بهره وری سازمانی چیست و چه مزایایی دارد؟
- تیر ۱۲, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
بهره وری سازمانی تا حدی به توانایی رهبران سازمان برای توسعه ایده‌ها و برنامه‌های استراتژیک بستگی دارد که کل سازمان را قادر می‌سازد به سمت کارایی بالا حرکت کند.
فعالیت های بدون بهره وری فقط اتلاف وقت هستند. از این رو، رهبران سازمانی باید استراتژی هایی را توسعه دهند که به صرفه جویی در زمان کمک کرده و در عین حال بستری را برای کارمندان ایجاد کنند تا هوشمندانه و نه فقط سخت کار کنند. کار سخت بدون نتیجه تنها منجر به ناامیدی کارمندان و رهبران سازمانی خواهد شد.
نکاتی وجود دارد که می تواند حداکثر بهره وری و کارایی را در هر سازمانی صرف نظر از صنعت ایجاد کند. اهمیت درک چگونگی بهبود بهره وری سازمانی را نمی توان بیش از حد مورد تاکید قرار داد. از این رو، ممکن است لازم باشد برای افزایش بهره وری و کارایی سازمان، کمی وقت بگذارید و نکات زیر را مرور کنید.
منظور از بهره وری سازمانی چیست؟
بهره وری را می‌توان اینگونه تعریف کرد که چگونه یک سازمان یک محصول (کالا یا خدمات) را تولید می کند و بر اساس ورودی (سرمایه، انرژی، نیروی کار) مورد استفاده برای ساخت آن کالا یا خدمات ارزیابی می شود.
بهره وری بالا به این معنی است که عملیات کسب و کار شما کارآمدتر شده، تیم ها به اهداف کلیدی تجاری سریعتر دست می یابند، کارکنان روحیه خود را افزایش می‌دهند و … .
مزایای بهره وری سازمانی چیست؟
بهره وری سازمانی مزایای بسیار زیادی دارد؛ در ادامه به مهمترین آنها اشاره خواهیم کرد:
استفاده موثر از منابع
کسب و کارها از منابعی که در اختیار دارند معمولا کم استفاده می‌کنند. برخی از مواقع کارمندان مشغول هستند و برخی اوقات به دنبال کارهایی برای انجام دادن.
افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها هر دو با مدیریت بهتر افراد امکان پذیر است. تفاوت بین سود و زیان می تواند تفاوت بین توزیع نقش بهتر و کارکنان موثرتر باشد.
تغییر باید شامل تمرکز بر به حداکثر رساندن کارایی کارکنان باشد. این کار موجب می‌شود که گردش کار کارآمدتر شود و شرکت‌ها با استفاده از ابزارهایی مانند سیستم‌های مدیریت عملکرد، مدیریت OKR و ابزار همکاری چابک وضعیت را برای استفاده مؤثر از منابع خود بهبود بخشند.
کاهش هزینه تولید
با بهره وری سازمانی، شرکت‌ها می توانند چندین اقدام را با هزینه‌های عملیاتی کمتر اجرا کنند. کارکنان نیز می توانند در زمان کمتر، بیشتر تولید کنند یا در صورت بهینه سازی گردش کار، ساعات کاری را که برای دستیابی به همان خروجی نیاز دارند کاهش دهند.
سرمایه گذاری در فناوری اغلب می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را کاهش داده و فرآیندهای بهتر در طول زمان می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌های نیروی کار شود.
وقتی کارمندان به دلیل کاهش رفت و آمد، احساس ارزشمندی، مشارکت و استرس کمتری پیدا کنند، بهره وری افزایش می‌یابد.
کاهش قیمت کالا و خدمات
هنگامی که هزینه تولید یک محصول یا خدمات کاهش می یابد، کسب و کارها افزایش سود را تجربه می‌کنند. زمانی که کارمندان بیشتر بر مدیریت عملکرد متمرکز می شوند، تولید همان تعداد اقلام به زمان کمتری نیاز دارد.
حتی شرکت می تواند افراد کمتری را برای دستیابی به خروجی یکسان استخدام کند و این کار منجر به بهره وری بالاتر می شود.
افزایش دستمزد کارمندان
با افزایش بهره وری سازمانی کارمندان آنقدر درآمد و سود تولید می کنند که شرکت برای افزایش حقوق و مزایا به کارمندان مجهزتر است. کارمندان در قلب هر کاری که یک شرکت انجام می‌دهد هستند. بنابراین، این مزیت در سراسر آن کسب و کار گسترش می یابد.
اگر یک شرکت، کارکنان بلندمدت و باکیفیت نداشته باشد، موفقیت آن شرکت ممکن است به خطر بیفتد. با این حال، با برجسته کردن اهمیت این افراد، آنها با شرکت به گونه ای رفتار می کنند که گویی متعلق به خودشان است.
