سیر تا پیاز نقشه برداری فرآیند کسب و کار و مزایای آن

نقشه برداری فرآیند کسب و کار یکی از مفاهیم کلیدی در مدیریت و توسعه کسب و کار است که به بهبود عملکرد و کارایی کسب و کارها کمک می‌کند. در این مقاله، به بررسی نقشه برداری فرآیند کسب و کار و نحوه استفاده از آن در بیزنس خواهیم پرداخت. تا انتها با ما همراه باشید.

منظور از نقشه برداری فرآیند کسب و کار چیست؟

نقشه برداری فرآیند کسب و کار نمایش بصری مراحل در یک فرآیند تجاری است که نشان می‌دهد چگونه این کار از ابتدا تا انتها انجام می‌شود. این نوع نقشه برداری، تصویری مختصر از مراحل مورد نیاز برای آوردن یک محصول، خدمات یا فرآیندهای دیگر از شروع تا تکمیل و توالی مراحلی که باید طی شود را ارائه می‌دهد.

نقشه برداری فرآیند کسب و کار بخشی از مدیریت کلی گردش کار است که شامل مدل سازی فرآیندهای کسب و کار نیز می‌شود. مدل‌سازی فرآیند کسب و کار نمایش دقیق‌تری از یک فرآیند را ارائه می‌دهد و مواد سازمانی اضافی را در بر می‌گیرد.

مزایای استفاده از نقشه برداری فرآیند کسب و کار

در این بخش به مزایای استفاده از نقشه برداری فرآیند کسب و کار خواهیم پرداخت و نحوه افزایش کارایی و بهره‌وری آنها را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از نقشه برداری فرآیند کسب و کار عبارتند از:

• ایجاد دستورالعمل‌های روشن برای هر ذینفع در مورد چگونگی انجام فرآیند؛
• مشاهده تمام مراحل و وظایف در فرآیند و توالی آن مراحل و وظایف؛
• افزایش کنترل فرآیند، با بهبود انطباق با مراحل؛
• بهبود مستمر به دلیل امکان شناسایی ناکارآمدی‌ها و بهبود فرآیند کسب و کار
• پیچیدگی کمتر، به دلیل شناسایی و حذف تنگناها و سایر مشکلات در فرآیند
• هزینه‌های پایین تر با ساده سازی فرآیندها؛
• کاهش احتمال خطا به دلیل درک فرآیند و نحوه وقوع آن توسط افراد

اهداف نقشه برداری فرآیند کسب و کار چیست؟

سازمان‌ها معمولاً از نقشه برداری فرآیند کسب و کار با اهداف زیر استفاده می‌کنند:

انطباق. نقشه برداری فرآیند پایبندی به بهترین شیوه‌ها، مقررات و استانداردها را تضمین می‌کند.

ارتباط. انتقال جزئیات یک فرآیند به اعضای تیم و سایر ذینفعان با نقشه برداری آسان تر است. به عنوان مثال، کارمندان جدید به راحتی می‌توانند فرآیند کسب و کاری را که در آن درگیر هستند، درک کنند.

دید. نقشه‌برداری، دید فرآیند کسب و کار را در یک فرآیند و مراحل مورد نیاز برای دستیابی به یک گردش کار افزایش می‌دهد.

استاندارد سازی. نقشه برداری کمک می کند تا عملکرد فرآیند استانداردتر و سازگارتر شود.

حسابرسی. نقشه برداری حسابرسی داخلی فرآیندها را ساده می‌کند و به بهینه سازی عملکرد فرآیند کمک می کند.

آموزش. کارمندان می‌توانند سریع‌تر و راحت‌تر با نقشه‌برداری فرآیند کسب و کار آموزش ببینند.

پیشرفت مداوم. نقشه برداری فرآیند کسب و کار امکان ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندها را فراهم می‌کند.

بسیاری از سازمان‌ها از ابزارهای نقشه برداری فرآیند کسب و کار برای تجزیه و تحلیل فرآیندها و معیارهای کسب و کار به عنوان بخشی از مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار یا بهبود مراحل خاص در آن استفاده می‌کنند.

چرا باید از نقشه برداری فرآیند کسب و کار استفاده کنیم؟

نقشه برداری فرآیند کسب و کار نه تنها به درک فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند، بلکه ابزار مفیدی برای اندازه گیری تلاش‌های افراد است. به دلایل زیر باید از نقشه برداری فرآیند کسب و کار استفاده کنیم:

• گلوگاه ها، خطاها و کاستی‌های فرآیند را از بین می‌برد
• فرآیندهای کسب و کار را با حذف ناکارآمدی‌ها و تکرارها بهینه می‌کند
• همکاری داخلی بین تیم‌ها را ترویج می‌کند
• با شناسایی موارد اضافی و شکاف در فرآیندها، هدررفت‌ها را کاهش می‌دهد
• استانداردسازی فرآیندهای ممیزی داخلی و انطباق با سیاست‌ها و مقررات را تضمین می‌کند

چگونه نقشه برداری فرآیند کسب و کار را انجام دهیم؟

قبل از شروع نقشه برداری باید اطلاعات کاملی در مورد فرآیند جمع آوری کنید. صرف نظر از تکنیک نقشه برداری فرآیند کسب و کار که دنبال می شود، جمع آوری اطلاعات در مورد فرآیند، گام اولیه برای همه روش‌هاست. در اینجا یک چارچوب گسترده از مراحل نقشه برداری فرآیند کسب و کار برای شما ایجاد کرده‌ایم.

