بهره وری سازمانی چیست و چه مزایایی دارد؟

بهره وری سازمانی، مفهومی کلیدی در دنیای تجارت و مدیریت مدرن است که به توانایی یک سازمان در استفاده بهینه از منابع خود برای دستیابی به اهدافش اشاره دارد. بهره وری سازمانی مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. افزایش سود آوری، بهبود رقابت‌ پذیری، ارتقای رضایت مشتریان، افزایش انگیزه کارکنان و کاهش هزینه‌ها تنها بخشی از این مزایا هستند.

سازمان‌های بهره‌ ور می‌توانند با ارائه محصولات و خدمات باکیفیت و با قیمت مناسب، سهم بیشتری از بازار را به خود اختصاص دهند و در عرصه رقابت، پیشتاز باشند. در این مقاله با مفهوم بهره وری سازمانی و راهکارهای بهبود آن در سازمان آشنا خواهید شد. با ما همراه باشید.

بهره وری سازمانی چیست؟

بهره وری سازمانی به استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف سازمان گفته می شود. این مفهوم، فراتر از صرفاً افزایش تولید یا کاهش هزینه‌هاست و شامل بهبود مستمر فرآیندها، ارتقای کیفیت، افزایش رضایت کارکنان و مشتریان، و در نهایت، دستیابی به مزیت رقابتی پایدار می‌شود.

در واقع، بهره‌ وری سازمانی به دنبال ایجاد تعادل بین منابع ورودی و خروجی است. سازمان‌های بهره‌ ور، با شناسایی و حذف موانع و اتلاف‌ها، تلاش می‌کنند تا با صرف کمترین منابع، بیشترین ارزش را خلق کنند. این امر، نه تنها به نفع سازمان است، بلکه به نفع کارکنان، مشتریان و جامعه نیز می‌باشد.

مزایای بهره وری سازمانی چیست؟

بهره وری سازمانی مزایای بسیار زیادی دارد؛ در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره خواهیم کرد:

• استفاده موثر از منابع
• کاهش هزینه های تولید
• کاهش قیمت کالا و خدمات
• افزایش دستمزد کارمندان
• هزینه های مازاد کمتر
• سود بیشتر برای مشاغل
• درآمد سرانه بالاتر
• رفاه و رشد کلی

فرمول بهره وری سازمانی چیست؟

فرمول اصلی بهره‌وری سازمانی بسیار ساده است:

بهره‌ وری = خروجی / ورودی

خروجی شامل محصولات، خدمات، یا هر نتیجه‌ای است که سازمان تولید می‌کند و انتخاب شاخص مناسب برای اندازه‌ گیری خروجی، بستگی به نوع فعالیت سازمان دارد.

ورودی شامل منابعی است که سازمان برای تولید خروجی استفاده می‌کند. منابع ورودی می‌توانند شامل نیروی انسانی، مواد اولیه، سرمایه، انرژی و زمان باشد.

راهکار های افزایش بهره وری در سازمان

استراتژی ها و شیوه های رایج مانند استفاده از مدیریت OKR برای افزایش بهره وری بسیار مفید است. از مهم ترین راهکارهای افزایش بهره وری سازمانی به موارد زیر می توان اشاره کرد:

• تعیین اهداف استراتژیک/برنامه کاری
• کاهش حواس پرتی‌ها به حداقل میزان ممکن
• کاهش زمان کار را به حداکثر میزان ممکن
• واگذاری وظایف
• استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب
• انگیزه مداوم به کارمندان
• مشارکت کارکنان

در ادامه به بررسی و توضیح هر یک از این راهکارها خواهیم پرداخت:

تعیین اهداف استراتژیک/برنامه کاری

یکی از مهمترین راهبردها برای افزایش بهره وری و کارایی سازمان، تعیین اهداف واقع بینانه است. هر هدف واقع بینانه با “ABC” در هدف گذاری همسو می شود. اهداف سازمانی شما باید A – قابل دستیابی، B – قابل باور و C – مشخص باشد.

هنگام تعیین اهداف سازمانی، در مورد آنچه می خواهید به دست آورید، با مهلتی برای دستیابی به آن فکر کنید. سپس یک برنامه کاری در مورد چگونگی دستیابی به اهداف تدوین کنید. بگذارید اهداف، همه را به انجام کارهای بیشتر بکشاند، اما باید واقع بینانه یا قابل دستیابی باشد.

