آموزش کانفلوئنس از مبتدی تا پیشرفته

پیش از آنکه آموزش کانفلوئنس را آغاز کنیم، ابتدا از اهمیت این ابزار پرکاربرد باید مطلع شویم. به اشتراک گذاری کارآمد اطلاعات برای موفقیت هر شرکتی بسیار اهمیت دارد.

بیشتر اطلاعات معمولاً از طریق چت، ایمیل یا به سادگی در ویکی ذخیره می‌شوند، اما هیچ یک از این روش ها زمانی که دسترسی به دانش لحظه ای ضروری است، موثر نیست.

نرم‌افزار ویکی یک پایگاه دانش داخلی را برای شرکت‌ها فراهم می‌کند که در آن افراد می‌توانند اطلاعات را جستجو، اسناد را ویرایش و دستورالعمل‌های مربوط به فرآیندهای داخلی شرکت را پیدا کنند.

اما باید توجه داشت که رویکرد غیر سیستماتیک دارای معایب بسیاری است و منجر به بی نظمی، کندی فرآیندها و در برخی موارد حتی از دست رفتن اطلاعات مربوطه می شود.

پلتفرم‌های اشتراک ‌گذاری دانش مانند کانفلوئنس گامی فراتر برمی‌دارند و اطلاعات داخلی شرکت را با عملکردهایی که از نرم‌افزارهای ویکی معمولی پیشی می‌گیرد، متحد می‌کنند.

به همین دلیل است که کانفلوئنس نسبت به ابزارهای مشابه دارای اهمیت و ارجحیت بالاتری است.

آموزش کانفلوئنس چه اهمیتی دارد؟

شاید از خودتان سوال کنید که آموزش کانفلوئنس چه اهمیتی دارد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین کاربردهای آن اشاره خواهیم کرد:

همه را به معنای واقعی در یک مکان نگه می‌دارد

کانفلوئنس یک فضای متمرکز برای تیم شماست که در آن افراد می‌توانند موارد مورد نظر را ایجاد کنند، به اشتراک بگذارند و با هم ارتباط برقرار کنند.

اطلسین تا جای ممکن تمام تلاش خود را برای این ابزار به خرج داده و با ویژگی هایی مانند ویرایش در زمان واقعی، کارمندان می توانند حتی اگر خارج از اداره یا شهر باشند هم، کار کنند.

ایجاد، ویرایش و ذخیره محتوا را در یک لحظه انجام می‌دهد

برخلاف ورد، کانفلوئنس اسناد شما را به صورت خودکار ذخیره می کند و در صورتی که برخی از جزئیات مهم را حذف کرده باشید، هر نسخه از سند شما حفظ می شود.

با نوار ابزار بهبود یافته سرعت کار روزانه را افزایش می‌دهد و همه چیزهایی را که برای ایجاد اسناد غنی نیاز دارید می‌توانید در دست داشته باشید.

می‌توانید به جای اینکه از صفر شروع کنید، از قالب ها استفاده کنید!

کانفلوئنس بیش از 70 قالب داخلی مختلف، از منابع انسانی گرفته تا برنامه ریزی استراتژیک را ارائه می دهد – نیازی به شروع از صفر نیست.

علاوه بر این، شما همچنین می توانید قالب های خود را ایجاد کنید.

آنچه را که به آن نیاز دارید پیدا خواهید کرد

کانفلوئنس با ویژگی‌های جستجوی قدرتمند و در عین حال کاربرپسند خود، به دنبال محتوا در همه فضاها، صفحات، اسناد، نظرات، پیوست‌ها و فایل‌ها (Word، Text، PowerPoint، Excel، PDF و HTML) می‌گردد تا پاسخی را در سریع‌ترین زمان ممکن ارائه دهد.

می‌توانید نقش ها و مجوزها را تعریف کنید

می توانید مجوزهایی تنظیم کنید که فقط به افراد خاصی اجازه مشاهده، ویرایش یا ایجاد محتوای خاص را بدهد.

این نه تنها کیفیت محتوای شما را افزایش می دهد، بلکه از ارزشمندترین دارایی شرکت شما محافظت می کند.

می‌توانید مطالب خود را برچسب بزنید

کانفلوئنس به شما امکان می دهد هنگام گروه بندی اسنادی که به موضوع مشابهی مرتبط هستند، محتوای خود را برای تجربه ای هماهنگ تر برچسب گذاری کنید. این یعنی سازماندهی بهتر فایل ها و بهبود تجربه جستجو.

حالا که اهمیت آموزش کانفلوئنس را دانستید، وقت آن رسیده که آموزش کار با آن را نیز بیاموزید:

آموزش کانفلوئنس و بررسی مفاهیم موجود در آن

کانفلوئنس از بخش‌های مختلف زیر تشکیل شده است:

داشبورد: صفحه لندینگی که کاربر پس از ورود به کانفلوئنس می‌بیند. علاوه بر به روز رسانی ها، داشبورد، فضاهایی را که کاربر عضو آن است را نیز نشان می دهد.

محفظه‌های فایل جداگانه: فضاهایی که به سازماندهی بهتر محتوا می‌پردازد. در این فضاها محتوا را می‌توان به روشی معنادار طبقه‌بندی و سازمان‌دهی کرد.

نوار سایدبار: یک منوی جمع شونده در صفحات است که برای پیمایش صفحات مختلف استفاده می شود. صفحات در قالب یک ساختار درختی سلسله مراتبی نشان داده شده اند.

