مراحل سیستم سازی کسب و کار کدامند؟
- خرداد ۲۱, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
تا به امروز، بیشتر کارهای بسط یافته حول موضوع سیستمهای تجاری کسب وکارهای بزرگ‌تر سوق یافته‌اند.
این موضوع باعث می‌شود که کسب و کارهای کوچک از همان ابتدا با شکست مواجه شوند به این علت که این روش شناسی‌ها برای مقیاس یا اندازه آن‌ها طراحی نشده‌اند. این روش‌شناسی‌ها پیچیده، پرهزینه و زمان‌بر بوده و به هر صورت تیم شما از آن‌ها پیروی نمی‌کنند.
در این مقاله قصد داریم به مراحل سیستم سازی کسب و کار در بیزنس‌های کوچک بپردازیم و آن را مورد بررسی قرار دهیم. البته، اگر مالک این کسب و کار نیستید، باز هم مشکلی وجود ندارد. احتمالا در یکی از این کسب و کارها فعالیت می‌کنید و دوست دارید با آن آشنا شوید. پس تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
کسب و کار شما در چه مرحله‌ای قرار دارد؟
در آغاز، باید بدانید که کجا هستید و به کجا رهسپارید. شاید کمی بدیهی به نظر برسد، اما با داشتن درکی واضح، احتمال رسیدن به مقصد بیشتر می‌شود.
آیا مالکیت معنوی کسب و کار شما، در ذهن بهترین اعضای تیم شما محصور شده است؟ آیا وابستگی بسیاری به این چند عضو کلیدی تیم خود دارید؟ آیا باقی تیم، بدون برنامه جلو می‌روند؟ آیا سیستمهای مستند شده در اختیار دارید؟ اگر این طور است، آیا تیم شما از سیستمهای شما پیروی می‌کنند یا باید هر لحظه به تیم خود یادآور پیروی کردن از آن‌ها باشید؟
جالب است بگوییم که شرکت‌ها معمولاً در یکی از این چهار مرحله قرار دارند: 1) بقا؛ 2) ایستا؛ 3)قابل‌ارتقا ؛ 4) قابل‌فروش.
مرحله 1: بقا
در کف هرم، حالت بقا جایی است که بیشتر کسب و کارها، کار خود را آغاز می‌کنند. مالک کسب و کار دائماً در حال تعقیب و به سرانجام رساندن کارهاست. این مهم سبب ایجاد عملکرد پر فراز و نشیب با نتایج سینوسی می‌شود.
شما هنوز در وضعیت “محصول” هستید، 80% از زمان خود را در حالت حل مسئله می‌گذرانید و به زحمت خود را به سمت جلو حرکت می دهید. یک میلیون ایده در ذهن خود دارید اما تنها می‌توانید چند مورد از آن‌ها را اجرا کنید. این بدین معناست که در حال آزمون و خطای بسیاری از ایده‌های جدید هستید، اما هرگز کاری را به اتمام نمی‌رسانید.
تیم شما (اگر تیمی داشته باشید) بدون برنامه پیش می‌روند. مشخص نیست که چه کسی، چه می‌کند و چه زمانی و کدام وظایف باید انجام شوند. هیچ سیستم یا فرایندی وجود ندارد، و هیچکس اهمیتی هم نمی‌دهد. خلاصه اینکه، نمی‌توان در این حالت برای مدت طولانی باقی ماند.
مالک کسب و کار اغلب در این مرحله در تنگنا قرار دارد و هیچ پیش زمینه‌ای وجود ندارد که این سیستم‌ها مفید واقع شوند و مالک کسب و کار بهترین فرد برای بسط دادن سیستم‌ها نیست.
مرحله 2: ایستا
در مرحله ایستا، فراز و نشیب‌ها کمتر شده و شروع به مشاهده ثبات کمی در کسب و کار خود می‌کنید. هنوز کارها را با برنامه انجام نمی‌دهید، اما این موضوع هنوز در ذهن بهترین اعضای تیم وجود دارد.
