مدیریت فرایند کسب و کار چابک؛ هر آنچه که باید بدانید!
- تیر ۱۴, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
پیش از آنکه به بررسی عبارت مدیریت فرایند کسب و کار چابک بپردازیم، بگذارید با معرفی هر کدام از آنها آغاز کنیم. مدیریت فرایند کسب و کار یا (Business Process management) یکی از شاخه‌های مدیریتی پرکاربرد در بهینه سازی و افزایش بهره وری سازمانی است. در این دیدگاه سازمان‌ها نه به عنوان یک کلیت بلکه به عنوان سیستمی متشکل از فرایندهای زیرمجموعه دیده می‌شوند.
در این تفکر سعی بر آن شده تا به جای مدیریت بر کلیت سازمان بر روی فرایندها تمرکز شود و باور بر این است که با بهبود هر فرایند، نتایج و بهره‌وری سازمان نیز بهبود پیدا می‌کند.
تا کنون مقالات و کتب زیادی در زمینه مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM نگارش شده و ابزارهای مختلفی نیز در این زمینه توسعه پیدا کرده است (که به دلیل راحتی در تبدیل این نظریه به راهکارهای نرم افزاری بوده است). با این حال مسئله چابکی یا (Agile) هنوز به عنوان یک چالش در این زمینه مطرح است.
مدیریت چابک یکی از پر تقاضا ترین موضوعاتی است که در سازمان‌های کنونی مطرح می‌شود. محیط پر رقابت امروز سبب شده است که مشتریان خواسته‌های متفاوتی داشته باشند، آنها هر کدام نیازهای متنوعی را مطرح می‌کنند و پاسخگوئی به شیوه‌های استاندارد و از پیش تعیین شده عملاً ممکن نیست یا در صورت امکان تمام خواسته‌های مشتریان را پاسخ نمی‌دهد.
سیستم مدیریت چابک یا Agile Management راهکاریست که سعی در رفع این نقض و کمبود دارد. به همین دلیل مدیریت فرایند کسب و کار چابک مطرح شد.
از خواسته مشتری تا فرایند سازمانی
همانطور که گفته شد، نیاز و خواسته مشتریان در پروژه‌ها می‌تواند متغیر و نسبت به دیگر مشتریان نیز متفاوت باشد. تعامل با مشتریان امروز مدیران را به سمت بهره گیری از شیوه‌های مدیریت چابک سوق داده است.
در این میان هر خواسته‌ای باید در یک فرایند کاری قرار بگیرد که موضوع رشته مدیریت فرایندهای کسب و کار است.
این رویارویی سبب ایجاد سیستم‌هایی شد که در عین چابکی، دنبال کننده هر فرآیندی هستند.
گرچه به نظر مدیریت فرآیندهای کسب و کار و مدیریت چابک متمایز هستند، اما تشابه‌ها و تعاملات زیادی نیز با هم دارند.
تفاوت و تشابه مدیریت فرایند کسب و کار و چابک
- هر دو این شاخه مدیریت، باور به کار تیمی و همکاری دارند، گرچه در مدیریت فرایند، همکاری در قالب فرایندها و در مدیریت چابک همکاری در میان اعضای تیم دیده می‌شود.
- مدیریت چابک به ارتباط تنگاتنگ مشتری با پیشرفت کار باور دارد، مدیریت فرایند نیز این ارتباط را در قالب یک فرایند تکراری می‌بیند و مشتری را یکی از ورودی‌های در نظر می‌گیرد.
- مدیریت فرایند کسب و کار سعی در کشف فرایندهای موثر در کار دارد؛ مدیریت چابک نیز فرایندها و تیم همکار در آن را به عنوان عناصر اصلی در کار باز می‌شناسد.
- هر دو سیستم بر ایجاد بدنه دانش مشترک باور دارند.
- در هر دو سیستم معیار ارزشمند هر کار و یا فرایند بازدهی آن است.
ترکیب این دو مفهوم با هم ما را به مفهوم کلی‌تر مدیریت فرایند کسب و کار چابک یا (Agile-BPM) می‌رساند.
این مفهوم که در ادامه به صورت دقیقتری توضیح داده می‌شود سعی می‌کند که خواست مشتریان (ارثیه مدیریت چابک) را در قالب یک فرایند کاری (ارثیه مدیریت فرایند) دنبال کند. چگونگی این تعامل در ادامه توضیح داده شده است.
تعامل مدیریت فرایند کسب و کار و مدیریت چابک
چابکی رمز ماندگاری است. اگر سازمان شما چابک نباشد، حتما از پاسخگوئی به مشتریان خود باز می‌مانید. در این میان هر سازمانی نیز برای رسیدن به نتیجه باید بتواند فرایندهای تعریف شده خود را به نتیجه برساند.
صحبت ما در اینجا درک تعامل مدیریت چابک (Agile) به عنوان یک فلسفه کار با مشتری در نزدیک ترین حالت ممکن و در عین حفظ یکپارچگی سازمان با تعریف فرایندهای درست و حساب شده است.
