مزایای مدیریت فرایند کسب و کار یا BMP برای سازمان‌ها
- خرداد ۸, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
حتما در مورد مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیزهایی شنیده‌اید، اما ممکن است درک خوبی از تمام جوانب آن نداشته باشید. برای درک بهتر این موضوع باید بگوییم در چشم انداز کسب و کار فعلی، همکاری و ادغام اهمیت زیادی دارد. همانطور که کسب و کارها توسعه می یابند و بزرگتر می شوند، هر بخش باید با دیگر بخش‌ها کار کند تا اطمینان حاصل شود که اهداف کسب و کار برآورده می شوند.
این موضوع می تواند منجر به فرآیندهای تجاری پیچیده شود که باعث سردرگمی و در نتیجه از دست رفتن زمان و منابع می شود. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) می تواند به کسب و کارها کمک کند تا از این مسائل اجتناب کرده و موجب افزایش بهره وری و چابکی در هنگام دستیابی به نتایج مورد نیاز شود.
تعریف کلی از مدیریت فرایند کسب و کار
یکی از جامع‌ترین تعاریف در مورد مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، تعریفیست که توسط گارتنر بیان شده، یعنی رشته‌ای از ابزارها و روش‌های مختلف برای طراحی، مدل سازی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار. یک فرآیند کسب و کار، رفتار افراد، سیستم‌ها، اطلاعات و … را برای ایجاد نتایج کسب و کار در حمایت از یک استراتژی تجاری هماهنگ می‌کند.
مزایای مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
مزایای بسیاری از BPM وجود دارد که می تواند به شما در افزایش همکاری و ساده سازی فرآیندهای تجاری موجود کمک کند. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک راه ایده آل برای تشویق بهره وری و کارایی بهتر در محل کار است.
با توجه به پیچیده‌تر شدن فرآیندهای کسب‌وکار، و نیاز بیشتر به همکاری بین بخش‌ها، بهره‌وری می‌تواند باعث ایجاد موانعی برای رشد شود. این کار نیازمند آن است که فرآیندهای کسب و کار به آرامی اجرا و تا حد امکان ساده شوند تا از هرگونه سردرگمی جلوگیری شود.
در ادامه به مهم‌ترین مزایای مدیریت فرایند کسب و کار اشاره خواهیم کرد:
کاهش خطراتی که سازمان‌ها را تهدید می‌کنند
به دلیل تغییرات در محیط کسب و کار، شرکت‌ها مستعد خطاهای سازمانی هستند که ممکن است بر کارایی آنها تأثیر بگذارد.
داشتن یک ابزار BPM که یک گردش کار معمولی برای فرآیندهای مختلف و اجرای آنهاست، به مدیریت امکان نظارت بر استفاده از منابع را می دهد. مدیران همچنین می‌توانند برای کاهش هزینه‌ها یا بهبود تخصیص منابع، ناکارآمدی‌ها را زود تشخیص دهند.
کنترل سازمانی بهتر
با کاهش خطرات، کنترل سازمانی نیز بهبود می‌یابد، زیرا مدیریت، اطلاعات بهتری از آنچه در شرکت کارساز است را دارد.
معمولاً در شرکت‌های متوسط تا بزرگ که دارای بخش‌ها و مکان‌های اداری است، چنین روالی در جریان است. در اینجا، تنظیم فرآیندهایی که باید توسط همه کارکنان دنبال شود، برای اداره مؤثر یک کسب و کار بسیار مهم است. ابزار BPM کنترل این فرآیندها را قابل مدیریت تر می کند.
بهینه شدن فرایندها
با یک مرور کلی بر عملیات در سازمان، مدیران می توانند فرایندهای ناکارآمد یا منسوخ را بهینه کنند.
مزیت ابزار BPM، در این مورد، ایجاد فرآیندهای جدید یا بهبود فرآیندهای موجود است. از آنجایی که اکثر ابزارهای مدرن ویژگی‌های تصویری کشیدن و رها کردن را دارند، در نتیجه بهینه سازی فرآیندها زمان کمتری می‌برد.
