مدیریت پورتفولیو چیست وچه اهمیتی دارد؟

فرآیند مدیریت پورتفولیو عبارت است از انتخاب، اولویت‌بندی و کنترل پروژه‌ها و برنامه‌های یک سازمان به طوری که پیشرفت مداوم پروژه‌ها در راستای منافع و اهداف  سازمان باشد. مدیریت پورتفولیو به شما امکان تصمیم گیری آگاهانه و شفاف در راستای تخصیص منابع و بودجه‌ها و الویت بندی کارها در پروژه‌های مختلف برای رسیدن به حداکثر ارزش را میدهد.این سبک مدیریت در سازمان های مختلفی همچون فناوری اطلاعات، بازاریابی، مالی، ساخت و ساز و… نقشی کلیدی دارد. برای آشنایی بیشتر با مدیریت پورتفولیو و ابزار مناسب مدیریتی آن تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

مدیریت پورتفولیو چیست؟

مدیریت پورتفولیو به مجموعه فرایندهای مدیریتی که شامل انتخاب، اولویت‌بندی و کنترل پروژه‌ها و برنامه‌های یک سازمان است گفته میشود به طوریکه این اقدامات مدیریتی در راستای منافع سازمانی و پیشرفت آن باشد . به زبان ساده، مدیریت پورتفولیو پروژه اطمینان حاصل می‌کند که به طور مداوم فعالیت یک فرد یا تیمی دارد که از نزدیک بر پیشرفت پروژه‌های سازمان انجام میدهد در راستای پیشرفت سازمان باشد. و از هدررفت منابع جلوگیری میکند.

چرا مدیریت پورتفولیو مهم است؟

میتوان گفت که مدیریت پورتفولیو همانند یک نظم دهنده عمل میکند تا از هجوم کارهای مختلف و سردرگمی سازمان جلوگیری کند.مدیریت پورتفولیو با شناسایی و درک الویت‌ها و اهداف اصلی سازمان تعیین میکند که کدام پروژه ها درالویت قرار گیرند وچه منابع و بودجه هایی به آنها اختصاص داده شده و روند پیشرفت را پیگیری میکند. و به این صورت از بروزمشکلاتی چون هدر‌رفت انرژی و زمان وهزینه، عقب افتادن کارهای مهم، عدم اعتدال در وظایف محول شده به افراد و… جلوگیری میکند.اما با استفاده از چه ابزاری میتوان از مدیریت پورتفولیو در سامان خود بهره برد؟ سوالی که در ادامه به پاسخ آن میپردازیم.

تفاوت مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه چیست؟

پیش از آنکه با ابزار مدیریت پورتفولیو آشنا شویم لازم است بدانید که مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو هر دو اجزای مدیریت کل هستند .که هر کدام نقش اساسی در پیشبرد اهداف سازمانی را ایفا میکنند. مدیریت پروژه بیشتر مختص یک پروژه بوده اما مدیریت پورتفولیو بر تمامی پروژه های سازمانی و هماهنگی بین آنها نظارت دارد. در ادامه به اختصار تفاوت وظایف هر یک را شرح میدهیم:

مدیریت پروژه

• اختصاص نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد یک تیم برای همان پروژه
• ایجاد همکاری تیمی برای یک پروژه خاص
• برنامه ریزی و مدیریت و هماهنگی اجزای یک پروژه خاص
• الویت بندی وظایف درون تیمی یک پروژه خاص

مدیریت پورتفولیو

• اختصاص نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای تیم‌های مختلف
• هماهنگی بین تیم‌ها و پروژه‌های مختلف
• مدیریت چندین پروژه و ابتکارات بزرگ
• ردیابی و سازماندهی الویت‌ها در تیم‌های مختلف

در ادامه به معرفی برترین ابزار مدیریتی در حوزه پورتولیو میپردازیم.

