مدیریت جریان کاری یا workflow چیست و چه مزایایی دارد؟

جریان کاری یا ورکفلو به مجموعه فرایندهای تکراری که اغلب به طور خودکار درسازمان رخ می‌دهند می‌گویند. می‌توان گفت که workflow ها اصلی‌ترین بخش یک سازمان هستند، چرا که در بسیاری از فرایندها همچون گزارش‌گیری، کاهش خطاهای انسانی، افزایش بهره وری  و… نقش کلیدی ایفا می‌کنند.

اگر شما هم به دنبال خودکار سازی جریان‌های کاری تان هستید و یا بهبود مختص سازی و تسریع workflowهای سازمانی برایتان اهمیت دارد، این مقاله مناسب شماست.

جریان کاری یا workflow چیست؟

به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که برای تکمیل یک وظیفه لازم است. جریان کاری یا workflow می‌گویند؛ به بیانی دیگر، گردش کار به افراد در مستندسازی و مدیریت وظایف در پروژه‌ها کمک می‌کند و این امربا پیاده‌سازی فرایندهای کاری روی مستندات محقق می‌گردد.

اهمیت مدیریت جریان کاری یا workflow

بارزترین اهمیت مدیریت ورک فلو در سازمان‌ها افزایش بهره‌وری و کاهش خطاست؛ چرا که با خودکار سازی فرایندها، انجام مراحل تکراری حذف و در زمان و انرژی کارکنان صرفه جویی می‌شود.

از سویی این فرایندها که به طور خودکار صورت گرفته موجب کاهش خطاهای انسانی و بالا رفتن کیفیت خروجی کار و در نهایت سبب صرفه جویی درهزینه‌ها نیزمی‌گردد. در ادامه به معرفی مزایای اصلی مدیریت جریان کاری به اختصار خواهیم پرداخت.

مزایای استفاده از جریان کاری

از مهم‌ترین مزایای استفاده از ورکفلو می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

افزایش بهره وری

همانطور که پیشتر اشاره کردیم با خودکارسازی فرایندها و حذف فرآیندهای تکراری به تیم‌ها اجازه می‌دهیم تا انرژی و تمرکز و زمان خود را روی کارهای مهم‌تری اختصاص داده و در نهایت بهره‌وری آنها افزایش پیدا کند.

افزایش شفافیت

با خودکار سازی فرایند ها به راحتی می‌توان دریافت که هر کسی مسئول چه کاریست و در چه مرحله‌ای قرار دارد و به خودی خود سبب بالا رفتن شفافیت می‌گردد.

کاهش اشتباه و خطا

هنگامی که  تعیین گردش کارها دقیق و صحیح صورت گیرد، احتمال بروز خطاها و اشتباهات در انجام وظایف، کاهش یافته وهمچنین، امکان بررسی و بازبینی فرآیندها در هر مرحله، امکان شناسایی و رفع خطاها را بهبود ‌می‌‌بخشد.

تسهیل همکاری

گردش کارهای روشمند و شفاف در نهایت سبب همکاری و هماهنگی هر چه بیشتر و آسان‌تر بین اعضای تیم می‌شود. همچنین ارتباط و اشتراک گذاری اطلاعات در سرتاسر سازمان تسهیل می‌گردد.

بهبود کیفیت

با تعیین وضعیت‌ها واستانداردهای دقیق، گردش کار، می‌‌تواند سبب بهبود کیفیت خدمات ومحصولات شود. همچنین، امکان تحلیل عملکرد و بهبود مستمر فرآیندها، کیفیت را بالا تر می‌برد.

کاهش هزینه‌ها

در نهایت با بالا رفتن بهره‌وری کارکنان و کاهش خطاها و اشتباهات آنها و افزایش شفافیت وهمکاری بین آنها و با داشتن تعریف شفافی از استانداردهای لازم، پیشبرد اهداف با هزینه های کمتری به انجام می‌رسد.

اجزای اصلی جریان کاری

در هر ورک فلو 4 جزء اساسی وجود دارد:

ورودی (Input)

که از آن به عنوان  شروع (Start) یا ماشه (Trigger) نیز یاد می‌شود. تمام اطلاعات، مواد و منابع مورد نیاز برای تکمیل هر مرحله از کار را شامل می‌شود.

تحول (Transformation)

به مجموعه اقدامات انجام شده برای هر مرحله که به حرکت در مراحل متوالی یا موازی دیگر می‌انجامد، تحول در کار (Work) یا فعالیت (Activity) گفته می‌شود.

خروجی (Output)

منظور از خروجی، نتیجۀ تحول هر مرحله بر روی  ورودی یا  input است که در مراحل بعدی گردش کار تبدیل می‌شود.

عملگرها (Actors)

افراد یا ابزار‌هایی که مسئول انجام کار هستند را عملگر می‌نامیم.

اکنون که با بخش های اصلی یک فرایند کاری و مزایای استفاده از آن در سازمان آشنا شدید، بد نیست بدانید امکان ایجاد ورکفلو در برترین ابزار مدیریتی یعنی جیرا نیز وجود دارد. اگر تا کنون از این مزیت جیرا بی اطلاع بودید در ادامه به چگونگی ایجاد یک جریان کاری در جیرا می‌پردازیم.