افزایش چابکی
یکی از مزایای مدیریت فرایند کسب و کار افزایش چابکی است. سهولت تنظیم فرآیندهای تجاری بسیار مهم است، زیرا کسب و کارها سعی می‌کنند هماهنگی خود را افزایش دهند.
به خصوص امروزه که تحول دیجیتال در صنایع مختلف در حال تغییر است، این نیاز برای تطبیق آسان تر با تغییرات حال حاضر به راحتی قابل مشاهده است.
کاهش خطاها
در ابزارهای ابتدایی مانند صفحات گسترده و ایمیل ها، خطاها تقریباً اجتناب ناپذیر هستند. هیچ راهی برای اطمینان از به روز ماندن داده ها و اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، وجود ندارد.
هنگامی که فرآیندها در صفحات گسترده مدیریت می‌شوند، ردیابی خطاها نیز غیرممکن است. کارمندان عادت دارند بدون اینکه مسئولیت وظایف را بر عهده بگیرند، آن را گردن یکدیگر بندازند.
با یک تمرین خوب BPM، احتمال خطا تا حد زیادی کاهش می یابد. ذینفعان در هر مرحله از وظایف خود مطلع شده و از رعایت معیارهای تعریف شده اطمینان حاصل می‌کنند. اگر خطا رخ دهد، به راحتی می‌توان منبع آنها را پیگیری کرد.
بهبود همکاری
بسیاری از کسب و کارها با مشکل برقراری ارتباط بین بخش ها یا دفاتر مواجه هستند. در نتیجه، این موضوع بر همکاری در یک سازمان تأثیر می‌گذارد. با ابزارهای BPM، فرآیندها می‌توانند با وضوح بیشتری ارتباط برقرار کنند، زیرا تصویرسازی آنها برای همه در دسترس است.
هر زمان که شخصی به دنبال مسئول بخش خاصی باشد، می‌تواند با دنبال کردن فرآیند موجود در ابزار، او را پیدا کند.
کاهش مدیریت خرد
مدیریت خرد ممکن است کار را در لحظه انجام دهد، اما در دراز مدت، برای شرکت مخرب است. یکی از دلیل اصلی اینکه چرا مدیران تمایل به مدیریت خرد تیم های خود دارند، پایبندی به روش های خود برای کاهش خطا است.
مدیریت فرایند کسب و کار نیاز به مدیریت خرد را از بین می‌برد. تمام رویه‌های عملیاتی استاندارد به وضوح توسط رهبران و کارکنانی که در مورد وظایف خود آموزش دیده اند، مستند می‌شود.
هنگامی که زمان یک مرحله خاص فرا می‌رسد، کارمندان هر بار بدون دست گرفتن یا دستورالعمل، کار را به روشنی انجام می‌دهند.
دسترسی به داده‌های کنترل شده
برای اینکه کارمندان به طور موثر کار کنند، نیاز به دسترسی داده ها از منابع مختلف دارند. اما این بدان معنا نیست که آنها نیاز به دسترسی به هر چیزی را دارند. دسترسی به اطلاعات غیر ضروری نیز باعث سردرگمی و تاخیر می شود.
BPM بهترین ابزار برای ایجاد تعادل بین داده‌های مازاد و ناکافی است. شما می توانید دسترسی به داده‌های مورد نیاز برای تکمیل یک کار خاص را کنترل و بقیه را پنهان کنید.
در فرآیند Kissflow، می‌توانید بر اساس تیم‌ها، به کاربران گروه‌های کاربری متفاوت محول کنید. این به شما امکان می دهد تا به کنترل داده ها و ویرایش آنها دسترسی داشته باشید.
اتوماسیون گردش کار
با استفاده از ابزارهای BPM، مدیران می‌توانند چندین گردش کار را مدیریت کنند و تصمیم بگیرند که کدام یک می تواند خودکار باشد. این رویکرد می‌تواند برخی از منابع را آزاد کند، بنابراین می‌توان آنها را در جای دیگری برای افزایش بهره‌وری شرکت تخصیص داد.