کاهش حواس پرتی‌ها به حداقل میزان ممکن

از آنجایی که انتظار می‌رود اهداف سازمانی شما محدود به زمان باشد، بهتر است هر کارمند یک سازمان هر چیزی را که ممکن است حواس‌ پرتی ایجاد کند از بین ببرد، مانند تماس‌های تلفنی کنترل ‌نشده، چت‌های رسانه‌های اجتماعی و غیره.

طراحی سیستمی که کارمندان را قادر کند تا به فعالیت‌هایی بپردازند که در طول ساعات کاری باعث حواس‌ پرتی آنها می‌شوند، مفید خواهد بود.

کاهش زمان کار به حداکثر میزان ممکن

همیشه اطمینان حاصل کنید که در هر زمان جایی باشید که باید در آنجا باشید. وقتی زمان کار است کار کنید؛ وقتی زمان استراحت رسید، فقط استراحت کنید.

توجه 100 درصدی به کاری که به شما داده شده کمک می کند تا زمان اختصاص داده شده برای آن کار را برای بهره وری و کارایی بیشتر به حداکثر برسانید. همیشه با در نظر گرفتن ضرب الاجل کار کنید. کارمندان تا زمانی که کار به فعلیت برسد متمرکز خواهند ماند.

طوری کار کنید که انگار زمانی برای استراحت نیست و طوری استراحت کنید که انگار زمانی برای کار نیست. تمرکز کلید است!

واگذاری وظایف

پرسنل سطح بالای سازمانی باید یاد بگیرند که کار را به زیردستان خود محول کنند تا آنها را قادر به تمرکز بر مسائل مدیریتی مهم تر کنند. تلاش برای شناسایی کارکنان واجد شرایط با سابقه عملکرد موفق در زمینه‌های خاص و انتقال برخی از مسئولیت‌ها.

وقتی کار را به کارمندان محول می‌کنید، با کسب مهارت‌ها و تجربه‌های مختلف، به گسترش دامنه آنها کمک می‌کنید. هر چه کارکنان مهارت‌ها و پتانسیل‌های خود را افزایش دهند، کارآیی بیشتری در کار خواهند داشت و در نتیجه نتایج قابل‌ توجهی به دست می‌آید.

استفاده از ابزار و تجهیزات مناسب

کار با رویکردهای سنتی قدیمی تنها بهره وری و کارایی را کاهش می دهد. استفاده از ابزارها و تجهیزات مناسب مانند نرم افزار حسابداری، ابزارهای بازاریابی، سیستم ذخیره سازی ابری و غیره، بهره وری و کارایی را به طور تصاعدی چند برابر می کند.

یکی از مواردی که کارمند را ناامید می کند، تلاش برای انجام یک کار با تجهیزات معیوب یا ابزاریست که در صورت وجود تجهیزات بهتر، می‌توانست بهتر اجرا شود. همسو شدن با روندهای توسعه ای در دنیای فناوری، مانند مهاجرت سازمان ها به ابر و موارد مشابه، ضروری است.

انگیزه مداوم به کارمندان

یک دسته کارمند دلسرد منجر به کاهش بهره وری و کارایی می شود، زیرا به سختی می توانند بهترین عملکرد خود را در فرآیند کار به کار گیرند. بنابراین، رهبران سازمانی باید بهترین راه های ممکن را برای ایجاد انگیزه در کارکنان خود برای ارائه بهترین ها بیابند.

یک کارمند با انگیزه زودتر شروع به کار کرده و احتمالاً دیرتر خودش را تعطیل می‌کند تا مطمئن شود که کار را به خوبی انجا داده است. او حواس‌ پرتی‌ها را کنار می‌گذارد و زمانی را که برای کار اختصاص داده شده به حداکثر می‌رساند، زیرا احساس می‌کند که توسط مافوق خود مورد علاقه و قدردانی هستند.

مشارکت کارکنان

گنجاندن کارکنان در فرآیند تصمیم گیری یک سازمان به آنها احساس تعلق می دهد. در همین حال، دادن حس تعلق به کارکنان باعث افزایش احساس خود ارزشی شده و موجب می‌شود که کارکنان تمام تلاش خود را به کار گیرند تا اطمینان حاصل کند که تصمیمی که گرفته شده به خوبی انجام می‌شود، زیرا آنها در هر شکستی خود را مقصر می‌دانند.

