راهنمای کامل روش مدیریت چابک کسب و کار و مزایای آن

تا کنون مقالات و کتب زیادی در زمینه مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM نوشته شده است و ابزارهای مختلفی نیز در این زمینه توسعه پیدا کرده‌اند. با این حال مسئله چابکی یا (Agile) هنوز به عنوان یک چالش در این زمینه مطرح است. یکی از جنبه های اصلی BPM سرعت است. همه می‌خواهند فرآیندها سریع‌تر انجام شوند، و این دلیل عمده‌ای است که چرا مردم روی نرم‌افزار BPM سرمایه‌گذاری می‌کنند و فرآیندها را خودکار می‌کنند. اما یک مشکل وجود دارد فرآیندها فقط به سرعت افرادی هستند که به آنها اطلاعات می دهند. چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که داده های کافی در فرآیندهای شما وجود دارد تا آنها را در سریع ترین زمان ممکن حرکت دهند؟ اینجاست که مدیریت چابک کسب و کار وارد می شود.

منظور از مدیریت چابک کسب و کار چیست؟

به طور سنتی، مدیریت فرآیند کسب و کار راهی برای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای ساختاریافته است که می‌تواند در مدت زمان طولانی تکرار شود. با این حال، فرآیندها همیشه برای واکنش در زمان واقعی طراحی نشده اند. آنها برای پیروی از الگویی که قبلاً به آنها داده شد ایجاد شده اند، اما اغلب به بازخوردهای فوری واکنش نشان نمی دهند.

Agile BPM ساختارهای خودکاری را برای فرآیندهای تجاری فراهم می کند که به فرآیند اجازه می دهد تا به ورودی های داده جدید در زمان واقعی عمل کند. این به ویژه زمانی مفید است که نمی توانید شرایط آینده را در این فرآیند پیش بینی کنید.

به طور خلاصه، تفاوت بین BPM معمولی و BPM چابک در این است که مدیریت فرآیند کسب و کار چابک نه تنها می تواند به ورودی داده ها در زمان واقعی پاسخ دهد، بلکه از جعبه فرآیندهای قابل پیش بینی و به وضوح تعریف شده که فرآیندهای سنتی محدود به آن هستند نیز دور می شود.

تشابه مدریت فرایند کسب و کار و مدیریت چابک

• هر دو شاخه‌های این مدیریت، باور به کار تیمی و همکاری دارند، گرچه در مدیریت فرایند، همکاری در قالب فرایندها و در مدیریت چابک همکاری در میان اعضای تیم دیده می‌شود.
• مدیریت چابک به ارتباط تنگاتنگ مشتری با پیشرفت کار باور دارد، مدیریت فرایند نیز این ارتباط را در قالب یک فرایند تکراری می‌بیند و مشتری را یکی از ورودی‌ها در نظر می‌گیرد.
• مدیریت فرایند کسب و کار سعی در کشف فرایندهای موثر در کار دارد؛ مدیریت چابک نیز فرایندها و تیم‌های همکار در آن را به عنوان عناصر اصلی در کار می‌شناسد.
• هر دو سیستم بر ایجاد بدنه دانش مشترک باور دارند.
• در هر دو سیستم معیار، ارزشمند سازی هر کار و یا فرایند بازدهی آن است.

ترکیب این دو مفهوم با هم ما را به مفهوم کلی تر مدیریت فرایند کسب و کار چابک یا (Agile-BPM) می‌رساند. این مفهوم که در ادامه به صورت دقیقتری توضیح داده شده، سعی می‌کند که خواست مشتریان را در قالب یک فرایند کاری دنبال کند. چگونگی این تعامل در ادامه توضیح داده شده است.

تعامل مدیریت فرایند کسب و کار و مدیریت چابک

چابکی رمز ماندگاری است. اگر سازمان شما چابک نباشد، حتما از پاسخگوئی به مشتریان خود باز می‌مانید. در این میان هر سازمانی نیز برای رسیدن به نتیجه باید بتواند فرایندهای تعریف شده خود را به نتیجه برساند.

صحبت ما در اینجا درک تعامل مدیریت چابک (Agile) به عنوان یک فلسفه کار با مشتری در نزدیک ترین حالت ممکن و در عین حفظ یکپارچگی سازمان با تعریف فرایندهای درست و حساب شده است.

در سیستم‌های مدیریت امروزی شما نمی‌توانید خودتان را در قالب یک پارادایم خاص منزوی کنید. باید از پاردایم‌های مولتی دیسیپلین (چند رشته یا میان رشته ای) استفاده کنید. در اینجا منظور ما تعاملی منطقی میان مدیریت چابک و مدیریت فرایندهاست.

طبیعیست که تعریف هر کدام از این روش‌های مدیریتی دقت نظر و حوصله زیادی می‌خواهد، اما الزاما درک عمیق از هر دو برای موفقیت کسب و کار شما نیاز نیست.