جمع آوری اطلاعات

قبل از انجام هر گونه بررسی دقیق از یک فرآیند تجاری، بازبین باید تا حد امکان اطلاعات پس زمینه را جمع آوری کند. بازبینان فرآیند باید به طور کامل نقشه فرآیند کسب و کار را درک و یک نقشه فرآیند تهیه کنند.

جمع‌آوری اطلاعات از لحظه‌ای شروع می‌شود که بازبین باید یک فرآیند را تجزیه و تحلیل کند و تا زمانی که نقشه‌برداری فرآیند کسب‌وکار تکمیل شود ادامه می‌یابد. جمع آوری داده ها برای نقشه برداری فرآیند کسب و کار بسیار مهم است. هدف فرآیند، نقش‌هایی که افراد ایفا می‌کنند، مدت زمان فرآیند، منابع مورد نیاز، خروجی مورد انتظار و هر گونه اطلاعات مرتبط دیگر را شناسایی کنید.

شناسایی مرزها

شناسایی مرزها برای تعریف و ترسیم دقیق فرآیند مهم است. تمام فعالیت‌هایی که باعث شروع فرآیند می‌شوند ممکن است نقطه شروع و نتایج نهایی به عنوان نقطه پایان در نظر گرفته شوند. گاهی ممکن است یک فرآیند بیش از یک نقطه پایانی داشته باشد.

درگیر کردن شرکت کنندگان

اکنون زمان آن رسیده که فرآیند کسب و کار را طی و همه شرکت کنندگان را درگیر کنیم. شناسایی افراد کلیدی در فرآیند برای تخصیص نقش‌ها و بهینه سازی استفاده از منابع ضروری است.

جدا از اعضای تیم که وظایف مختلفی را در این فرآیند انجام می‌دهند، تامین کننده و مشتری نیز باید شناسایی شوند. تامین کنندگان، فرآیند را آغاز می‌کنند و مشتریان دریافت کننده نتیجه هستند.

دریافت تمام ورودی‌های اضافی از مدیریت به ذینفعان ضروری است. اطلاعات جمع آوری شده از این مرحله همیشه می‌تواند فیلتر شود.

شناسایی توالی اجرای وظایف

هنگامی که نقطه شروع و پایان و ذینفعان مشخص شد، مرحله بعدی شناسایی توالی اجرای وظایف است. این مرحله به اولویت بندی وظایف و همسو کردن فرآیند با هدف کلی کسب و کار کمک می‌کند. خط پایه‌ای که ایجاد می کنید به شما کمک می کند تا نشان دهید روند کسب و کار در حال حاضر چگونه است و قبل از تغییرات چگونه بوده است. می‌توانید از افعال عمل برای توصیف هر مرحله از فرآیند استفاده کنید.

در این مرحله، باید تشخیص دهید که آیا هر وظیفه در هر مرحله از گردش کار به درستی انجام داده شده است یا خیر، و آن جریان همه وظایف را به ترتیب به هم متصل می‌کند – رویدادهایی که عملکردها و شرکت کنندگان درگیر را تحریک می‌کنند.

همسو کردن محصول با اهداف کسب و کار

محصول یا خدمات فرآیند باید با هدف کسب و کار همسو باشد. دانش عمیق استراتژی و فرآیند کسب و کار و نحوه ارتباط و همبستگی آنها برای ترسیم فرآیندهای کسب و کار ضروری است.

درک قوانین کسب و کار، تصمیم گیری آگاهانه را آسان می‌کند. برای درک قوانین کسب و کار، مطمئن شوید که اجزای اساسی درگیر در نقشه برداری فرآیند کسب و کار را تجسم کرده‌اید. هنگام ایجاد نقشه‌های فرآیند، مطمئن شوید که از نمادهای فلوچارت مرتبط استفاده می کنید.

تأیید، بررسی و ساده سازی

قبل از اتمام نقشه برداری کسب و کار، بررسی کنید که آیا نقشه فرآیند دقیق است و شامل همه شرکت کنندگان مربوطه می‌شود. برای اطمینان از اینکه نقشه برداری به درستی انجام شده و پس از نهایی شدن اجرا خواهد شد، از همه افراد درگیر تأییدیه بگیرید.

هنگامی که فرآیند همانطور که هست ترسیم شد، تکرارها، افزونگی‌ها و تنگناها آشکار می‌شوند. نمودار نقشه‌برداری فرآیند کسب‌وکار همچنین می‌تواند تخصیص نادرست منابع، انحراف از جریان ایده‌آل یا مراحل از دست رفته را نشان دهد. تمام اصلاحات و به روز رسانی‌ها را می‌توان بر اساس یافته‌های بررسی نقشه فرآیند انجام داد.

پس از نهایی شدن و پیاده سازی بازخورد بگیرید. نقشه فرآیند بهبودیافته را با اعضای مربوطه اعتبارسنجی کنید و اطمینان حاصل کنید که هیچ مرحله‌ای از دست نمی رود یا تکرار نمی‌شود. هنگامی که ذینفعان نقشه فرآیند را در مرحله فعلی نهایی می‌کنند، برای اعتبار سنجی بازخورد درخواست کنید. این باعث افزایش همکاری و تضمین کیفیت می‌شود.

کلام آخر

نقشه برداری فرآیند کسب و کار یکی از ضروری‌ترین تکنیک‌ها برای بهبود عملکرد و موفقیت در کسب و کار است. اما متاسفانه این تکنیک توسط بسیاری از صاحبان کسب و کار و متخصصان نادیده گرفته می‌شود. اگر به عنوان یک صاحب برند، کسب و کارتان برایتان اهمیت دارد، توصیه می‌کنیم در کنار دیگر تکنیک‌ها، این تکنیک را نیز به کار ببرید.