راهنمای جامع برای مهاجرت تیم‌های غیر IT به Jira

با وجود اینکه جیرا  به یک ابزار محبوب برای مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات (IT) و راهکاری جامع برای تیم‌های مختلف تبدیل شده است. بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها از Jira برای تیم‌های غیر IT مانند بازاریابی، منابع انسانی، فروش، و حتی امور مالی استفاده می‌کنند. اما مهاجرت یک تیم غیر IT به JIRA نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و پشتیبانی صحیح است.

در این مقاله، به بررسی گام‌های مهم در مهاجرت موفقیت‌آمیز تیم‌های غیر IT به Jira و مزایای آن می‌پردازیم. اگر شما هم عضو یک تیم غیر IT هستید و قصد مهاجرت به جیرا را دارید پیش از آنکه اقدام کنید برای نتیجه بهتر، پیشنهاد میکنیم تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

چرا باید تیم‌های غیر IT به Jira مهاجرت کنند؟

همانطور که میدانید جیرا بیشتر به عنوان ابزاری برای تیم‌های فناوری اطلاعات شناخته شده است، اما قابلیت‌های بالای آن در مدیریت وظایف، افزایش شفافیت، و پیگیری پیشرفت پروژه، jira را به ابزاری مناسب برای سایر تیم‌ها تبدیل کرده است. به برخی از دلایل اصلی این مهاجرت توجه کنید:

• بهبود همکاری و ارتباطات تیمی: Jira یکی از قابلیت های جیرا شفافیت در ایجاد و پیگیری فعالیت هاست. به کمک جیرا تیم ها می‌تواند به وظایف و پروژه‌ها را به طور شفاف و همزمان پیگیری کنند.
• افزایش بهره‌وری: با قابلیت‌هایی مانند گردش کار (Workflow)، بوردهای Kanban، و گزارش‌دهی، تیم‌ها می‌توانند به راحتی وظایف خود را اولویت‌بندی کنند در نتیجه سبب صرفه جویی در انرژی و زمان شده و بهره وری اعضا افزایش میابد.
• پیگیری و مدیریت بهتر وظایف و پروژه‌ها: Jira به سبب شفافیت در ایجاد و پیگیری وظایف و گزارشات جیرا ،امکان پیگیری پروژه‌ها از ابتدا تا انتها را فراهم می‌کند.در نتیجه مدیران به راحتی میتوانند گزارشات را تحلیل و بررسی کرده و وظایف را بهتر مدیریت کنند.

گام‌های اصلی برای مهاجرت تیم‌های غیر IT به Jira

اکنون که با دلایل محبوبت استفاده ازجیرا در تیم های غیر IT آشنا شدیم با گام های اصلی برای مهاجرت به جیرا در تیم های غیر IT آشنا میشویم:

1.درک نیازها و فرآیندهای تیم

بررسی نیازها و فرآیندهای خاص هر تیم، اولین گام برای مهاجرت موفق به جیراست. از آنجا که تیم‌های غیر IT ممکن است نیازهای متفاوتی نسبت به تیم‌های فناوری داشته باشند، شناسایی این نیازها به شما کمک می‌کند تا Jira را به صورت متناسب پیاده‌سازی کنید.

برای شناسایی هر چه بهتر این نیاز ها میبایست:

• با اعضای تیم‌ها جلسه بگذارید و نیازهای آن‌ها را بشنوید.
• فرآیندهای فعلی آن‌ها برای مدیریت پروژه‌ها را بررسی کنید.
• اهداف و چالش‌هایی که تیم در مدیریت پروژه‌ها با آن‌ها مواجه است را شناسایی کنید.

2. تعریف گردش کار (Workflow) متناسب با نیاز تیم

Jira به شما امکان می‌دهد گردش کارها را بر اساس نیازهای تیم طراحی کنید. تیم‌های غیر IT معمولاً به گردش کار ساده‌تر و مختص به خود نیاز دارند، به عنوان مثال:

• تیم منابع انسانی: گردش کار برای فرآیندهای استخدام، ارزیابی عملکرد، و مدیریت آموزش.
• تیم بازاریابی: گردش کار برای مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی، تولید محتوا و پروژه‌های دیجیتال مارکتینگ.

برای تعریف بهتر گردش کار در تیم های غیر IT میبایست:

• از گردش کار ساده و قابل فهم برای تیم‌ها استفاده کنید.
• مراحل اصلی را به حداقل برسانید تا از پیچیدگی زیاد جلوگیری شود.
• از فیلدهای سفارشی برای جمع‌آوری اطلاعات خاص پروژه‌های تیم استفاده کنید.