در سیستم‌های مدیریت امروزی شما نمی‌توانید خودتان را در قالب یک پارادایم خاص منزوی کنید. باید از پاردایم‌های مولتی دیسیپلین (چند رشته یا میان رشته ای) استفاده کنید. در اینجا منظور ما تعاملی منطقی میان مدیریت چابک و مدیریت فرایندهاست.
طبیعیست که تعریف هر کدام از این روش‌های مدیریتی دقت نظر و حوصله زیادی می‌خواهد، اما الزاما درک عمیق از هر دو برای موفقیت کسب و کار شما نیاز نیست.
اکنون ابزارهای مفید در هر دو زمینه و حتی زمینه‌های تعاملی ارائه شده اند. ابزارهائی که برای تعامل مدیریت فرایند کسب و کار چابک (Agile-BPMT) ارائه می‌شوند این امکان را به شما می‌دهند که بتوانید تمامی ارتباطات لازم از خواسته مشتری تا یکپارچه سازی تیم را مدیریت و کنترل کنید.
آیا تعامل مدیریت فرایند چابک موثر است؟
در عین حال که دوست دارم بگویم:«قطعاً چنین تعاملی موثر است!» اما باید کمی دست نگهدارم و با عبارت «بستگی دارد» صحبتم را ادامه بدهم. اگر کسب و کار شما چنین خصوصیاتی دارد این ترکیب مدیریت مفید است:
- مشتریان شما خواسته‌های متنوعی دارند که روش‌های استاندارد پاسخگوئی به آنها مفید نیست؛
- شما می‌توانید خواسته‌های مشتریان را به فرایند تبدیل کنید؛ (برخی از مواقع این کار یا از نظر زمانی و یا از نظر مفهومی امکان پذیر نیست، برای مثال به سختی می‌توان تعریف دقیق از فرایندهای حقوقی و یا روابط اخلاقی در قالب فرایند ارائه داد)؛
- سیستم و ابزار دقیقی دارید که امکان تبدیل خواسته به فرایند را به شما می‌دهد؛
- تیم پیوسته و یکپارچه ای با درک مفاهیم مدیریت چابک و تعهد به اتمام فرایندها دارید.
- مشتریان شما خواسته‌های قابل درکی دارند یا با مشاوره می‌توانید به یک خواسته مشخص برسید (در کارهای خلاقانه رسیدن به نتیجه شاید با مفهوم فرایند تقابل داشته باشد).
اگر سیستم شما از نظر اصول یکسان و از نظر نحوه ارائه متغییر است (مانند برنامه نویسی سیستم‌های رایانه ای)، شما توانائی کار خوب با فرایندها را دارید، سیستم‌ها و ابزارهای این کار را نیز دارید و تیمی دارید که به درک بالائی از خواسته مشتری و فرایند رسیده باشد.
مدیریت فرایند کسب و کار چابک یک راهکار عالی است، در غیر این صورت بهتر است که در گام نخست مبنای کار را بر روی روش‌های مدیریت چابک قرار دهید و بعد از پیشرفت کار و رسیدن به اصول و مبنای مشخص به سراغ مدیریت فرایندهای کسب و کار و نیز ابزارهای مرتبط بیائید.
آیا محدودیتی در مدیریت کسب و کار چابک وجود دارد؟
بله! در این تعامل هم مانند سایر روش‌های مدیریتی محدودیت‌هائی است که در ادامه می‌توان به برخی از آنها اشاره کرد:
- مدیریت چابک به یک تیم چابک احتیاج دارد و این گاهی در دسترس نیست و یا تیم انعطاف پذیری لازم را ندارد؛
- کنترل و مدیریت مشتری کار سختی است به خصوص اگر مسئله خلاقانه باشد و یا با موضوعات اخلاقی و غیر فرایندی درگیر باشد؛
- مدیریت، زمان زیادی را باید برای تعریف فرایندهای کوتاه مدت صرف کند؛
- هزینه‌های تصمیم گیری بالا است و تیم و مشتری شاید نتواند به سرعت به جواب‌های قطعی برسد.
- محدودیت‌های زمانی همیشگی و دائمی هستند؛
- شما باید هر لحظه منتظر تغییر نظر مشتری باشید!
با این حال این به معنای شکست این تعامل نیست. بسیاری از اوقات تغییرات و نظرات مشتریان اختلاف‌های کمتر از 20 درصد با مشتریان دیگر نشان می‌دهند.
گاهی صرفاً ارتباط در جهت تکمیل کارها با مشتری کافی است و همچنین ابزارهای کنونی نیز بسیار توسعه یافته‌اند و امکان مانورهای مدیریتی مختلفی را به شما می‌دهند.
ما اینجا هستیم دقیقا در کنار شما
اگر شما هم به فکر بهره گیری از این راهکارها هستید، و در درک آنها به مشاوره بیشتری نیاز دارید. ما و تیم مان در کنارتان هستیم. هر آنچه که بخواهید از ایده تا ابزارها و راهکارهای پیاده سازی را می‌توانید از ما بخواهید. تیم مشاورین کسب و کار کبیر آماده ارائه بهترین‌ها به شما هستند.
منابع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