شاید چند سیستم مستند شده داشته باشید که بیشتر شبیه به یادداشت‌های سازماندهی نشده هستند که در همه‌جا پخش شده‌اند. قطعاً این فقدان سیستم باعث وابسته شدن اعضای تیم کسب‌وکار می‌شود.
ابزار یا نرم‌افزارهای مناسب را در اختیار ندارید، بنابراین، عملکرد تعداد کمی از سیستم‌هایی که دارید در بهترین حالت، متوسط خواهند بود. این فقدان شفافیت منجر به عدم‌پذیرش تیم می‌شود. این مهم اغلب مثل این است که مالک دارد با ظرف‌ها بازی می‌کند و آن‌ها را بالا و پایین می‌اندازد.
او یک فهرست کاری برای یکی از اعضای تیم ایجاد کرده و به سراغ بعدی می‌رود. مالک کسب و کار یکی پس از دیگری، آنچه که باید انجام شود را فهرست بندی می‌کند. هنگامی که فهرست بندی تیم تمام شد، باید به عضو اول باز‌گردد، چرا که زمان آن رسیده که تکالیف جدید محول شود.
این چرخه هرگز تمام نمی‌شود و مالک کسب و کار اغلب احساس می‌کند که دارد یک مرکز پیش‌دبستانی را اداره می‌کند. نیازی به ذکر نیست که مالک کسب و کار به ندرت زمان کافی برای انجام کارهای خود پیدا می‌کند.
بدیهیست که این مرحله هم هنوز مکان خوبی برای ایستادن نیست از آن جهت که کسب و کار شما اغلب حالت سکون دارد. شما به ظرفیت خود دست یافته‌اید و به نظر می‌رسد که نمی‌توانید به مرحله بعدی کسب و کار راه پیدا کنید. رمز و راز حرکت به سمت مرحله بعدی، استخراج و مستندسازی سیستمهای محوری است.
مرحله 3: قابل ارتقا
هنگامی که میزان مناسبی از سیستمهای محوری (اصلی) کسب و کار خود را مستندسازی کردید، اوضاع کمی جالب می‌شود. اکنون ثابت کرده‌اید که مدل کسب و کار محوری شما موفق عمل می‌کند.
هنوز باید سیستم‌ها را از تمامی دپارتمان‌های تجاری استخراج و سازماندهی کنید، اما به خوبی در مسیر قرار گرفته‌اید. عملکرد سیستم به طور قابل‌توجهی بهبود یافته است، و شما در حال تغییر فرهنگ از درون کسب و کار خود هستید.
ابزارهای شما نسنجیده هستند و هنوز باید مدام به تیم خود یادآوری کنید که از فرایند شما پیروی کنند، اما بر هر گونه مقاومت اولیه فائق آمده‌اید.
اکنون، زمان آن رسیده تا بر افزایش ظرفیت کسب و کار خود تمرکز کنید و این کار را با نصب سیستمهای منابع انسانی، سیستمهای مالی، و سیستمهای مدیریتی انجام دهید. همچنین، باید توانایی حل مسائل کسب و کار را پیش از وخیم‌تر شدن آنان داشته باشید.
اتفاق بامزه‌ای که در این مرحله روی می‌دهد این است که مردم اغلب وقتی به این مرحله می‌رسند گمان می‌کنند اوضاع به اندازه کافی خوب است.
آنان اینگونه فکر می‌کنند که «اوضاع ما خوب است، بیشتر سیستمهای خود را مستندسازی کرده‌ایم، ما یک کسب‌وکار طبقه‌بندی شده هستیم».
حقیقت این است که وضعیت «به اندازه کافی خوب» شما را در تله می‌اندازد. نباید در اینجا توقف کنید! بزرگ‌ترین پیروزی‌ها و فرصت‌ها هنگامی به میان می‌آیند که به مرحله نهایی قدم بگذارید.
باید تفکر تیم خود را از «باید از فرایند پیروی کنیم» به «در اینجا کارها را اینگونه انجام می‌دهیم» انتقال دهید. به این مهم دست یابید تا جادوی آن را ببینید.
