مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
مدیریت فرآیند کسب و کار
گروه KBC با ارائه خدمات تخصصی مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM)، به سازمانها کمک میکند تا فعالیتهایشان را بهصورت هدفمند، قابل اندازهگیری و هماهنگ پیش ببرند.
اگر بهدنبال افزایش سرعت عملیات، کاهش هزینهها و حذف گلوگاههای پنهان در کسبوکارتان هستید، BPM یک راهکار ضروری است.
BPM چیست؟
مدیریت فرایندهای کسبوکار مجموعهای از روشها و ابزارهاست که برای طراحی، تحلیل، استانداردسازی و بهبود مداوم فرایندهای سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
در BPM هدف این است که فعالیتهای شرکت از حالت سلیقهای و پراکنده خارج شده و تبدیل به فرآیندهای شفاف، قابلپیگیری و بدون توقفهای غیرضروری شوند.
با استفاده از ابزارهایی مثل اتوماسیون، مدلسازی فرآیند (BPMN) و تحلیل دادهها، سازمان میتواند جریان کار خود را یکپارچه کند و تصمیمگیری دقیقتری داشته باشد.
چرا اکثر کسب و کارها به فکر مدیریت فرایند هستند؟
حذف گلوگاههایی که سرعت کار را پایین میآورند
BPM با بررسی دقیق مراحل اجرای کار، نقاطی را که باعث کندی، انتظار یا توقف فعالیتها میشود، آشکار کرده و راهکار اصلاحی ارائه میدهد.
کنترل و کاهش هزینههای عملیاتی
وقتی فرآیندها مشخص باشند، فعالیتهای تکراری و زمانبر حذف میشوند و هزینههای پنهان شناسایی میگردند.
افزایش دقت و کیفیت خروجیها
فرآیندهای استاندارد باعث میشوند نتیجه کار در هر بار اجرا، یکدست، دقیق و قابل اعتماد باشد.
هماهنگی بهتر بین تیمها
وقتی هر مرحله تعریف شده و مسئولیتها مشخص باشد، همکاری تیمی سادهتر شده و خطاهای ناشی از سوءتفاهم به حداقل میرسد.
BPM چه کمکی به کسبوکار شما میکند؟
۰۱
طراحی جریان کار مطابق ساختار سازمان
BPM کمک میکند مسیر انجام کارها بازتعریف شده و هر فعالیت در جای درست خود قرار بگیرد.
۰۲
شناسایی مشکلات پنهان و نقاطی که باید اصلاح شوند
با تحلیل دادهها و مدلسازی فرایندها، ناهماهنگیها، تراکم کار و گلوگاهها تشخیص داده میشوند.
۰۳
افزایش سرعت اجرای عملیات
اتوماسیون و
استانداردسازی، فرآیندهای طولانی و دستی را کوتاه و قابل پیشبینی میکند.
۰۴
ایجاد یک پایهی قابل اتکا برای توسعه و رشد
وقتی کارها طبق یک ساختار مشخص انجام شوند، سازمان توانایی مدیریت کار در مقیاس بزرگتر را پیدا میکند.
انواع BPM
از آنجایی که BPM بسیار گسترده است و معمولاً شامل استفاده از ابزارهای مختلف می شود، برخی از کارشناسان، دسته بندی های زیر را در مورد آنها ایجاد کرده اند:
1. BPM سیستممحور
این نوع بر فرآیندهایی متمرکز است که بهصورت خودکار انجام میشوند و در سیستمهای نرمافزاری سازمان اجرا میگردند؛
مانند:
– فرآیندهای CRM
– سیستمهای ERP
هدف: افزایش سرعت، کاهش خطا و حذف فعالیتهای دستی
2. BPM انسانمحور
ویژه فرآیندهایی که نیازمند تصمیمگیری و تعامل انسانی هستند؛ مثل:
– تأییدها
– درخواستها
– اعلانها
هدف: ایجاد نظم در فعالیتهایی که هنوز جایگزین انسانی دارند.
3. BPM سندمحور
مناسب فرایندهایی که حول محور اسناد گردش میکنند؛ مثل:
– قراردادها
– فرمها
– تاییدیهها
هدف: تسریع جریان اسناد و جلوگیری از معطلیهای اداری.
مزایای BPM برای عملیات سازمان
BPM در انواع فعالیتهای روزمره سازمان نقش کلیدی دارد، از جمله:
توسعه محصول جدید
ثبت و انجام سفارش مشتری
مدیریت خدمات پشتیبانی
فرایندهای جذب و استخدام
این فعالیتها معمولاً دهها مرحله دارند؛ BPM کمک میکند همه آنها شفاف، هماهنگ و بدون توقفهای اضافی انجام شوند.
چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار
مدلسازی
شبیهسازی فرآیندهای طراحیشده برای اطمینان از صحت و کارایی آنها در شرایط مختلف.
نظارت
بررسی عملکرد فرآیندها در عمل و جمعآوری داده برای تحلیل دقیق.
تحلیل و طراحی
بررسی فرآیندهای موجود و مشخص کردن مراحلی که نیاز به اصلاح یا حذف دارند.
طراحی ساختار جدید مطابق شرایط ایدهآل سازمان.
اجرا
پیادهسازی فرآیند جدید و هماهنگسازی آن با تیمها و ابزارهای سازمان.
بهبود مستمر
رفع اشکالات، تقویت نقاط قوت و ارتقای فرآیندها بر اساس نتایج واقعی کسبوکار.
نتیجه این چرخه، رسیدن به ساختاری است که کارها در آن با سرعت، هماهنگی و کمترین هدر رفت انجام میشود.
سوالات متداول
BPM به چه معناست؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) رویکردی است که از روشهای مختلف برای کشف، مدلسازی، تحلیل، اندازه گیری، بهبود و بهینه سازی فرآیندهای کسبوکار استفاده میکند.
تفاوت BPM و BPMS چیست؟
BPM یک روش مدیریت فرایند کسب و کار است، در حالی که BPMS یک ابزار نرم افزاری (یا مجموعه ای از ابزارهاست) که برای اتوماسیون و اجرای فرآیندها استفاده می شود.
مراحل BPM کدامند؟
مدیریت فرایند کسب و کار یک رویکرد سیستماتیک برای درک، بهبود و مدیریت بهتر یک سازمان است که شامل چهار مرحله میباشد: مستندسازی، ارزیابی، بهبود و مدیریت.