چگونگی ایجاد یک workflow در جیرا

جیرا برترین ابزار مدیریتی با قابلیت‌های فراوان است که در آن امکان ایجاد جریان کاری نیز وجود دارد. یک workflow متشکل از statusها و transition هاست.  Status یک ایشو نشان دهنده وضعیت فعلی ایشو است و در جریان کاری، کاربران می‌توانند با Transition های مختلف ایشو را به Status مختلف انتقال دهند.

برای ایجاد یک جریان کاری اختصاصی در نرم افزار جیرا سه بخش برای ادمین جیرا در نظر گرفته شده که از طریق آن می‌تواند workflowها یا جریان‌های کاری متعددی ایجاد کند، این بخش‌ها عبارت‌اند از:

Condition: وظیفه اصلی این بخش ایجاد شرایط لازم برای تغییر وضعیت status ها است.

Validators: در این بخش، ادمین جیرا می‌تواند تعیین کند که در صورت تغییر وضعیت status ها توسط کاربران چه مواردی می‌بایست رعایت شود؛ مانند پر کردن یک فرم خاص.

Post –function: در این بخش ادمین می‌تواند تعیین کند که هنگام تغییر یک ایشو چه فرایندهایی به طور خودکار انجام شود؛ مانند ارسال یک پیام یا ایمیل به طور خودکار، پر شدن فرم خاص و…

به طور کلی ادمین جیرا با داشتن چنین خدماتی می‌تواند جریان‌های کاری متعددی ایجاد کند، اما گزینه‌های ایجاد workflow ها محدود هستند و برای ایجاد workflow های پیچیده  و اختصاصی باید از افزونه   jira misc workflow extensions کمک گرفت.

معرفی افزونه Jira Misc Workflow Extensionsو مزایای آن

افزونه Jira Misc Workflow Extensions جیرا که به اختصار افزونه jmwe نیز شناخته می‌شود به عنوان مکملی کاربردی برای ایجاد workflowهای اختصاصی طراحی شده است.

مهم‌ترین مزیت افزونه jmwe این است که به ادمین جیرا این امکان را می‌دهد تا بدون کدنویسی، workflow های پیچیده ای را طراحی کند. در نتیجه می‌توان سرعت در ایجاد workflow ها را به سادگی افزایش داد؛ در این افزونه بیش از 20 تابع پیش ساخته(post funtion)  پیشرفته وجود دارد که به شما امکان ایجاد جریان‌های کاری متنوع متناسب با نیاز سازمانی خودتان را می‌دهد.

مزیت دیگر این افزونه ساده سازی ویرایشگر و تستر قالب و اسکریپت است. همچنین این افزونه به سلیقه شما قابلیت شخصی سازی بیشتر را نیز دارد؛ به طور مثال شما می‌توانید با کدزنی و تستر(Tester)  قدرتمند آن جریان کارهایی بدون باگ و مشکل ارائه کنید.

همچنین با افزونه jmwe  می‌توانید مستندات جامع، لیستی عمیق از جزئیات تنظیمات به همراه مثال‌های فراوان، نمونه‌های استفاده و چگونگی استفاده و یک کتابخانه جامع برای کدزنی را تهیه کرده  تا هرچه راحت تر و سریع تر شروع به کار و جریانات کاری مجموعه‌تان را مدیریت کنید.

در یک کلام این افزونه با اضافه کردن ویژگی‌های کاربردی متعدد به بخش‌های Condition،  Validitationو Post-funtionدر جیرا آن را به نسخه‌ای جامع و اختصاصی برای ایجاد workflow های سفارشی مبدل می‌سازد.

سخن پایانی

در این مقاله با اهمیت جریان کاری در سازمان و مزایای آن آشنا شده و به معرفی ابزاری کاربردی برای ایجادworkflow های اختصاصی پرداختیم. آموختیم که افزونه کاربردی jmwe  برای ایجاد workflow های اختصاصی بیشتر در یک سازمان ایجاد شده است. همچنین دریافتیم که داشتن جریان‌های کاری اختصاصی سازمان منجر به افزایش سرعت عمل، شفافیت در گزارشگیری‌ها، کاهش خطاهای انسانی، پیشرفت بهتر و…می‌شود. در صورتی که احساس می‌کنید مجموعه شما به این ابزار قدرتمند و کاربردی نیاز دارد با ما در ارتباط باشید.

تماس با ما

۰۲۱-۷۱۰۵۷۲۰۲

09385494900

sale.kbcgroup@gmail.com

سوالات متداول

1- انواع مختلف جریان کار چیست؟

از انواع مختلف جریان کار می‌توان به جریان کار متوالی، جریان کار ماشین حالت، جریان کار قانون محور و… یاد کرد که هر کدام بسته به نیاز سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

2- آیا امکان ایجاد هر نوع گردش کار در جیرا وجود دارد؟

در صورتی که افزونه jmwe را در اختیار داشته باشید، بله. زیرا گزینه‌های ایجاد یک ورک فلو در جیرا به تنهایی محدود است اما با افزونه jmwe امکان ایجاد هر نوع جریان کاری وجود دارد.

منابع: ++