خودکار کردن گردش کار همچنین می‌تواند هزینه برخی از کارها را کاهش دهد. همانطور که با پیشرفت هوش مصنوعی، کاهش بسیاری از فرآیندهای دستی امکان پذیر است.
تحول دیجیتال
تحول دیجیتال حالا دیگر اصطلاح جدیدی نیست. یکی از اجزای اصلی تحول دیجیتال، ایجاد ثبات و سازگاری سازمانی با ابزارها و شیوه های دیجیتال است. استفاده از پلتفرم‌های BPM بدون کد در تلاش‌های شما برای تحول دیجیتال بسیار مهم است.
پس از تعیین اهداف سازمان خود برای 2-3 سال آینده، می توانید از BPM به عنوان ابزاری برای ایجاد فرآیندهایی استفاده کنید که به شما در دستیابی به آن اهداف کمک می کند. کارمندان آنچه را که برای تیمشان بهترین است تجزیه و تحلیل می کنند و به راه حل های می‌رسند که به نوبه خود به ایجاد تحول دیجیتال کمک می کند.
شناسایی نقاط قوت و شکاف‌های مهارتی
فرآیندها صرفاً راه‌هایی برای هماهنگی افراد، مهارت‌ها، قابلیت‌ها و رفتار با سایر سیستم‌ها و منابع برای به دست آوردن نتایج مناسب تجاری هستند.
با مدیریت فرایند کسب و کار نظارت مداوم بر فرآیندها وجود دارد. BPM می‌تواند به شما در مورد شکاف‌های مهارتی در کارکنان هشدار دهد.
هنگامی که یک فرآیند همیشه در یک مرحله خاص با یک شخص خاص دچار مشکل می‌شود، به معنای یک هشدار است.
این امر در تیم های پشتیبانی و مالی که در آن کارکنان به طور کامل از پروتکل‌های خاص آگاه نیستند و آموزش دیده‌اند، رایج است.
توافق‌های تضمین شده
بسیاری از رویه هایی که سازمان‌ها دنبال می‌کنند باید با متدولوژی ها و هنجارهایی مانند IOS مطابقت داشته باشند. در غیر این صورت، شرکت‌ها دچار کاهش رتبه یا حتی جریمه های مالی خواهند شد. ابزارهای BPM مدیریت فرآیندها را آسان‌تر می‌کنند، بنابراین با این هنجارها مطابقت دارند و همچنین زمینه‌ای برای ممیزی داخلی و خارجی فراهم می‌کنند.
مروری بر اهداف سازمانی
اغلب کارکنان فرآیندها را دنبال نمی‌کنند، زیرا نمی‌توانند مطابقت آن را با وظایف و اهداف سازمانی خود ببینند. نقشه برداری از فرآیندها برای کل سازمان و به اشتراک گذاشتن آن با کارمندان، چگونگی بهره‌وری آنها از اهداف تجاری یک شرکت را آشکارتر می کند.
افزایش شادی کارمندان
اهداف، فرآیندها و مسئولیت‌های واضح باعث می‌شود که کارکنان شاد و راضی باشند. اعضای تیمی که در محیط‌های کاری با ساختارهای شفاف کار می‌کنند، بهره‌ورتر و شادتر هستند، زیرا وظایف محوله‌شان مشخص است.
ابزارهای BPM به ایجاد فرآیندها و اسناد شفاف کمک می کند و به کارکنان اجازه می دهد تغییرات را در سازمان های خود درک کنند.
آنچه از مقاله مزایای مدیریت فرایند کسب و کار آموختیم:
از مهم‌ترین مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار این است که به شما دید کلی بهتری از فرآیندهای سازمان می‌دهد. چه بخواهید فرآیندها را در برخی از بخش‌ها و یا در کل شرکت خود تجزیه و تحلیل، بهبود یا مدیریت کنید، BPM بهترین انتخاب است.
منبع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
