بهره وری چیست؟تکنیک‌های برتر برای افزایش بهره‌وری تیم‌های کاری چیست؟

افزایش بهره وری در سازمان موضوعی است که غالبا مدیران سازمان ها را به خود مشغول میکند. این موضوع در غالب جلسات مدیران مطرح شده  و همواره مدیران به دنبال راهکارهایی برای افزایش بهره وری در سازمان میباشند. اما بهره وری چیست و چه راهکار هایی برای افزایش بهره وری در سازمان ها وجود دارد؟ موضوعی که در این مقاله بر اساس جدید ترین تحقیقات به آن خواهیم پرداخت .

بهره وری چیست؟

در معنای ساده بهره وری یعنی افزایش حداکثر کارایی و اثر بخشی به صورت همزمان ؛ بنابراین افزایش بهره وری به معنای رسیدن به حداکثر سود و استفاده بهینه از ظرفیت و منابع سازمان و در یک کلام افزایش تولید و سوددهی با ثابت ماندن عوامل تولید  میباشد.

افزایش بهره وری نقش مستقیم و اساسی در رقابت پذیری سازمان ها دارد چرا که شاخصی کلیدی است که کیفیت تولید، قیمت تمام شده محصول، قیمت نهایی و برخی فاکتور های دیگر را نیز در خود جای میدهد.

مزایای افزایش بهره وری چیست؟

از جمله موارد مثبتی که با افزایش بهره وری ایجاد میشود میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

• افزایش رقابت پذیری و پیشرفت سازمان
• افزایش سود دهی
• کاهش ضرر و زیان و هدر رفت منابع
• ارتقا کیفیت محصول و رضایت مشتری
• تقویت و ارتقا روحیه، استعداد و فرهنگ افراد سازمان و درنتیجه ارتقا کیفی محیط کار

راهکار های علمی و استاندارد افزایش بهره وری چیست؟

اکنون که با مزایا و اهمیت افزایش بهره وری در سازمان آشنا شدیم با این پرسش رو به رو میشویم که چه راهکار هایی منجر به افزایش بهره وری در سازمان ها میگردد؟که در ادامه به معرفی راهکار های جامع و کاربردی برای ارتقا و افزایش بهره وری در سازمان ها میپردازیم:

1. تعیین اهداف واضح و قابل اندازه‌گیری

الف. استفاده از OKR (Objectives and Key Results)

روش OKR به تعیین اهداف واضح و نتایج کلیدی کمک می‌کند و باعث افزایش تمرکز و انگیزه تیم‌ها می‌شود

 (Doerr, J., 2018. Measure What Matters).

ب. SMART Goals

اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، دست‌یافتنی، مرتبط و زمان‌دار باشند

 (Doran, G.T., 1981. There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives).

2.ارتباطات موثر و شفاف

الف. برگزاری جلسات منظم

برگزاری جلسات منظم برای بررسی پیشرفت‌ها و مسائل می‌تواند به بهبود ارتباطات و هماهنگی تیم‌ها کمک کند (Lencioni, P., 2002. The Five Dysfunctions of a Team).

ب. استفاده از ابزارهای ارتباطی مدرن

ابزارهایی مانند Slack، Microsoft Teams و Zoom برای تسهیل ارتباطات و همکاری بین اعضای تیم بسیار موثر هستند.

3. تقسیم وظایف و استفاده از توانمندی‌ها

الف. شناسایی توانمندی‌ها

شناسایی توانمندی‌های فردی اعضای تیم و تخصیص وظایف بر اساس این توانمندی‌ها می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند (Belbin, R.M., 2010. Team Roles at Work).

ب. توزیع مناسب کار

توزیع مناسب کار بین اعضای تیم باعث جلوگیری از فرسودگی شغلی و افزایش بهره‌وری می‌شود.

4.ایجاد محیط کاری مثبت

الف. تشویق و پاداش

تشویق و پاداش دادن به عملکرد خوب اعضای تیم می‌تواند انگیزه آن‌ها را افزایش دهد.

 (Pink, D.H., 2009. Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us).

ب. فراهم کردن ابزارها و منابع لازم

فراهم کردن ابزارها و منابع لازم برای انجام وظایف می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند.

5. فراهم کردن فرصت‌های آموزشی و توسعه

الف. آموزش مداوم

ارائه برنامه‌های آموزشی و توسعه مهارت‌ها برای کارکنان می‌تواند به افزایش کارایی و بهره‌وری کمک کند

 (Noe, R.A., 2017. Employee Training and Development).

ب. برنامه‌های مربیگری و منتورینگ

برنامه‌های مربیگری و منتورینگ به رشد حرفه‌ای و شخصی اعضای تیم کمک می‌کند.

6. استفاده از تکنولوژی و ابزارهای نوین

الف. ابزارهای مدیریت پروژه

استفاده از ابزارهایی مانند Trello، Asana و Monday.com برای مدیریت پروژه‌ها و پیگیری وظایف می‌تواند به افزایش بهره‌وری کمک کند.

ب. اتوماسیون فرآیندها

اتوماسیون وظایف تکراری و زمان‌بر با استفاده از ربات‌های نرم‌افزاری و هوش مصنوعی باعث افزایش سرعت و دقت انجام کارها می‌شود.

7. ایجاد فرهنگ بازخورد

الف. بازخورد سازنده

ارائه بازخورد سازنده و منظم به اعضای تیم می‌تواند به بهبود عملکرد آن‌ها کمک کند

 (London, M., 2014. Performance Appraisal and Feedback).

ب. تشویق به بازخورد دوطرفه

تشویق اعضای تیم به ارائه بازخورد به یکدیگر و به مدیران می‌تواند به بهبود فرآیندها و ارتباطات کمک کند.

نتیجه‌گیری

در این مقاله قصد داشتیم تا به اهمیت افزایش بهره وری در سازمان ها و راهکار های افزایش آن بپردازیم.استفاده از تکنیک‌های مذکور می‌تواند به افزایش بهره‌وری و کارایی تیم‌های کاری کمک کند. تعیین اهداف واضح، ارتباطات موثر، تقسیم وظایف مناسب، ایجاد محیط کاری مثبت، فراهم کردن فرصت‌های آموزشی و استفاده از تکنولوژی‌های نوین از جمله روش‌های موثر برای بهبود عملکرد تیم‌ها است.

سوالات متداول

منابع پیشنهادی برای مطالعه بیشتر:

1. Doerr, J. (2018). Measure What Matters.
2. Doran, G.T. (1981). There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives.
3. Lencioni, P. (2002). The Five Dysfunctions of a Team.
4. Belbin, R.M. (2010). Team Roles at Work.
5. Pink, D.H. (2009). Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us.
6. Noe, R.A. (2017). Employee Training and Development.
7. London, M. (2014). Performance Appraisal and Feedback.

منابع +++++++