سیستمسازی کسبوکار چیست؟
سیستمسازی یکی از کلیدیترین اصول برای ساخت کسبوکاری پایدار و موفق است، بهویژه در محیط های پیچیده و پر از رقابت. اما همچنان بسیاری از افراد سیستمسازی را با مفاهیم دیگر اشتباه میگیرند و همین اشتباهات موجب میشود که نتایج مطلوبی از این فرآیند به دست نیاید. در این مقاله، به بررسی دقیق سیستمسازی و تفاوتهای آن با سایر مفاهیم مشابه خواهیم پرداخت. از اینکه تا انتها با ما همراه هستید سپاسگزاریم.
سیستمسازی چیست؟
سیستمسازی به معنای ایجاد مجموعهای از فرآیندهای متصل و هماهنگ است که به کسبوکار شما اجازه میدهد بدون نیاز مداوم به دخالت مستقیم شما و بهصورت خودکار کار کند. در واقع، سیستمسازی شامل طراحی ساختارهایی است که در آن فعالیتها و نقشها بهوضوح تعریف شده و فرآیندها بهصورت پیوسته و قابل تکرار اجرا میشوند.
هدف از سیستمسازی چیست؟
- افزایش بهرهوری و کاهش خطاهای انسانی
- ارتقای کیفیت خدمات یا محصولات
- فراهم کردن بستر مناسب برای رشد کسبوکار
- کاهش وابستگی به افراد و نیروی انسانی
اشتباهات رایج در تعریف سیستمسازی
گاهی اوقات سیستمسازی با مفاهیم دیگری اشتباه گرفته میشود، که ممکن است باعث سردرگمی و یا شکست در پیادهسازی صحیح آن شود. این اشتباهات شامل موارد زیر است:
1.سیستمسازی به معنای اتوماسیون کامل نیست:
برخی تصور میکنند که سیستمسازی همان اتوماسیون کامل است و با نصب یک نرمافزار یا ابزار خاص به اهداف خود خواهند رسید. در حالی که میتوان گفت اتوماسیون میتواند بخشی از سیستمسازی باشد، سیستمسازی جامعتر از این است و بیشتر به ساختارهای فرآیندی و بهینهسازی گردشکار میپردازد.
2.سیستمسازی معادل با فرآیندنگاری نیست:
برخی دیگر تصور میکنند که سیستمسازی تنها به معنای ثبت و مستندسازی فرآیندها است. اگرچه مستندسازی بخشی از سیستمسازی محسوب میشود، اما سیستمسازی فراتر از نوشتن فرآیندهاست و شامل بهبود و اجرای مؤثر آنها نیز میشود.
3.سیستمسازی جایگزین نیروی انسانی نیست:
یکی از اشتباهات رایج دیگر این است که سیستمسازی به معنای حذف نیروی انسانی تلقی میشود. در واقع، سیستمسازی به بهبود تعامل میان اعضای تیم و بهینهسازی نقشها میپردازد و به جای حذف نیروی انسانی، آنها را به جایگاههای کلیدیتر سوق میدهد.
4.سیستمسازی یک رویکرد “یک بار برای همیشه” نیست:
سیستمسازی یک فرآیند مداوم است و نیازمند بهبود و بازنگری مداوم است. هر تغییر در بازار، نیازها یا ساختار شرکت ممکن است باعث نیاز به اصلاح سیستمهای موجود شود.
سیستمسازی و ارتباط آن با مدیریت فرآیندها (BPM)
مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM) و سیستمسازی دو مفهوم مرتبط هستند که گاهی با هم اشتباه گرفته میشوند. BPM تمرکز بیشتری بر بهبود و بهینهسازی فرآیندها دارد، در حالی که سیستمسازی به ایجاد و طراحی ساختارهای قابل تکرار و خودکارسازی در کلیت کسبوکار میپردازد.
سیستمسازی و مدیریت دانش سازمانی
مدیریت دانش سازمانی و سیستمسازی نیز با یکدیگر مرتبط هستند، اما تفاوتهای اساسی دارند. مدیریت دانش به جمعآوری، ذخیره و بهاشتراکگذاری دانشها و تجارب سازمانی میپردازد، در حالی که سیستمسازی روی یکپارچگی و هماهنگی فرآیندهای سازمان تمرکز دارد. سیستمسازی به شرکت اجازه میدهد که بدون نیاز مداوم به نیروی متخصص و دانش خاص، همچنان عملکرد خود را حفظ کند.
چطور سیستمسازی را بهدرستی انجام دهیم؟
برای سیستمسازی کسبوکار بهطور صحیح، نیاز به برنامهریزی و توجه به اصول زیر دارید:
- تعیین اهداف و نیازها: پیش از شروع سیستمسازی، باید اهداف کسبوکار و نیازهای مشتریان را بهدرستی شناسایی کنید.
- مستندسازی و تحلیل فرآیندها: در گام بعدی، فرآیندهای موجود را مستندسازی و تحلیل کنید تا نقاط ضعف و بهینهسازیها مشخص شوند.
- انتخاب ابزارهای مناسب: بر اساس نیازها و اندازه کسبوکار خود، ابزارهای مدیریت پروژه، نرمافزارهای اتوماسیون، و ابزارهای ارتباطی مناسب را انتخاب کنید.
- آموزش و ترویج فرهنگ سیستمی: برای موفقیت سیستمسازی، اعضای تیم باید با فرآیندها و اهداف جدید آشنا شوند و همکاری کنند.
- بازنگری و بهبود مداوم: سیستمها باید بهطور منظم ارزیابی و بهبود یابند تا با تغییرات محیطی و نیازهای جدید همگام شوند.
نتیجهگیری
همانطور که در این مقاله به آن اشاره کردیم، سیستمسازی یک رویکرد اساسی برای توسعه و پایداری کسبوکارهای کوچک و بزرگ است. با این حال، درک نادرست این مفهوم میتواند منجر به شکست در پیادهسازی و هزینههای بیهوده شود. بههمیندلیل، تفاوتهای آن با مفاهیمی مانند اتوماسیون، مدیریت فرآیندها، و مدیریت دانش باید بهخوبی درک شود تا سیستمسازی مؤثر و نتیجهبخشی برای کسبوکار فراهم گردد.
سوالات متداول
1.آیا سیستمسازی به معنای حذف کامل نیروی انسانی است؟
خیر، سیستمسازی به بهینهسازی نقشها و کارها کمک میکند، ولی جایگزین نیروی انسانی نمیشود.
2.آیا سیستمسازی همان اتوماسیون است؟
خیر، سیستمسازی جامعتر از اتوماسیون است و شامل طراحی و اجرای فرآیندهای هماهنگ نیز میشود.
3.آیا سیستمسازی یک فرآیند ثابت و غیرقابل تغییر است؟
خیر، سیستمسازی باید بهطور مداوم بازنگری و بهبود یابد تا با تغییرات جدید همگام شود.
4.چه ابزارهایی برای سیستمسازی مناسب هستند؟
ابزارهای مدیریت پروژه، ارتباطات، و نرمافزارهای اتوماسیون از جمله ابزارهای مفید برای سیستمسازی هستند.
منابع پیشنهادی+++
- Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2010). Business Model Generation. Wiley.
- Hammer, M., & Champy, J. (2009). Reengineering the Corporation. Harper Business.
- Davenport, T. H. (2013). Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology. Harvard Business School Press.
- Perry, G. (2018). Systemology: Create Time, Reduce Errors and Scale Your Profits with Proven Business Systems.