اکنون ابزارهای مفید در هر دو زمینه و حتی زمینه‌های تعاملی ارائه شده اند. ابزارهائی که برای تعامل مدیریت فرایند‌های کسب و کار و مدیریت چابک (Agile-BPMT) ارائه می‌شوند این امکان را به شما می‌دهند که بتوانید تمامی ارتباطات لازم از خواسته مشتری تا یکپارچه سازی تیم را مدیریت و کنترل کنید.

آیا تعامل مدیریت چابک کسب و کار موثر است؟

در عین حال که دوست دارم بگویم:«قطعاً چنین تعاملی موثر است!» اما باید کمی دست نگهدارم و با عبارت «بستگی دارد» کارم را ادامه بدهم. اگر کسب و کار شما خصوصیات زیر را دارد این ترکیب مدیریت مفید است:

• مشتریان شما خواسته‌های متنوعی دارند که روش‌های استاندارد پاسخگوئی به آن‌ها مفید نیست؛
• شما می‌توانید خواسته‌های مشتریان را به فرایند تبدیل کنید؛ (برخی از مواقع این کار یا از نظر زمانی و یا از نظر مفهومی امکان پذیر نیست، برای مثال به سختی می‌توان تعریف دقیقی از فرایندهای حقوقی و یا روابط اخلاقی در قالب فرایند ارائه داد)؛
• سیستم و ابزار دقیقی دارید که امکان تبدیل خواسته به فرایند را به شما می‌دهد؛
• تیم پیوسته و یکپارچه ای با درک مفاهیم مدیریت چابک و تعهد به اتمام فرایندها دارید.
• مشتریان شما خواسته‌های قابل درکی دارند یا با مشاوره می‌توانید به یک خواسته مشخص برسید (در کارهای خلاقانه رسیدن به نتیجه شاید با مفهوم فرایند تقابل داشته باشد).

اگر سیستم شما از نظر اصول یکسان و نحوه ارائه متغییر است (مانند برنامه نویسی سیستم‌های رایانه ای)، شما توانائی کار خوب با فرایندها را دارید، در غیر این صورت بهتر است که در گام نخست مبنای کار را بر روی روش‌های مدیریت چابک قرار دهید و بعد از پیشرفت کار و رسیدن به اصول و مبنای مشخص به سراغ مدیریت فرایندهای کسب و کار و نیز ابزارهای مرتبط بیایید.

آیا محدودیتی در تعامل مدیریت چابک و مدیریت فرایند وجود دارد؟

بله! در این تعامل هم مانند سایر روش‌های مدیریتی محدودیت‌هائی وجود دارد که در ادامه می‌توان به برخی از آن‌ها اشاره کرد:

• مدیریت چابک به یک تیم چابک احتیاج دارد و این گاهی در دسترس نیست و یا تیم انعطاف پذیری لازم را ندارد؛
• کنترل و مدیریت مشتری کار سختی است به خصوص اگر مسئله خلاقانه باشد و یا با موضوعات اخلاقی و غیر فرایندی درگیر باشد؛
• مدیریت زمان زیادی را باید برای تعریف فرایندهای کوتاه مدت صرف کند؛
• هزینه‌های تصمیم گیری بالا می‌رود و تیم و مشتری شاید نتوانند به سرعت به جواب‌های قطعی برسند؛
• محدودیت‌های زمانی همیشگی و دائمی هستند؛
• شما باید هر لحظه منتظر تغییر نظر مشتری باشید!

با این حال این به معنای شکست این تعامل نیست. بسیاری از اوقات تغییرات و نظرات مشتریان اختلاف‌های کمتر از 20 درصد با مشتریان دیگر را دارند. گاهی صرفاً ارتباط در جهت تکمیل کارها با مشتری کافیست و همچنین ابزارهای کنونی نیز بسیار توسعه یافته اند و امکان مانورهای مدیریتی مختلفی را به شما می‌دهند.

ما اینجا هستیم دقیقا در کنار شما

اگر شما هم به فکر بهره گیری از این راهکارها هستید، و در درک آن‌ها به مشاوره بیشتری نیاز داریم. ما و تیم مان در کنارتان است. هر آنچه که بخواهید از ایده تا ابزارها و راهکارهای پیاده سازی را می‌توانید از ما طلب کنید. تیم مشاورین کبیر آماده ارائه بهترین‌ها به شما هستند.

آنچه از مقاله مدیریت چابک کسب و کار آموختیم:

متدولوژی چابک BPM راهی عالی برای دور شدن از ساختار منظم و استحکام BPM سنتی و سوق دادن سازمان برای انعطاف پذیری بیشتر است. علاوه بر این، کارکنان شما می توانند منابع فکری خود را روی همان مشکل متمرکز کنند، بدون اینکه صبر کنند تا کسی کار را تمام کند و سپس آن را دریافت کند. به این ترتیب، آنها منتظر نیستند ببینند چه کسی چه چیزی را اول تمام می کند. اگر کاری وجود دارد که باید انجام شود، حتی اگر در صف شخص دیگری باشد، آن‌ها هم آزادند آن را باز کنند.