کانفلوئنس چیست؟ چرا باید آن را جایگزین شیرپوینت کرد؟

مشارکت و کار گروهی ، ذخیره و بازیابی مستندات امری مهم و حیاتی برای سازمان هاست که در گذشته زمان زیادی صرف این فرایندها میشد. درابتدا سازمان ها از شیرپوینت برای ذخیره اطلاعات استفاده می‌کردند که به مرور زمان با داشتن مشکلاتی از قبیل عدم دسترسی آسان وسریع به اطلاعات،شلوغی و بهم ریختگی اطلاعات ثبت شده و عدم امکان collaboration  در مستندات و…این ابزار نیز پاسخگو نیاز های سازمانی به طور کامل نبود.

سرانجام با ورود ابزار مدیریتی متناسبی به نام کانفلوئنس بسیاری از این مشکلات رفع و این ابزار سبب سرعت بخشیدن به انجام فرایند ها شد . این ابزار از برگزاری جلسات طولانی جلوگیری و سبب صرفه جویی در زمان و دقت در انجام کارها گردید.

دراین مقاله قصد داریم تا به مزایا و معایب دو ابزار شیرپوینت و کانفلوئنس پرداخته و آنها را با یکدیگر مقایسه کنیم .پس تا انتها با ما همراه باشید.

کانفلوئنس چیست؟

کانفلوئنس ابزاری برای مدیریت مستندات و ایجاد کننده فضایی برای مشارکت و کار گروهی‌ست. این ابزار بر پایه ویکی بوده و امکان ذخیره اطلاعات و دسته بندی آنها و دسترسی آسان به اطلاعات را ایجاد میکند. این برنامه همچون یک ویرایشگر حرفه‌ای عمل میکند که قابلیت اتصال بین ابزارهای مختلف مایکروسافت آفیس‌ها را دارد و شما را قادر میسازد تا اطلاعات جمع آوری شده را در بین اعضای یک مجموعه به اشتراک گذاشته و اطلاعات از منابع مختلف را با هم هماهنگ کنید. confluence در سال 2002 توسط شرکت اطلسین ایجاد و معرفی شد. درادامه به ویژگی ها و امکانات کانفلوئنس به اختصار اشاره میکنیم.

ویژگی و امکانات کاربردی کانفلوئنس چیست؟

کانفلوئنس ابزاری با قابلیت ها و ویژگی های فراوان است که شرح کامل آن نیازمند یک مقاله جداگانه میباشد اما در اینجا به چند ویژگی کاربردی و مهم آن میپردازیم:

مدیریت محتوا

در کانفلوئنس شما این امکان را دارید که با استفاده از تصاویر دلخواه به طور نامحدود صفحات دارای تاریخ و سابقه بسازید که به شما کمک می‌کند تا تغییراتی را که کاربران مختلف در بازه‌های زمانی معین بر روی برگه‌ها اعمال کرده‌اند و تعداد آنها را در اختیار داشته باشید. علاوه بر این، شما می‌توانید با استفاده از هایپرلینک‌های صفحات مخزن محتوای کاملاً متمرکز بسازید.

به جرات میتوان گفت بهترین ویژگی confluenceایجاد فضاهای مجازی نامحدودی برای سازماندهی است. شما می‌توانید این فضا را میان تیم‌های مختلف درون سازمانتان همچون منابع انسانی، مارکتینگ، مالی و… توزیع کنید. ازآنجا که این فضاهای ذخیره اطلاعات ابرمحورهستند این امکان را دارید که از هر جایی که خواستید به داده‌هایتان دسترسی داشته باشید.

امکان گرفتن خروجی با فرمت دلخواه

از دیگر ویژگی‌های جذاب کانفلوئنس میتوان به امکان خروجی گرفتن اشاره کرد. شما هر وقت که بخواهید، می‌توانید از هر کدام از داده‌هایتان در confluence خروجی بگیرید. با این کار می‌توانید از داده‌هایتان یک پشتیبان آفلاین هم داشته باشید.

کانفلوئنس از فرمت‌های مختلفی همچون PDFو xlm، html برای خروجی گرفتن استفاده می‌کند. بنابراین دست شما برای انتخاب فرمت خروجی باز است.

