معرفی سیستمسازی کسب و کار و اشتباهات رایج در آن
- آذر ۱۲, ۱۴۰۳
- zahra hussaini
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
سیستمسازی کسبوکار چیست؟
سیستمسازی یکی از کلیدیترین اصول برای ساخت کسبوکاری پایدار و موفق است، بهویژه در محیط های پیچیده و پر از رقابت. اما همچنان بسیاری از افراد سیستمسازی را با مفاهیم دیگر اشتباه میگیرند و همین اشتباهات موجب میشود که نتایج مطلوبی از این فرآیند به دست نیاید. در این مقاله، به بررسی دقیق سیستمسازی و تفاوتهای آن با سایر مفاهیم مشابه خواهیم پرداخت. از اینکه تا انتها با ما همراه هستید سپاسگزاریم.
سیستمسازی چیست؟
سیستمسازی به معنای ایجاد مجموعهای از فرآیندهای متصل و هماهنگ است که به کسبوکار شما اجازه میدهد بدون نیاز مداوم به دخالت مستقیم شما و بهصورت خودکار کار کند. در واقع، سیستمسازی شامل طراحی ساختارهایی است که در آن فعالیتها و نقشها بهوضوح تعریف شده و فرآیندها بهصورت پیوسته و قابل تکرار اجرا میشوند.
هدف از سیستمسازی چیست؟
- افزایش بهرهوری و کاهش خطاهای انسانی
- ارتقای کیفیت خدمات یا محصولات
- فراهم کردن بستر مناسب برای رشد کسبوکار
- کاهش وابستگی به افراد و نیروی انسانی
اشتباهات رایج در تعریف سیستمسازی
گاهی اوقات سیستمسازی با مفاهیم دیگری اشتباه گرفته میشود، که ممکن است باعث سردرگمی و یا شکست در پیادهسازی صحیح آن شود. این اشتباهات شامل موارد زیر است:
1.سیستمسازی به معنای اتوماسیون کامل نیست:
برخی تصور میکنند که سیستمسازی همان اتوماسیون کامل است و با نصب یک نرمافزار یا ابزار خاص به اهداف خود خواهند رسید. در حالی که میتوان گفت اتوماسیون میتواند بخشی از سیستمسازی باشد، سیستمسازی جامعتر از این است و بیشتر به ساختارهای فرآیندی و بهینهسازی گردشکار میپردازد.
2.سیستمسازی معادل با فرآیندنگاری نیست:
برخی دیگر تصور میکنند که سیستمسازی تنها به معنای ثبت و مستندسازی فرآیندها است. اگرچه مستندسازی بخشی از سیستمسازی محسوب میشود، اما سیستمسازی فراتر از نوشتن فرآیندهاست و شامل بهبود و اجرای مؤثر آنها نیز میشود.
3.سیستمسازی جایگزین نیروی انسانی نیست:
یکی از اشتباهات رایج دیگر این است که سیستمسازی به معنای حذف نیروی انسانی تلقی میشود. در واقع، سیستمسازی به بهبود تعامل میان اعضای تیم و بهینهسازی نقشها میپردازد و به جای حذف نیروی انسانی، آنها را به جایگاههای کلیدیتر سوق میدهد.
4.سیستمسازی یک رویکرد “یک بار برای همیشه” نیست:
سیستمسازی یک فرآیند مداوم است و نیازمند بهبود و بازنگری مداوم است. هر تغییر در بازار، نیازها یا ساختار شرکت ممکن است باعث نیاز به اصلاح سیستمهای موجود شود.
سیستمسازی و ارتباط آن با مدیریت فرآیندها (BPM)
مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPM) و سیستمسازی دو مفهوم مرتبط هستند که گاهی با هم اشتباه گرفته میشوند. BPM تمرکز بیشتری بر بهبود و بهینهسازی فرآیندها دارد، در حالی که سیستمسازی به ایجاد و طراحی ساختارهای قابل تکرار و خودکارسازی در کلیت کسبوکار میپردازد.
