میگویند.
• لید زمانی: مدت زمانی که صرف انجام فعالیت بر روی یک پروژه تا انتها و تکمیل پروژه را لید زمانی میگویند.
• توان عملیاتی: به مجموعه فعالیت هایی که یک تیم در بازه زمانی مشخصی با موفقیت به اتمام رسانیده است توان عملیاتی میگویند. یکی از اصلی‌ترین نشانه های میزان بهینه بودن تیم شما درمقایسه با زمان است.

انواع بورد های کانبان

کانبان داری دو نوع بورد میباشد :

1.بورد فیزیکی: ابتدایی ترین ، ساده ترین نوع بورد میباشد که از استیک نوت برای نمایش کارت ها روی وایت برداستفاده میشود. مراحل کار به وصرت ستون هایی نوشته شده واستیک نوت ها بر حسب میزان پیشرفت در این ستون ها جا به جا میشوند.

2.بورد دیجیتالی: نرم افزار های دیجیتالی که برای نمایش مراحل گردش کار استفاده میشوند. بورد های دیجیتال دارای انعطاف پذیری بیشتری هستند و امکان ردیابی چندین گردش کار به صورت همزمان را برای مدیران فراهم میکند.

بهترین سایت‌ها و نرم‌افزارها برای استفاده از بوردهای کانبان

در ادامه لیستی از بهترین نرم افزار ها برای استفاده از بوردهای کانبان را مشاهده میکنید:

1. Trello
   • Trello یک ابزار کانبان محبوب و کاربرپسند است که برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف به‌صورت بصری طراحی شده است. این ابزار امکان ایجاد بردها، لیست‌ها و کارت‌ها را فراهم می‌کند و دارای امکانات گسترده‌ای برای تیم‌های کوچک و بزرگ است.
   • Trello
2. Jira Software
   • جیرا توسط Atlassian توسعه یافته و برای مدیریت پروژه‌های پیچیده و نرم‌افزارها طراحی شده است. بردهای کانبان در جیرا به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف را به‌صورت کارآمد پیگیری کنند و پیشرفت پروژه‌ها را مشاهده کنند.
   • Jira Software
3. Asana
   • Asana یک ابزار مدیریت کار است که بردهای کانبان را به‌عنوان یکی از روش‌های نمایش وظایف ارائه می‌دهد. Asana به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت کنند.
   • Asana
4. Monday.com
   • Monday.com یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت کار و پروژه‌ها است که بردهای کانبان را برای ردیابی وظایف و همکاری تیمی ارائه می‌دهد. این ابزار امکان سفارشی‌سازی بالایی دارد و برای تیم‌های مختلف قابل استفاده است.
   • Monday.com
5. Kanbanize
   • Kanbanize به‌طور خاص برای مدیریت پروژه‌ها با استفاده از روش کانبان طراحی شده است. این ابزار امکانات پیشرفته‌ای برای مدیریت وظایف، پروژه‌ها و پیگیری پیشرفت‌ها ارائه می‌دهد.
   • Kanbanize
6. ClickUp
   • ClickUp یک پلتفرم مدیریت پروژه همه‌کاره است که بردهای کانبان را به‌عنوان یکی از روش‌های مدیریت وظایف ارائه می‌دهد. این ابزار به تیم‌ها کمک می‌کند تا همه جنبه‌های پروژه‌های خود را در یک مکان مدیریت کنند.
   • ClickUp

مزایای کانبان

اکنون که با تعریف و بخش های مختلف کانبان آشنا شدیم به مزایای استفاده از کانبان به اختصاراشاره میکنیم:

• افزایش شفافیت
• افزایش بهروه وری
• افزایش انعطاف پذیری
• بهبود همکاری و تمرکز تیم
• کاهش چرخه زمان
• کاهش اتلاف انرژی
• همسویی با منافع سازمان
• افزایش رضایت مشتری
• سادگی و فهم آسان

معایب کانبان

هرچند مزایای کانبان از آنچه ذکر شد بسیار بیشتر است اما این روش نیز برخی دارای برخی اشکالات میباشد که عبارت اند از:

• وابستگی زیاد به انضباط تیمی
• محدود در پروژه های پیچیده
• تاکید بر گردش کار جاری و عدم امکان پیش بینی وضعیت آینده
• امکان بهم ریختگی بر اثر عدم به روز رسانی

چه زمانی از کانبان استفاده کنیم؟

به طور معمول در موارد زیر استفاده از روش کانبان پیشنهاد میشود:

• هنگامی که فرایند شما نیاز به اضافه کردن داستان های کاربری یا تغییر اسپرینت ها در طول اجرا دارد.
• هنگامی که نیازی به تکرارها ندارید.
• در پروژه شما تخمین و پیش بینی فعالیت ها ضرورتی نداشته باشد.
• محدودیت زمانی برای تحویل پروژه مهم است.
• بهبود مستمر یکی از موارد با اهمیت در پروژه شما باشد.
• تیم شما در مقابل تغییرات بزرگ بازخورد مناسبی از خود نشان نمیدهند.
• هنگامی که قصد دارید جریان تحویل محصول را بهبود ببخشید.
• در مواردی که فهم آسان و سریع برای شما مهم باشد.

اکنون که با کانبان به طور مختصر آشنا شدیم به تفاوت اسکرام و کانبان میپردازیم:

تفاوت کانبان با اسکرام چیست؟

همانطور که میدانید کانبان و اسکرام هر دو سنگ بنا پیاده سازی فلسفه چابک هستند. به طوری که بنا به گزارش (PMI) Pulse of Profession 2019 بیش از 57 درصد سازمان ها از روش های مختلف چابک استفاده میکنند که بیشترین میزان استفاده به دو روش کانبان و اسکرام برمیگردد.