رهبران سازمانی باید یاد بگیرند که در طول فرآیند تصمیم گیری، زیردستان خود را همراهی کنند و به دنبال ورودی های آنها باشند تا به نتیجه معقول تری برسند. حتی اگر ایده‌های آن‌ها منطقی نباشد، احساس می‌کنند که مفید بوده‌اند.

تاثیر بهره وری سازمانی بر عملکرد کسب و کار

بهره‌ وری سازمانی، به عنوان معیاری برای سنجش استفاده بهینه از منابع، تأثیرات شگرفی بر عملکرد کسب‌وکارها دارد. در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌ هایی که بهره‌ وری بالاتری دارند، از مزایای متعددی برخوردار می‌شوند که در نهایت به موفقیت و رشد پایدار آن‌ها منجر می‌شود. تأثیرات کلیدی بهره‌وری سازمانی بر عملکرد کسب‌ و کار عبارتند از:

افزایش سود آوری

بهره‌ وری بالا، با کاهش هزینه‌های تولید و افزایش بازدهی، به طور مستقیم بر سود آوری سازمان تأثیر می‌گذارد. استفاده بهینه از منابع، کاهش ضایعات و اتلاف‌ها، و بهبود فرآیندها، همگی به افزایش سود خالص سازمان کمک می‌کنند.

بهبود رقابت‌ پذیری

سازمان‌های بهره‌ ور، می‌توانند محصولات و خدمات باکیفیت را با قیمت‌های رقابتی ارائه دهند. این امر، آن‌ها را قادر می‌سازد تا سهم بیشتری از بازار را به خود اختصاص داده و در برابر رقبا، عملکرد بهتری داشته باشند.

افزایش رضایت مشتریان

بهره‌ وری بالا، منجر به بهبود کیفیت محصولات و خدمات، کاهش زمان تحویل، و افزایش پاسخگویی به مشتریان می‌شود. این عوامل، به طور مستقیم بر رضایت و وفاداری مشتریان تأثیر می‌گذارند.

ارتقای رضایت کارکنان

سازمان‌های بهره‌ ور، محیط کاری پویا و مثبتی را فراهم می‌کنند که در آن کارکنان احساس ارزشمندی و انگیزه می‌کنند. آموزش و توسعه کارکنان، ارائه فرصت‌های رشد و پیشرفت، و ایجاد تعادل بین کار و زندگی، از جمله عواملی هستند که به افزایش رضایت کارکنان کمک می‌کنند.

کاهش هزینه‌ها

بهره وری بالا موجب استفاده بهینه از منابع اولیه، انرژی و… می شود. کاهش هزینه های سربار و کاهش ضایعات نیز از نتایج بهره وری سازمانی است.

بهبود فرآیندها

بهبود مستمر فرآیندها یکی از عوامل مهم در بهره وری سازمانی است. بهبود فرآیندها موجب صرفه جویی در زمان و هزینه می شود.

سازمان‌هایی که از لحاظ بهره وری در سطح بالایی قرار دارند، با اطمینان بیشتری می توانند به توسعه و رشد خود ادامه دهند.

چگونه بهره وری سازمانی را اندازه گیری کنیم؟

اندازه‌گیری بهره‌ وری سازمانی، فرایندی پیچیده است که نیازمند توجه به عوامل مختلفی است. در اینجا به برخی از روش‌های کلیدی برای اندازه‌ گیری بهره‌ وری سازمانی اشاره می‌کنیم:

تعیین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

برای اندازه گیری بهره وری سازمانی ابتدا باید شاخص‌های کلیدی عملکردی را که با اهداف سازمان همسو هستند، مشخص کرد. این شاخص‌ها می‌توانند شامل مواردی همچون میزان تولید، سود آوری، رضایت مشتریان، رضایت کارکنان و نرخ خطا باشد.

اندازه‌گیری خروجی و ورودی

همانطور که قبلاً اشاره شد، فرمول اصلی بهره‌ وری، نسبت خروجی به ورودی است. بنابراین، باید بتوانید خروجی و ورودی سازمان را به طور دقیق اندازه‌گیری کنید.

برای اندازه‌ گیری خروجی، می‌توان از شاخص‌هایی مانند تعداد محصولات تولید شده، ارزش خدمات ارائه شده، یا میزان فروش استفاده کرد. برای اندازه‌ گیری ورودی نیز می توان از شاخص‌هایی مانند ساعات کار کارکنان، میزان مواد اولیه مصرفی، یا هزینه‌های سرمایه‌ای استفاده کرد.