3.آموزش و آشنایی تیم با Jira

آموزش جامع به اعضای تیم‌های غیر IT یکی از مهم‌ترین گام‌های مهاجرت به Jira است. این ابزار ممکن است برای اعضای تیم‌های غیر IT ناآشنا باشد لذا پذیرش و کار با آن را سخت میکند .بنابراین آموزش می‌تواند در بهره‌وری و پذیرش بهتر آن تأثیر بسزایی داشته باشد.

برای آشنایی هر چه بهتر اعضای تیم در نظر داشته باشید که بهتر است:

• جلسات آموزشی برگزار کنید و کاربردهای اصلی Jira را به تیم آموزش دهید.
• ویدئوها و راهنماهای تصویری تهیه کنید تا اعضای تیم بتوانند به طور مستقل آموزش ببینند.
• به تیم‌ها نشان دهید که چگونه می‌توانند از Jira برای بهبود کارهای روزانه خود استفاده کنند.

4.پیاده‌سازی بوردهای Kanban یا Scrum بر اساس نیاز تیم‌ها

بوردهای Kanban و Scrum به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وضعیت وظایف را به صورت بصری و در لحظه مشاهده کنند. برای تیم‌های غیر IT، بورد Kanban ممکن است ساده‌تر و کارآمدتر باشد، زیرا فرآیندهای آن‌ها ممکن است به تکرارهای اسپرینت نیازی نداشته باشد.

هنگام پیاده سازی بورد ها در تیم ها در نظر داشته باشید که :

• برای تیم‌هایی که به پروژه‌های کوتاه‌مدت و دوره‌ای کار می‌کنند، Kanban ممکن است گزینه بهتری باشد.
• از بوردهای Scrum برای تیم‌هایی که نیاز به مدیریت پروژه‌های بزرگ و دوره‌ای دارند، استفاده کنید.

5. سفارشی‌سازی داشبوردها و گزارش‌ها

داشبوردها و گزارش‌های سفارشی در Jira به تیم‌ها کمک می‌کنند تا دید بهتری نسبت به پیشرفت پروژه‌ها و عملکرد تیم داشته باشند. با تنظیم داشبوردهای مخصوص به هر تیم، آن‌ها می‌توانند عملکرد خود را به صورت لحظه‌ای مشاهده کنند.

برای سفارشی سازی هر چه بهتر داشبورد ها بهتر است:

• از ویجت‌های داشبورد برای نمایش وضعیت وظایف، تاریخ‌های مهم و وضعیت پروژه‌ها استفاده کنید.
• گزارش‌های خاصی مانند Burndown charts، Pie charts و Issue Statistics را برای پیگیری پیشرفت پروژه‌ها فعال کنید.

6. بازبینی و بهبود مستمر

پس از مهاجرت به Jira، لازم است که به طور مداوم بازخورد تیم‌ها را جمع‌آوری و فرآیندها را بهبود دهید. این کار به شما امکان می‌دهد تا تنظیمات Jira را به بهترین شکل برای تیم‌های غیر IT سفارشی‌سازی کنید و با نیازهای روز افزون آن‌ها سازگار کنید.

در جهت بازبینی و بهبود مستمر پس از اجرای جیرا لازم است:

• بازخوردهای تیم را به صورت دوره‌ای جمع‌آوری کنید.
• هرگونه تنگنا یا مشکلی را که تیم‌ها در استفاده از Jira با آن مواجه هستند، شناسایی و رفع کنید.
• گردش کار و بوردها را بر اساس بازخوردهای دریافتی بهبود دهید.

چالش‌های احتمالی در مهاجرت تیم‌های غیر IT به Jira

با وجود قابلیت های فراوان جیرا و امکان شخصی سازی آن متناسب با نیاز تیمی، در نظر داشته باشید که هر تغییری با چالش های خود همراه است . برخی چالش های احتمالی در مهاجرت تیم های غیر IT به JIRAعبارتند از:

• پیچیدگی ابزار: تیم‌های غیر IT ممکن است با پیچیدگی‌های Jira روبرو شوند و درک آن برایشان زمان‌بر باشد.
• مقاومت در برابر تغییر: اعضای تیم‌های غیر IT ممکن است به روش‌های سنتی عادت داشته باشند و در برابر استفاده از ابزار جدید مقاومت نشان دهند.
• نیاز به آموزش و پشتیبانی مستمر: برای اطمینان از موفقیت مهاجرت، لازم است به تیم‌ها آموزش‌های کافی و پشتیبانی لازم ارائه شود.