برترین ابزار برای مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه ها چیست؟

 

مهم ترین چالش در مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه آگاهی از وضعیت حاکم برآنهاست. برای درک بهتر و مدیریت شفاف تر ما نیازمندیم تا از وضعیت هر بخش و کم و کیف اجرای فرآیند ها به طور کامل آگاه باشیم. شاید درابتدا مدیریت تمامی این فرآیندها دشوار به نظر برسد اما با داشتن ابزارهای اختصاصی در این حوزه میتوان به راحتی از اجرای تمامی فرایند ها آگاه بود.

برترین ابزاری که میتوان درحوزه مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه از آن یاد کرد افزونه  big picture جیرا میباشد.

مدیریت پورتفولیو و مدیریت پروژه با افزونه big picture

همانطور که گفته شد درمدیریت پورتفولیو داشتن آگاهی کامل از وضعیت پروژه ها نقشی حیاتی ایفا میکند. درهمین راستا جیرا افزونه ای اختصاصی نامbig picture ایجاد کرده است که این ابزارمبتنی بروب میباشد. نقش اصلی آن به عنوان یک افزونه برای نمایش بصری وجمع بندی وظایف مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو می‌باشد.

این افزونه امکان اقدامات مختلف مانند برنامه ریزی و مدیریت پروژها ،نظارت بر عملکرد، ردیابی وضعیت پروژه، هماهنگ کردن منابع، تقسیم وظایف بین تیم ها به شیوه صحیح، نظارت و مدیریت صحیح بر پیشرفت چندین پروژه به صورت همزمان، افزایش بهره وری از طریق مدیریت وظایف پیچیده و بهینه سازی گردش کار در نتیجه صرفه جویی در زمان را فراهم میکند.

در ادامه به معرفی ماژول های این افزونه  و تاثیر آن بر مدیریت پورتفولیو  می‌پردازیم؛

معرفی ماژول های big picture

افزونه big picture  شامل هشت ماژول اصلی برای مدیریت پورتفولیو به طور کامل است. این ماژول ها عبارت اند از:

ماژول gantt

این ماژول به طور اختصاصی برای تعیین زمان بندی پروژه یا نقشه و کنترل اجرای پروژه و تولید گزارش با توجه به پیشرفت پروژه ها استفاده می شود.با استفاده از این ماژول می توان تمامی عملیات های مدیریتی را در یک فضای کاری واحد انجام داد که درآن کاربر می تواند تمام تعهدات را درهرسطح دانه ای تغییرداده و ردیابی کند.

ماژول محدوده

این ماژول همانند یک گزینه فیلتر سریع عمل میکند که در آن کاربر می تواند ماژول را با توجه به پارامترهای خاص جمع آوری کند. در نتیجه بهترین گزینه برای رصد هر چه بهتر پروژه و مدیریت ساختار برای جلوگیری از شکست پروژه است.

ماژول هیئت مدیره

هماهنگی و وابستگی های بین تیم ها را به تصویر کشیده و با استفاده از این نما، مدیران می توانند تأیید کنند که تیم طبق برنامه کارمی کند واز‌گردش کار استاندارد منحرف نمی شود.

ماژول منابع

اساساً برای مدیریت منابع ساخته شده است که درآن مدیران پروژه  می توانند از تقسیم وظایف بین افراد به طور صحیح اطمینان حاصل کنند

در نمودار مشاهده منابع، سه نشانگر رنگ  با رنگ های سبز، نارنجی و قرمز وجود دارد.

• سبز: نشان‌دهنده تخصیص صحیح وظایف کاربر بر اساس ظرفیت
• نارنجی: نشان‌دهنده این است که تخصیص کار کمی بیشتر از ظرفیت کاربر است
• قرمز : نشان‌دهنده ‌تخصیص کم یا تخصیص بیش‌ازحد وظایف است.

این تخصیص رنگ ها بر اساس تخمین‌ها (زمان/هفته) است که می تواند در بالای صفحه تنظیم شود.