استفاده از شاخص‌های بهره‌ وری نیروی کار

بهره‌ وری نیروی کار، یکی از مهم‌ترین شاخص‌های بهره‌ وری سازمانی است. این شاخص، میزان خروجی به ازای هر واحد نیروی کار را نشان می‌دهد. برای محاسبه بهره‌ وری نیروی کار، می‌توانید از فرمول زیر استفاده کنید:

بهره‌ وری نیروی کار = میزان خروجی / تعداد کارکنان یا ساعات کار

تحلیل داده‌ها و ارائه گزارش

پس از جمع‌ آوری داده‌ها، باید آن‌ها را تحلیل کرده و گزارش‌های مربوطه را تهیه کنید. این گزارش‌ها باید شامل اطلاعاتی در مورد روند بهره‌ وری، نقاط قوت و ضعف سازمان، و پیشنهادات بهبود باشند.

تحلیل داده‌ها به سازمان کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌ای برای بهبود بهره‌ وری اتخاذ کند.

استفاده از نرم‌ افزارهای مدیریت عملکرد

نرم‌ افزارهای مدیریت عملکرد، ابزارهای قدرتمندی هستند که می‌توانند به سازمان‌ها در اندازه‌گیری و بهبود بهره‌وری کمک کنند. این نرم‌ افزارها، امکان جمع‌ آوری و تحلیل داده‌ها، ارائه گزارش‌های تحلیلی، و ردیابی عملکرد کارکنان را فراهم می‌کنند.

نمونه های موفق بهره وری سازمانی

برای درک بهتر بهره وری سازمانی و نحوه پیاده‌ سازی آن در سازمان‌های مختلف به بررسی نمونه‌های موفق آن خواهیم پرداخت.

تویوتا

تویوتا به عنوان یکی از پیشروان بهره‌ وری سازمانی در جهان شناخته می‌شود. این شرکت از سیستم تولید تویوتا (TPS) استفاده می‌کند که بر حذف ضایعات، بهبود مستمر فرآیندها، و مشارکت کارکنان تأکید دارد.

تویوتا با استفاده از این سیستم، توانسته کیفیت محصولات خود را افزایش داده، هزینه‌ها را کاهش دهد، و به یکی از بزرگترین خودروسازان جهان تبدیل شود.

گوگل

گوگل به عنوان یکی از نوآورترین شرکت‌های جهان، به بهره‌ وری کارکنان خود اهمیت زیادی می‌دهد. این شرکت با ایجاد محیط کاری جذاب و پویا، ارائه امکانات رفاهی متنوع، و تشویق به یادگیری و توسعه، توانسته است بهره‌وری کارکنان خود را به طور چشمگیری افزایش دهد.

گوگل با استفاده از داده‌ها و تحلیل‌های دقیق، عملکرد کارکنان و فرآیندهای خود را به طور مداوم ارزیابی کرده و بهبود می‌بخشد.

آمازون

آمازون با تمرکز بر اتوماسیون فرآیندها، استفاده از فناوری‌های نوین، و بهبود مستمر زنجیره تأمین، توانسته بهره وری خود را به طور قابل توجهی افزایش دهد.

این شرکت با استفاده از سیستم‌های پیشرفته مدیریت انبار و حمل و نقل، توانسته سرعت و دقت تحویل سفارشات را افزایش داده و هزینه‌ها را کاهش دهد.

آنچه از مقاله بهره وری سازمانی آموختیم:

همانطور که خواندیم بهره‌ وری سازمانی، به عنوان یک مفهوم کلیدی در مدیریت مدرن، نقش حیاتی در موفقیت و بقای سازمان‌ها ایفا می‌کند. این مفهوم، فراتر از صرفاً افزایش تولید یا کاهش هزینه‌ها، به معنای استفاده بهینه از تمام منابع سازمان برای دستیابی به اهداف است.

کاربردهای بهره‌وری سازمانی در دنیای امروز بسیار گسترده و متنوع است. از صنایع تولیدی و خدماتی گرفته تا سازمان‌های دولتی و غیرانتفاعی، همگی می‌توانند از اصول و تکنیک‌های بهره‌وری برای بهبود عملکرد خود استفاده کنند. بنابراین، توجه به بهره‌ وری سازمانی، یک ضرورت برای تمام سازمان‌هایی است که به دنبال موفقیت و پایداری در دنیای رقابتی امروز هستند.

منابع:

https://upstackhq.com

https://www.getjop.com