منوی هدر: این منو در همه صفحات قابل مشاهده است و حاوی لوگوی کانفلوئنس و یک منوی پیش‌فرض با گزینه‌های پیش‌فرض شامل فضاها، افراد، ایجاد، منوی راهنما، اعلان‌ها و مدیریت نمایه شخصی است. منوی هدر قابل تنظیم است و گزینه های منوی بیشتری را می توان در صورت نیاز کاربر نمایش داد.

چگونه فضا و صفحات خود را ایجاد و مدیریت کنیم؟

در این بخش به نحوه ایجاد و مدیریت فضا و صفحات خود از می پردازیم:

مرحله اول: ایجاد فضا

نوع فضایی را که می‌خواهید ایجاد کنید، انتخاب کنید.

هیچ قانون استانداردی وجود ندارد که چه تعداد فضا باید ایجاد شود. کاربر می تواند هر تعداد فضا را با اهداف خاص خود برای تسهیل همکاری در تیم ها ایجاد کند.

حالا اطلاعات مورد نیاز را پر کنید. بسته به نوع فضایی که انتخاب کرده اید، باید نام فاصله، کلید فاصله و سایر فیلدهای اجباری یا اختیاری را وارد کنید.

کلید فاصله یک کلید منحصر به فرد است که در URL فضا استفاده می شود و زمانی که کاربر Space را تایپ می کند به طور خودکار تولید می شود، اما در صورت نیاز می توانید آن را تغییر دهید.

حالا بیایید به سراغ ایجاد صفحات و محتواهایی برویم و آنها را در این فضای ایجاد شده به اشتراک بگذاریم.

مرحله دوم: ایجاد صفحات جدید

شما می توانید یک صفحه خالی جدید ایجاد کنید یا از بین الگوهای موجود یکی را انتخاب کنید. اولین صفحه به عنوان صفحه اصلی ایجاد می شود. بسته به ساختار فضایی که می‌خواهید ایجاد کنید، صفحات بعدی را می‌توانید تحت این صفحه اصلی یا به‌عنوان صفحات جداگانه ایجاد کنید.

بسته به الگوی انتخاب شده، از شما خواسته می‌شود که مراحل دیگری مانند وارد کردن نام صفحه و غیره را انجام دهید.

به این ترتیب صفحه جدید ایجاد می شود و می توانید اطلاعات مورد نیاز را ویرایش و تکمیل کنید.

مرحله سوم: قالب بندی آپشن ها

این ابزار دارای تنوع بسیار زیادی از جمله گزینه های فرمت و نمایش متن است. اجازه دهید به طور مختصر در مورد برخی از گزینه های رایج نوار منوی قالب بندی متن صحبت کنیم.

سبک های قالب بندی: چندین سبک در ساخت متن وجود دارد، به عنوان مثال. پاراگراف ها، عنوان ها، نقل قول ها و غیره.

گزینه های مرتبط با فونت: قابلیت اولیه برای به روز رسانی رنگ فونت، پررنگ کردن متن، ایتالیک و غیره ارائه شده است.

لیست ها: به طور پیش فرض، 3 نوع لیست ارائه می شود – لیست بولت، لیست شماره گذاری شده و لیست وظایف. لیست وظایف با یک چک باکس در مقابل آن نشان داده می شود. یک چک باکس را می توان پس از انجام کار برای نشان دادن تکمیل شدن علامت بزنید.

گزینه های تراز: در صورت لزوم متن را می توان به چپ، راست یا وسط تراز کرد.

صفحه‌آرایی: با استفاده از این گزینه کاربر می‌تواند بخش‌هایی را در سند تعریف کند و طراحی صفحه را مدیریت کند.

درج فایل ها و تصاویر: کاربر می تواند فایل ها و تصاویر را به صورت دلخواه در صفحه آپلود کند.

درج لینک: برای ارجاع آسان‌تر کاربر می تواند پیوندهایی را به سایر صفحات وب یا سایر صفحات کانفلوئنس اضافه کند.

کار با جداول: گزینه های جدول و نوار ابزار ارائه شده در نرم افزار کانفلوئنس مشابه گزینه های جدول در MS Word است. نمادها به خودی خود توضیح داده می شوند و قابلیت درک و استفاده آسان است.

گزینه درج محتوای بیشتر: گزینه‌های پیش‌فرض در کانفلوئنس برای درج فایل‌ها و تصاویر، درج پیوندها و ایجاد جداول وجود دارد. برای هر گونه محتوای اضافی مانند افزودن صفحات گوگل، درج افزونه‌ها و غیره از گزینه درج محتوای بیشتر استفاده می کنیم.

اگر کنجکاوید که کانفلوئنس چه کارهای دیگری می تواند انجام دهد و چگونه می‌تواند کسب و کارتان را بهبود بخشد، با ما تماس بگیرید – ما خوشحالیم که شما را با مزایای فراوان این ابزار کاربردی آشنا و یا این سیستم را در بیزنس شما راه اندازی کنیم. همین امروز یک مشاوره رایگان با یکی از کارشناسان کبیر رزرو کنید!

آنچه در مقاله آموزش کانفلوئنس آموختیم:

به طور کلی آموزش کانفلوئنس به عنوان یکی از ابزارهای مهم و پر استفاده به شما کمک می‌کند که از رقیبان خود عقب نمانید و به بهترین شکل اسنادها و امور خود را سازماندهی کنید.