ماژول نقشه راه

این ماژول به کاربر کمک می کند تا به راحتی ماموریت و اهداف پروژه‌ها را ردیابی کند.همچنین تیم را راهنمایی می کند تا از مراحلی که برای دستیابی به نتایج برمی دارد آگاه شود.

مدیران برنامه می‌توانند ترتیب اهداف را به صورت دستی تغییردهند یا وضعیت کار را به صورت باز، تکمیل، شکست خورده یا رها شده به طور مستقیم در ماژول نقشه راه تنظیم کنند.

ماژول تیم

دو نوع تیم در BigPicture وجود دارد : تیم کلی و تیم برنامه.

در حالی که اعضای تیم کلی می توانند روی هر برنامه یا وظیفه ای کار کنند، اعضای تیم برنامه فقط می توانند برای یک برنامه خاص کار کنند.

با استفاده از این ماژول، مدیران تیم می توانند تاریخ شروع کار، تاریخ پایان، مهارت ها و در دسترس بودن هر عضوی که به تیم های جهانی و برنامه تعلق دارد را مدیریت و سازماندهی کنند.

ماژول ریسک

این ماژول به کاربران اجازه می دهد تا با ایجاد ماتریس ریسک ،شدت ریسک ها را بر اساس شدت کار مدیریت و دسته بندی کنند.

این می تواند خطر وظایف خاص را بر اساس نقشه های حرارتی تجسم کند. نقشه حرارتی خطر کار را در سه رنگ مختلف سبز، نارنجی و قرمز نشان می دهند که نشان دهنده سطح خطر برای وظایف خاص است.

ماژول گزارش ها

در این ماژول، به طور پیش‌فرض، پنج گزارش از پیش تعریف‌ شده به کاربران ارائه می‌شود:

1. وظیفه به ازای سطح ریسک،
2. نوع مشکل در هر وضعیت،
3. نسخه ثابت درهر وضعیت،
4. واگذارنده درهر وضعیت،
5. اولویت به ازای هر اختصاص‌دهنده.

این گزارش ها را می توان بین انواع مختلف نمودارها برای تجسم بهتر تعویض کرد.

سخن پایانی

تا اینجا با مفهوم مدیریت پورتفولیو و اهمیت آن در مدیریت پروژه‌های سازمان آشنا شدیم. آموختیم با فلسفه مدیریت پورتفولیو میتوان اهداف و نیازهای اصلی سازمان را شناسایی و پیشبرد پروژه‌ها را الویت بندی کرد. تا از بروز مشکلاتی چون هدر‌رفت انرژی و زمان و هزینه، تقسیم ناعادلانه وظایف، انباشته شدن کار های مهم و… جلوگیری کرد و با ابزار قدرتمند جیرا در خصوص اجرای مدیریت پورتفولیو در مجموعه‌ها اشنا شدیم . اگر شما نیز تمایل به اجرای مفهوم مدیریت پورتفولیو با استفاده از جیرا در مجموعه تان دارید با ما دراتباط باشید:

تماس با ما

۰۲۱-۷۱۰۵۷۲۰۲

09385494900

sale.kbcgroup@gmail.com

سوالات متداول

1.مدیریت پورتفولیو در چه بخش هایی از یک سازمان قابل استفاده است؟

مدیریت پورتفولیو دربخش هایی همچون بخش مالی، منابع انسانی، بازاریابی و فروش و… قابل اجراست.

2. عدم بکارگیری مدیریت پورتفولیو در سازمان ها چه پیامدهایی دارد؟

• تخصیص منابع انسانی و بودجه ها به پروژه‌ها با اولویت پایین در نتیجه هدر رفتن انرژی هزینه و زمان و منابع
• گمراهی سازمان و نرسیدن به اهداف اصلی سازمان
• عدم تعادل بین وظایف محول شده به افراد
• عدم توانایی در گزارشگیری از وضعیت اجرای پروژه ها

 

 

منابع

+  +