امکان نصب افزونه های متنوع

در confluence شما این امکان را دارید تا بر حسب نیاز سازمانی تان افزونه مناسب را نصب کرده وعملا نسخه اختصاصی سازمان خود را ایجاد کنید که تمام نیاز سازمانی شما را پوشش میدهد.

فضا(space) و صفحات(page) در کانفلوئنس

اگر با فضای کانفلوئنس آشنا باشید قطعا با دو مفهوم space و page برخورد داشتید .که این دو مفهوم در confluence بسیار کلیدی هستند:

فضا(space): محتوا درون فضا ها ذخیره میشوند. عموما دو فضا عمومی و اختصاصی داریم.در فضای عمومی اطلاعاتی همچون بخش‌های مختلف یک محتوا، ضمائم و اخبار ذخیره میشوند که در دسترس عموم افراد سازمان قرار میگیرد. فضاهای شخصیspace هایی هستند که برای کاربرهای مشخص و معین در نظر گرفته شده‌اند.

در هر فضا (space) به شما این قابلیت را میدهد که:

•  تنظیمات کاربری خاص در هر فضا که با استفاده از آن می‌توانید سطح دسترسی به اسپیس‌ها را از آنجا تعیین کنید
• از هر اسپیس امکان گرفتن خروجی‌های PDF، html و xml  را داشته باشید
• در هر فضا امکان داشتن صفحات، آیتم‌های خبر، بخش نظرات، و ایمیل‌های مختص به خود را داشته باشید.

صفحات(page): صفحات ابزارهای اصلی و عناصر سازنده فضا ها برای ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات در confluence هستند. ویژگی‌های صفحات در کانفلوئنس:

• آسان بودن ساخت آن‌ها ، یعنی در هر کجا از محیط confluence که باشید به بخش صفحات و ساختن صفحه جدید دسترسی دارید.
• امکان ایجاد سلسله ‌مراتب والد-فرزندی(parent-child)  بین صفحات،
• جا به جایی با استفاده از لینک‌ها  میان اسپیس‌ها و صفحات،
• اطلاع از تغییرات صفحه ها از طریق notificationها،
• ایجاد محدودیت های امنیتی و کنترل پیج ها،
• قابلیت سرچ میان صفحات،
• امکان گرفتن خروجی‌های PDF، html  و xml از صفحات.

مزایای استفاده از کانفلوئنس چیست؟

در ادامه برخی از کاربرد های confluence را برای شما به اختصار لیست کرده ایم:

• صرفه جویی در زمان و هزینه و انرژی افراد تیم
• بالا رفتن سرعت تصمیم گیری و پاسخ مناسب به نیاز مشتری
• افزایش بهروه وری کارکنان با سیستماتیک کردن کارهای تکراری
• افزایش شفافیت در ثبت وسازمان دهی و دسترسی به اطلاعات تیمی
• امکان ادغام و یکپارچگی با جیرا
• امکان تصمیم گیری ،پیگیری و حل مشکلات ازهرمکانی بدون نیاز به حضور فیزیکی افراد تیم
• دسترسی سریع به اطلاعات
• گزارشگیری آسان با فرمت دلخواه

اکنون که با مزایای کانفلوئنس آشنا شدیم در ادامه به معرفی شیرپوینت و مزایا و معایب آن میپردازیم.

شیرپوینت چیست؟

یک محصول تحت وب از شرکت مایکروسافت است که با مجموعه آفیس یکپارچه است. این محصول  به عنوان یک درگاه اطلاعاتی سازمان  با قابلیت مدیریت اسناد، مدیریت و سفارشی‌سازی داده‌ها و قابلیت تعریف و مدیریت سایت‌های نامحدود ایجاد شده‌است.

از مزایای شیرپوینت میتوان به  امکان ذخیره، بازیابی، جستجو، بایگانی کردن، دنبال کردن، مدیریت و گزارش‌گیری روی اسناد الکترونیکی و رکوردها اشاره کرد. همچنین امکانات جانبی نظیر نسخه‌بندی اطلاعات یا امکان تعریف گردش‌کارها بر روی محتوا و اسناد از قابلیت‌های کمکی مربوط به مدیریت محتوا و مستندات در شیرپوینت می‌باشد.