هزینه های مازاد کمتر
کاهش هزینه‌های عملیاتی از طریق هزینه‌های فناوری امکان پذیر است. عملیات خودکار یا تکراری، مانند ردیابی زمان، ابزارهای همکاری چابک و نرم افزار مدیریت پروژه، می‌تواند زمان صرف شده برای این مشاغل را کاهش دهد.
ثابت شده است که برون سپاری باعث کاهش زمان صرف شده و افزایش بهره وری در محل کار می‌شود. بنابراین، کارمندان دورکار به طور فزاینده ای محبوب می‌شوند و برخی از کارمندان می‌توانند کار کل یک هفته را تنها در چند روز انجام دهند!
سود بیشتر برای مشاغل
به عنوان یک کسب و کار، کارکنان شما دارایی و سرمایه گذاری شما محسوب می‌شوند. اگر آنها وظایف خود را به خوبی انجام دهند، می‌توانند بازدهی خوبی از زمان و درآمد نشان دهند. در نتیجه افزایش بهره وری، شرکت‌ها می توانند به سود بیشتری دست یابند.
درآمد سرانه بالاتر
افزایش بهره وری سازمانی موجب افزایش سود خواهد شد. با پول حاصل از این سود می‌توان امکانات و شرایط کاری بهتری برای کارکنان فراهم کرد.
دستمزد کارکنان در نتیجه افزایش بهره وری افزایش می‌یابد. در نتیجه، رفاه کارگران بهبود پیدا می‌کند.
رفاه و رشد کلی
ایجاد یک فرهنگ مشارکتی و انگیزشی و آینده نگر در صورتی امکان پذیر است که تیم‌های شما سازنده باشند و در طول زمان با هم به خوبی کار کنند.
بهره وری روحیه گروه را بالا می برد و باعث افزایش رفاه کارکنان و رضایت شغلی آنها می شود. دستاوردهای کوتاه مدت حیاتی است، اما مزایای بلندمدت نیروی کار مولد بیشتر است.
چگونه می توان بهره وری را در سازمان افزایش داد؟
بسیاری از مشاغل، حفظ نیروی کار با کیفیت بالا را چالش برانگیز می‌دانند. برای اینکه واقعاً بفهمید تولید چه معنایی برای کارمندان دارد، باید کارآمدترین روش‌های افزایش بهره‌وری را شناسایی و بر مزایای انجام آن تأکید کنید.
استراتژی ها و شیوه های رایج مانند استفاده از مدیریت OKR برای افزایش بهره وری بسیار مفید است. در ادامه به دیگر عوامل افزایش بهره وری سازمانی اشاره خواهیم کرد:
تعیین اهداف استراتژیک/برنامه کاری
آیا تا به حال یک مسابقه فوتبال را بدون هیچ تیرک دروازه در طرف هر دو تیم تصور کرده اید؟ معیار سنجش عملکرد در طول مسابقه و مرجعی که باید مبنای تعیین برنده مسابقه در نظر گرفته شود چیست؟ بازی بدون تیرک دروازه دیوانه کننده است، درست است؟ البته که هست!
متأسفانه، این همان چیزیست که در بسیاری از رهبران سازمان دیده می‌شود. آنها شرکت‌های خود را بدون اهداف استاندارد مشخصی اداره می‌کنند تا عملکرد سازمانی را در همه سطوح اندازه‌گیری کنند.
یکی از مهمترین راهبردها برای افزایش بهره وری و کارایی سازمان، تعیین اهداف واقع بینانه است.
هر هدف واقع بینانه با “ABC” در هدف گذاری همسو می شود. اهداف سازمانی شما باید A – قابل دستیابی، B – قابل باور و C – مشخص باشد.
هنگام تعیین اهداف سازمانی، در مورد آنچه می خواهید به دست آورید، با مهلتی برای دستیابی به آن فکر کنید. سپس یک برنامه کاری در مورد چگونگی دستیابی به اهداف تدوین کنید. بگذارید اهداف، همه را به انجام کارهای بیشتر بکشاند، اما باید واقع بینانه یا قابل دستیابی باشد.
کاهش حواس پرتی‌ها به حداقل میزان ممکن
از آنجایی که انتظار می‌رود اهداف سازمانی شما محدود به زمان باشد، بهتر است هر کارمند یک سازمان هر چیزی را که ممکن است حواس‌پرتی ایجاد کند از بین ببرد، مانند تماس‌های تلفنی کنترل نشده، چت‌های رسانه‌های اجتماعی و غیره.