هر دو روش بر ارائه با کیفیت محصول تاکید دارند اما شیوه کار آنها با یکدیگر متفاوت است در ادامه به تفاوت های هر یک میپردازیم:

برای مطالعه بیشتر اسکرام چیست؟

وظایف در کانبان به شیوه ای منظم و پیوسته در انجام هستند اما در اسکرام وظایف در مدت زمان های ثابت (مثلا یک هفته ای تا یک ماهه)تقسیم میشوند و کارها به دسته های کوچک تقسیم میشوند.

در مقابل پاسخ به تغییرات کانبان سرعت بیشتری دارد و تغییرات به راحتی و در هر زمانی امکان پذیر است. اما در اسکرام به دلیل نظم اسپرینت های تعریف شده هر تغییر نیازمند تعریف و تکمیل یک اسپرینت جدید میباشد.

از آنجا که در کانبان وظایف بر عهده یک فرد مشخص نیست هیچ نقش تعیین شده ای وجود ندارد .اما در اسکرام نقش های از پیش تعیین شده مانند مدیر محصول، اسکرام مستر و… وجود دارد.

در اسکرام از یک روش بسیار ساده و در عین حال کارآمد برای اندازه‌گیری دقیق نرخ ارزش‌سازی تیم توسعه اسکرام برای کسب‌وکار به اسم velocitiy یا شتاب استفاده میکنیم . در حالی که در کانبان معیار سنجش cycle time  یا چرخه زمانی است .که به معنای مدت زمانیست که یک توسعه‌دهنده یا یک تیم طول می‌کشد تا پروژه ای را به پایان برسانند.

جدول زیر برای درک بهتر تفاوت اسکرام و کانبان تدارک دیده شده است:

 

	اسکرام	کانبان
چرخه زمانی	با اسپرینت های مشخص و تکرار پذیر  مدت دار(یک هفته ایری،دوهفته‌ای و…)	چرخه زمانی پیوسته(نیازی به زمان بندی و تکرار ندارد)
تحویل کار	به صورت تدریجی و در پایان هر اسپرینت	به صورت مستمر
معیار کلیدی	Velocity  یا شتاب	Cycle Time یا چرخه زمانی
نحوه تغییر پذیری	به دلیل تعریف اسپرینت ایجاد هر گونه تغییر ملزم به تعریف اسپرینت جدید میباشد.	به راحتی و در هر زمان قابل اجراست.
نقش پذیری	اسکرام مستر ، مدیر محصول، تیم توسعه و…	هیچ نقش اصلی تعریف نشده و وظایف به طور قطعی بر عهده یک شخص یا گروه نیست.
مناسب چه پروژه ای	پروژه هایی که نیازمند تکمیل کار به صورت تدریجی و یا دسته ای هستند.	پروژه هایی که تنوع در آن زیاد است.

 

سخن پایانی

در این مقاله قصد داشتیم تا به معرفی کانبان و تفاوت آن با اسکرام بپردازیم.آموختیم که کانبان چهارچوبی برای درکی کامل و شفاف از وضعیت پروژه و اجرای آن متناسب با ظرفیت تیم به بهترین نحو ممکن است.

به طور قطعی نمیتوان یکی از این دو شیوه را بر دیگری برتری داد بلکه هر سازمان بسته به نیاز خود میبایست از یکی از این دو روش استفاده کند. اسکرام بیشتر برای سازمان هایی که در آن تکمیل کار به صورت تدریجی و دسته اهمیت دارد مناسب بوده و کانبان برای پروژه هایی که از تنوع بالایی برخوردارند مناسب است.برای درک بهتر و مشاوره تخصصی میتوانید با مشاورین مجموعه ما نیز در ارتباط باشید:

تماس با ما

۰۲۱-۷۱۰۵۷۲۰۲

۰۹۳۸۵۴۹۴۹۰۰

sale.kbcgroup@gmail.com

سوالات متداول

1.کارآفرین های بزرگی که از کانبان استفاده میکنند چه کسانی هستند؟

از جمله کارآفرین های بزرگ که از روش کانبان استفاده میکنند میتوان به بن هوروویتز، مؤسس شرکتLinkedIn، جف بزوس، موسس شرکت آمازون و مدیرعامل شرکتBlue Origin، ایلان ماسک، مؤسس شرکت Square وTwitter اشاره کرد.

2.چگونه از کانبان بهره بهتری ببریم؟

اگر شما هم اکنون از این روش استفاده میکنید و قصد دارید تا بهره بهتری از روش کانبان ببرید بهتر است به توصیه های زیر توجه کنید:

• تیم خود را آموزش و ارتقا دهید
• لیست کار ها و وظایف را به طور منظم به روز رسانی کنید
• تغیرات متناسب با اهئاف خود را به موقع اعمال کنید
• زمان بندی کار ها را دقیق تر انجام دهید

3.کانبان چگونه می‌تواند به کاهش هدر رفت منابع در فرآیندهای کاری کمک کند؟

کانبان از طریق محدود کردن کار در دست اجرا و تمرکز بر جریان کار،  به کاهش انباشت کار و اتلاف منابع کمک می‌کند.در یک کلام کانبان از این طریق به کاهش هزینه ها و صرفه جویی در منابع چه انسانی چه مالی و حتی زمانی میپردازد.

 

منابع +++++