معایب شیرپوینت چیست؟

با وجود کارایی های فراوان شیرپوینت، این ابزار معایب بسیاری نیز دارد که در ادامه به برخی از آنها میپردازیم:

سردرگمی و شلوغی شیرپوینت :

اطلاعات در شیرپوینت بدون نظم خاصی ثبت میشود و پس از مدتی شما با حجم انبوهی از اطلاعات طبقه بندی نشده رو به رو هستید که پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز شما را بسیار دشوار خواهد کرد زیرا برای دسترسی به هر کدام از اطلاعات تنظیمات خاصی را میبایست اعمال کنید.

عدم امکان collaboration  در اسناد:

اگر شما و هم تیمی هایتان به طور همزمان بخواهید روی یک مستند کار کنید این امکان در شیر پوینت وجود ندارد چرا که ویرایش یک مستند توسط دو کاربر سبب اختلال در اسناد  میگردد.البته در شیرپوینت برای حل این مشکل از مفهومcheck in  وcheck out  استفاده میکند .اما در صورت فراموشی در فعال و غیر فعال کردن این مورد مشکل همچنان پابرجا خواهد ماند.

آموزش الزامی به کارکنان:

پیچیدگی و نیاز به تنظیمات فراوان این برنامه سبب میشود که حتی بسیاری از متخصصان فناوری اطلاعات نیز برای استفاده از شیرپوینت نیاز به آموزش پیدا کنند که این امر برای هر سازمانی آسان نیست.

نقص در سفارشی سازی :

اگرچه در شیرپوینت امکان سفارشی سازی در سطح خاصی وجود دارد اما آپدیت های منظم سبب از بین رفتن و یا اختلال این سفارشی سازی ها میشود. بنابراین هنگامی که مایکروسافت نسخه جدیدی ارائه میدهد ممکن است بر روی سفارشی سازی موجود تاثیر بگذارد.

و در پایان عدم امکان بازبینی سریع مستندات و عدم اطلاع از مستندات بازبینی شده که نیاز به ویرایش دارند، عدم امکان مقایسه سریع دو نسخه از مستند و مشاهده تغییرات انجام شده در یک نسخه نسبت به نسخه پیشین ومشکلات مربوط به Versioning مانند نبود سازوکار مناسب برای این موضوع از دیگر معایب شیرپوینت میباشد.

سخن پایانی

در این مقاله به مقایسه دو ابزار مدیریت مستندات یعنی کانفلوئنس و شیرپوینت ، مزایا و معایب آنها پرداختیم.هرچند که شیرپوینت ابزاریست که سازمان های بسیاری از آن برای مدیریت مستندات استفاده میکنند. اما مشکلاتی که این نرم افزار ایجاد میکند بر مزایا و امکانات آن پیشی میگرد . مشکلاتی که درconfluence به راحتی حل شده است و امکان نصب افزونه بر روی آن، همچنین امکان یکپارچگی  آن با جیرا سبب شده تا این ابزار به نسخه ای بدون نقص و اختصاصی برای مدیریت مستندات سازمان ها مبدل شود.

در یک کلام میتوان گفت  که با مقایسه نواقص شیر پوینت در برابر کانفلوئنس و با توجه به امکانات بی نظیر کانفلوئنس بهترین و بهینه ترین و کار آمد ترین انتخاب برای سازمان شما کانفلوئنس است.اگر سازمان شما نیز به دنبال نصب و راه اندازی و استفاده صحیح از این ابزار است میتوانید با مشاورین ما در ارتباط باشید:

تماس با ما

۰۲۱-۷۱۰۵۷۲۰۲

09385494900

sale.kbcgroup@gmail.com

سوالات متداول

1.آیا نصب کانفلوئنس رایگان است؟

بله، برای مدیریت اسناد با کانفلوئنس برای حداکثر ده کاربر به صورت رایگان میتوان از این پلتفرم استفاده کرد اما برای تعداد نفرات بیشترو استفاده بهینه از آن ،نصب افزونه های مورد نیاز سازمان و…میبایست نسخه مناسب سازمانی تان را نصب کنید .در این زمینه  میتوانید با کارشناسان ما در ارتباط باشید.

2.آیا در کانفلوئنس می توان روال های گردش کاری برای تایید آخرین ویرایش های معتبر اسناد ایجاد نمود؟

بله این امکان از طریق نصب پلاگین comala امکان پذیر است با این افزونه میتوانید فرایندهای مد نظر برای مستندات خودتون رو طراحی کنید.

منابع + + +