طراحی سیستمی که کارمندان را قادر کند تا به فعالیت‌هایی بپردازند که در طول ساعات کاری باعث حواس‌پرتی آنها می‌شوند، مفید خواهد بود.
کاهش زمان کار را به حداکثر میزان ممکن
طوری کار کنید که انگار زمانی برای استراحت نیست و طوری استراحت کنید که انگار زمانی برای کار نیست. تمرکز کلید است!
همیشه اطمینان حاصل کنید که در هر زمان جایی باشید که باید در آنجا باشید. وقتی زمان کار است کار کنید؛ وقتی زمان استراحت رسید، فقط استراحت کنید.
توجه 100 درصدی به کاری که به شما داده شده کمک می کند تا زمان اختصاص داده شده برای آن کار را برای بهره وری و کارایی بیشتر به حداکثر برسانید. همیشه با در نظر گرفتن ضرب الاجل کار کنید. کارمندان تا زمانی که کار به فعلیت برسد متمرکز خواهند ماند.
واگذاری وظایف
پرسنل سطح بالای سازمانی باید یاد بگیرند که کار را به زیردستان خود محول کنند تا آنها را قادر به تمرکز بر مسائل مدیریتی مهم تر کنند. تلاش برای شناسایی کارکنان واجد شرایط با سابقه عملکرد موفق در زمینه‌های خاص و انتقال برخی از مسئولیت‌ها.
وقتی کار را به کارمندان محول می‌کنید، با کسب مهارت‌ها و تجربه‌های مختلف، به گسترش دامنه آنها کمک می‌کنید. هر چه کارکنان مهارت‌ها و پتانسیل‌های خود را افزایش دهند، کارآیی بیشتری در کار خواهند داشت و در نتیجه نتایج قابل‌توجهی به دست می‌آید.
استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب
کار با رویکردهای سنتی قدیمی تنها بهره وری و کارایی را کاهش می دهد. استفاده از ابزارها و تجهیزات مناسب مانند نرم افزار حسابداری، ابزارهای بازاریابی، سیستم ذخیره سازی ابری و غیره، بهره وری و کارایی را به طور تصاعدی چند برابر می کند.
یکی از مواردی که کارمند را ناامید می کند، تلاش برای انجام یک کار با تجهیزات معیوب یا ابزاریست که در صورت وجود تجهیزات بهتر، می‌توانست بهتر اجرا شود. همسو شدن با روندهای توسعه ای در دنیای فناوری، مانند مهاجرت سازمان ها به ابر و موارد مشابه، ضروری است.
انگیزه مداوم به کارمندان
یک دسته کارمند دلسرد منجر به کاهش بهره وری و کارایی می شود، زیرا به سختی می توانند بهترین عملکرد خود را در فرآیند کار به کار گیرند. بنابراین، رهبران سازمانی باید بهترین راه های ممکن را برای ایجاد انگیزه در کارکنان خود برای ارائه بهترین ها بیابند.
یک کارمند با انگیزه زودتر شروع به کار کرده و احتمالاً دیرتر خودش را تعطیل می‌کند تا مطمئن شود که کار را به خوبی انجا داده است. او حواس‌پرتی‌ها را کنار می‌گذارد و زمانی را که برای کار اختصاص داده شده به حداکثر می‌رساند، زیرا احساس می‌کند که توسط مافوق خود مورد علاقه و قدردانی هستند.
مشارکت کارکنان
گنجاندن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری یک سازمان به آنها احساس تعلق می دهد. در همین حال، دادن حس تعلق به کارکنان باعث افزایش احساس خود ارزشی شده و موجب می‌شود که کارکنان تمام تلاش خود را به کار گیرند تا اطمینان حاصل کند که تصمیمی که گرفته شده به خوبی انجام می‌شود، زیرا آنها در هر شکستی خود را مقصر می‌دانند.
رهبران سازمانی باید یاد بگیرند که در طول فرآیند تصمیم گیری، زیردستان خود را همراهی کنند و به دنبال ورودی های آنها باشند تا به نتیجه معقول تری برسند. حتی اگر ایده‌های آنها منطقی نباشد، احساس می‌کنند که مفید بوده‌اند.
آنچه از مقاله بهره وری سازمانی آموختیم:
در این مقاله نکاتی برای افزایش کارایی و بهره وری سازمانی گفتیم. بهره وری سازمانی یکی از اصول اساسی بسیاری از شرکت های غول پیکر است که درگیر دستیابی به جهش کوانتومی در بهره وری و کارایی خود در هر جنبه از سازمان هستند. این موارد هنوز هم قابل اجرا هستند و می‌توانند نتیجه عظیمی در افزایش بهره وری و کارایی برای سازمان شما ایجاد کنند.
منابع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهمترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