سیستمسازی و مدیریت دانش سازمانی
مدیریت دانش سازمانی و سیستمسازی نیز با یکدیگر مرتبط هستند، اما تفاوتهای اساسی دارند. مدیریت دانش به جمعآوری، ذخیره و بهاشتراکگذاری دانشها و تجارب سازمانی میپردازد، در حالی که سیستمسازی روی یکپارچگی و هماهنگی فرآیندهای سازمان تمرکز دارد. سیستمسازی به شرکت اجازه میدهد که بدون نیاز مداوم به نیروی متخصص و دانش خاص، همچنان عملکرد خود را حفظ کند.
چطور سیستمسازی را بهدرستی انجام دهیم؟
برای سیستمسازی کسبوکار بهطور صحیح، نیاز به برنامهریزی و توجه به اصول زیر دارید:
- تعیین اهداف و نیازها: پیش از شروع سیستمسازی، باید اهداف کسبوکار و نیازهای مشتریان را بهدرستی شناسایی کنید.
- مستندسازی و تحلیل فرآیندها: در گام بعدی، فرآیندهای موجود را مستندسازی و تحلیل کنید تا نقاط ضعف و بهینهسازیها مشخص شوند.
- انتخاب ابزارهای مناسب: بر اساس نیازها و اندازه کسبوکار خود، ابزارهای مدیریت پروژه، نرمافزارهای اتوماسیون، و ابزارهای ارتباطی مناسب را انتخاب کنید.
- آموزش و ترویج فرهنگ سیستمی: برای موفقیت سیستمسازی، اعضای تیم باید با فرآیندها و اهداف جدید آشنا شوند و همکاری کنند.
- بازنگری و بهبود مداوم: سیستمها باید بهطور منظم ارزیابی و بهبود یابند تا با تغییرات محیطی و نیازهای جدید همگام شوند.
نتیجهگیری
همانطور که در این مقاله به آن اشاره کردیم، سیستمسازی یک رویکرد اساسی برای توسعه و پایداری کسبوکارهای کوچک و بزرگ است. با این حال، درک نادرست این مفهوم میتواند منجر به شکست در پیادهسازی و هزینههای بیهوده شود. بههمیندلیل، تفاوتهای آن با مفاهیمی مانند اتوماسیون، مدیریت فرآیندها، و مدیریت دانش باید بهخوبی درک شود تا سیستمسازی مؤثر و نتیجهبخشی برای کسبوکار فراهم گردد.
سوالات متداول
1.آیا سیستمسازی به معنای حذف کامل نیروی انسانی است؟
خیر، سیستمسازی به بهینهسازی نقشها و کارها کمک میکند، ولی جایگزین نیروی انسانی نمیشود.
2.آیا سیستمسازی همان اتوماسیون است؟
خیر، سیستمسازی جامعتر از اتوماسیون است و شامل طراحی و اجرای فرآیندهای هماهنگ نیز میشود.
3.آیا سیستمسازی یک فرآیند ثابت و غیرقابل تغییر است؟
خیر، سیستمسازی باید بهطور مداوم بازنگری و بهبود یابد تا با تغییرات جدید همگام شود.
4.چه ابزارهایی برای سیستمسازی مناسب هستند؟
ابزارهای مدیریت پروژه، ارتباطات، و نرمافزارهای اتوماسیون از جمله ابزارهای مفید برای سیستمسازی هستند.
منابع پیشنهادی+++
- Osterwalder, A., & Pigneur, Y. (2010). Business Model Generation. Wiley.
- Hammer, M., & Champy, J. (2009). Reengineering the Corporation. Harper Business.
- Davenport, T. H. (2013). Process Innovation: Reengineering Work through Information Technology. Harvard Business School Press.
- Perry, G. (2018). Systemology: Create Time, Reduce Errors and Scale Your Profits with Proven Business Systems.
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی میتواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکستاش شود و این اغلب یکی از مهمترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی میکند. استارتآپها باید تصمیم بگیرند که آیا کسبوکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام میشود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