سخن پایانی

در این مقاله قصد داشتیم تا با چالش ها ،مزایا و دلایل مهاجرت تیم های غیر IT  به JIRA آشنا شویم.همچنین به بررسی نکات لازم حین پیاده سازی جیرا در تیم های غیرIT  پرداختیم. دریافتیم، همانطور که توانایی های بسیار زیاد جیرا سبب محبوبیت و موفقیت آن در تیم های IT  شده است، این ابزار میتواند گزینه ای مناسب برای مدیریت تیم های غیر IT نیز باشد.با این وجود هر تغییری لازمه ها و چالش های خود را به همراه دارد. با بررسی و در نظر گرفتن دقیق نکات اشاره شده و پیاده سازی و اجرای صحیح آن میتوان از JIRA  به بهترین نحو در تیم‌های غیر IT  نیز استفاده کرد.

سوالات متداول درباره مهاجرت تیم‌های غیر IT به Jira

1.آیا تیم‌های غیر IT واقعاً به Jira نیاز دارند؟

بله، Jira ابزاری جامع برای مدیریت وظایف، پیگیری پیشرفت و افزایش شفافیت در پروژه‌ها است. با استفاده از قابلیت‌های آن، تیم‌های غیر IT نیز می‌توانند وظایف و پروژه‌های خود را با دقت بیشتری مدیریت کنند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.

2.چگونه می‌توانم اعضای تیم غیر IT را به استفاده از Jira علاقه‌مند کنم؟

با برگزاری جلسات آموزشی و نشان دادن مزایای عملی Jira برای هر فرد و پروژه، می‌توان اعضای تیم را تشویق کرد. همچنین، نشان دادن پیشرفت کارها و تسهیل همکاری بین اعضا باعث افزایش انگیزه برای استفاده از این ابزار می‌شود.

3.آیا تنظیم گردش کارهای Jira برای تیم‌های غیر IT دشوار است؟

نه، گردش کارهای Jira کاملاً قابل تنظیم هستند و می‌توانید آن‌ها را بر اساس نیازهای هر تیم ساده‌سازی کنید. برای تیم‌های غیر IT، معمولاً گردش کار ساده و با مراحل کمتر توصیه می‌شود.

4.چه نوع بوردی برای تیم‌های غیر IT مناسب‌تر است: Kanban یا Scrum؟

این بستگی به نوع پروژه و نیازهای تیم دارد. اگر پروژه‌ها نیاز به پیگیری دقیق و مداوم دارند، Kanban گزینه مناسبی است. اما اگر تیم به مدیریت پروژه‌های دوره‌ای و منظم نیاز دارد، می‌توان از Scrum استفاده کرد.

5.چگونه می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که تیم‌های غیر IT به درستی از Jira استفاده می‌کنند؟

آموزش مستمر و ایجاد داشبوردها و گزارش‌های سفارشی برای تیم‌ها کمک زیادی می‌کند. همچنین، دریافت بازخورد از تیم‌ها و ایجاد بهبودهای مستمر می‌تواند به استفاده بهینه‌تر از Jira کمک کند.

 6.مهم‌ترین چالش‌های مهاجرت تیم‌های غیر IT به Jira چیست؟

از جمله چالش‌ها می‌توان به پیچیدگی اولیه ابزار، نیاز به آموزش، و مقاومت در برابر تغییر اشاره کرد. با آموزش و حمایت مناسب، این چالش‌ها به مرور زمان برطرف خواهند شد.

7.آیا Jira فقط برای تیم‌های بزرگ مفید است یا برای تیم‌های کوچک هم قابل استفاده است؟

Jiraهم برای تیم‌های کوچک و هم بزرگ قابل استفاده است. تیم‌های کوچک نیز می‌توانند از قابلیت‌های آن برای مدیریت پروژه‌ها و هماهنگی اعضای تیم بهره ببرن

8.چگونه می‌توانم به اعضای تیم نشان دهم که Jira می‌تواند کارهایشان را آسان‌تر کند؟

می‌توانید با نمایش گزارش‌ها و داشبوردهای ساده و قابل فهم، به اعضای تیم نشان دهید که چگونه Jira می‌تواند وظایف و پروژه‌ها را بهینه‌تر کند و باعث صرفه‌جویی در زمان و انرژی شود.

9.آیا امکان تغییر تنظیمات Jira برای نیازهای خاص هر تیم وجود دارد؟

بله، Jira به شما امکان می‌دهد گردش کارها، بوردها، فیلدها و گزارش‌ها را بر اساس نیازهای خاص هر تیم سفارشی کنید.

10.چه نوع پشتیبانی و منابعی برای آموزش تیم‌های غیر IT در استفاده از Jira موجود است؟

Atlassian، شرکت سازنده Jira، منابع آموزشی و ویدیوهای متعددی برای کاربران جدید ارائه می‌دهد. علاوه بر آن، می‌توانید از جلسات داخلی و آموزش‌های سفارشی بهره‌مند شوید تا تیم‌ها سریع‌تر به این ابزار مسلط شوند.

منابع++++