مرحله 4: قابل فروش
هدف غایی در کسب‌وکار، داشتن دارایی قابل‌فروش است – اینکه کسب و کاری داشته باشید که فرد دیگری خریدار آن باشد.
اشتباه متوجه نشوید، انتخاب فروش یا عدم فروش کسب و کار با شماست، اما هنگامی که کسب‌وکار شما قابل‌فروش باشد، در سطح متفاوتی عمل می‌کنید. شما کسب‌وکار خود را به عنوان مجموعه‌ای از سیستمهای یکپارچه می‌بینید که به منظور تحویل خروجی‌های فوق‌العاده، می‌تواند مهندسی شود.
در این مرحله، راه مشخصی برای انجام کسب‌وکار خود در پیش گرفته‌اید، عملیات‌های شما با دقت ساعت سوئیسی اجرا می‌شوند و تیم شما فرهنگ سازمانی سیستم‌محور را حفظ می‌کنند.
دیگر به اعضای خاصی از تیم خود برای کارایی وظایف نیازی ندارید. این سیستم‌ها هستند که کار می‌کنند و افراد سیستم‌ها را اجرایی می‌کنند. این سطح متفاوتی از کسب و کار است که توانسته‌اید از پایین به بالا حرکت کنید و کارها را با برنامه و استراتژی پیش ببرید. می‌توانید بهینه سازی عملکرد خود را آغاز نمایید.
هنگامی که به این مرحله رسیدید، سیستم‌ها به مزیت رقابتی شما تبدیل می‌شوند و شما در پی بهبودی مادام‌العمر و ثابت خواهید بود. در این سطح، شما توانسته‌اید به آنچه که ما «پایایی کامل کسب و کار» می‌نامیم، دست پیدا کنید.
چه چیزهایی موجب درجا زدن در کسب و کار می‌شود؟
«میخ‌هایی» که باعث درجازدن شما در کسب‌وکار می‌شوند کدامند؟
- آیا تا به حال شده است که در گذشته سعی بر طبقه‌بندی داشته ولی با شکست مواجه شده باشید؟
- آیا نگران این هستید که سیستم‌ها و فرایندها خلاقیت را از کسب‌وکار شما حذف کنند؟
- آیا فکر می‌کنید که این شما هستید که باید سیستم‌ها را در کسب‌وکار خود خلق کنید؟
- آیا معتقدید که طبقه‌بندی بیش از حد زمان‌بر است؟
- آیا بو برده‌اید که حتی در صورت جای‌گذاری سیستم‌ها، تیم شما از آن‌ها پیروی نخواهند کرد؟
- آیا معتقدید که سیستمهای شما باید کارامدی‌ای همچون مک‌دونالد داشته باشند؟
اینها همه از جمله نگرانی‌های معقول تلقی می‌شوند، اما نگذارید که تلاش‌های ناموفق قبلی به شما بقبولانند که طبقه‌بندی برای شما کارساز نیست.
روش‌هایی که برای کسب و کارهای شرکتی بزرگ خلق شده‌اند و یا از ایده‌های اساتید قلابی آمده‌اند که خود بدانچه می‌گویند عمل نمی‌کنند.
باور کنید، همانطور که روند سیستم‌شناسی را طی می‌کنید، شروع به ارزیابی این فرضیات می‌کنید، افسانه‌ها را کنار گذاشته، و خود نتیجه‌گیری می‌کنید.
حرف آخر پیش از شروع کار و آن هم این است؛ صبر!
آنچه از مقاله مراحل سیستم سازی کسب و کار آموختیم:
در این مطلب 4 مرحله مهم از مراحل سیستم سازی را برای شما بیان کردیم و دانستیم که شرکت‌ها در یکی از مراحل بقا، ایستا، قابل ارتقا و قابل فروش قرار دارند. اینکه کسب و کار شما در چه مرحله‌ای است و شما از آن چه انتظاری دارید کاملا به خود شما بستگی دارد و این شمایید که با تلاش می‌توانید به رشد کسب و کارتان کمک کنید.
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
