اهمیت جیرا برای منابع انسانی؛ کاربرد جیرا در مدیریت HR

جیرا اغلب برای پیگری وظایف در بخش IT استفاده می شود، اما تیم های غیر فنی نیز می توانند از آن بهره مند شوند. یکی از این کاربردها را می‌توان جیرا برای منابع انسانی، بهینه سازی فرآیندهای استخدام و جذب استعدادهای ایده آل دانست.

البته ابزارهای بی شماری برای مدیریت منابع انسانی وجود دارد. این نکته بسیار مهم است که پیاده سازی آنها  آسان باشد و همه کارکنان در منابع انسانی بتوانند در سریع ترین زمان ممکن از آنها استفاده کنند.

اما ابزارهای جدید معمولاً نیازمند نصب، آموزش یا دانش بیشتری هستند. اما اگر شرکت شما قبلاً از جیرا استفاده کرده باشد چه؟ پس منطقیست که از انعطاف جیرا در حوزه منابع انسانی یا مدیریت متقاضی نیز استفاده کنید.

جیرا – سلاح همه منظوره در مدیریت فرآیند و پروژه

در شرکت ها معمولا از تعداد زیادی ابزار استفاده می شود؛ اما آنها نه تنها بودجه ماهانه را به فنا می‌برند، بلکه توسط کارمندان نیز قابل استفاده نیستند. با توجه به پیچیدگی همه برنامه های مورد استفاده، معمولاً معرفی ابزارهای جدید برای هر بخش منطقی نیست.

انتخاب درست یک ابزار، تعیین کننده‌ی سرنوشت یک سازمان و بیزنس است؛ چرا که می‌تواند بسیاری از فرایندها را کوتاه کرده و شما را بهتر به منظورتان برساند.

یکی از این ابزارها جیرا است. ابزاری که با سرعت بخشیدن و کوتاه‌تر کردن فرآیندهای پیش رو، هزینه‌ها را کاهش و درآمد شما رو چندین برابر می‌کند.

چرا جیرا برای منابع انسانی یک ابزار مدیریت کامل است؟

نرم افزار جیرا در ابتدا به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه فناوری اطلاعات راه اندازی شد و به طور مداوم با گزینه های بیشتری گسترش یافت.

از ابزاری که عمدتاً در فناوری اطلاعات استفاده می‌شد، بالاخره ابزاری با کمک افزونه‌ها، ادغام‌ها و به‌روزرسانی‌های متعدد پدید آمد که تقریباً هر نوع پروژه و فرآیندی را می‌شد با آن ترسیم کرد.

دلایلی که جیرا برای مدیریت منابع انسانی بسیار مفید و کاربردی است را در ادامه خواهید خواند:

اتوماسیون: صرفه جویی در زمان انجام کارهای تکراری

در مدیریت خدمات جیرا، شما به عنوان یک مدیر منابع انسانی به راحتی می‌توانید یک پروژه (به عنوان مثال برنامه های کاربردی) ایجاد کنید و آن را بر اساس نیاز خود پیکربندی کنید. حتی می‌توانید در بردهای کانبان یا اسکرام وضعیت‌های مختلف مراحل پروژه را نمایش دهید.

 

اعلان های خودکار – ایمیل، اسلک، تیم های مایکروسافت

هنگامی که یک اپلیکیشن جدید ساخته می شود، می توان از یک اتوماسیون ساده برای ارسال اعلان به متقاضی از طریق ایمیل استفاده کرد و شما به عنوان مدیر منابع انسانی یک اعلان را در ابزار ارتباط داخلی مورد علاقه خود مانند اسلک یا تیم‌های مایکروسافت دریافت خواهید کرد.

تغییر خودکار مسئولیت ها و پروژه مرتبط در صورت تغییر وضعیت

فرآیند اپلیکیشن تنها بخش کوچکی از منابع انسانی است. پس از آن، معمولاً استخدام ها، نظرسنجی رضایت کارمندان، اخراج و تعدیل و غیره وجود دارد.

این فرآیندها همچنین می توانند با کمک جیرا سازماندهی و دیجیتالی شوند. به عنوان مثال، لحظه ای که متقاضی فرآیند درخواست را با موفقیت طی کرد، تیکت جیرا می تواند برای استخدام به پروژه جداگانه‌ای منتقل شود و در صورت لزوم، کارمند مسئول به طور خودکار تغییر کند.

نقشه گردش کار منابع انسانی در جیرا

رویه‌ها و فرآیندهای ذکر شده در جیرا (مدیریت خدمات) به عنوان گردش کار نقشه‌برداری می‌شوند که سپس می‌توان آن‌ها را در قالب یک تابلوی کانبان تجسم کرد.

به این ترتیب همیشه می‌توانید تیکت‌های فعال را پیگیری کنید و مطمئن شوید که هیچ متقاضی جدیدی را از دست نداده‌اید یا مراحل مهم را در فرآیند پذیرش بیشتر فراموش نکرده‌اید.

گردش کار در جیرا مزایای بیشتری دارد. برای مثال، می‌توان آن‌ها را به گونه‌ای پیکربندی کرد که، برای مثال، قبل از اینکه متقاضی/کارمند در طول فرآیند حرکت کند، تمام مراحل لازم پردازش شوند. به عنوان مثال، کارمندان جدید فقط پس از امضای قرارداد خود تجهیزاتشان را دریافت کنند، یا اینکه متقاضیان فقط پس از غربالگری تلفنی به یک قرار ملاقات در دفتر دعوت شوند.

فواید و مزایای جیرا برای منابع انسانی

جیرا برای منابع انسانی به شکل‌های مختلفی می‌تواند مفید باشد:

ساده کردن دسترسی به خدمات

تیم های منابع انسانی اولین نقطه تماس برای یک کارمند جدید هستند و هنگامی که یک کارمند جدید سؤالاتی داشته باشد، احتمالاً برای کسب اطلاعات در مورد دسترسی به سیستم های جدید، نحوه دریافت تجهیزات سخت افزاری و موارد دیگر با تیم منابع انسانی تماس می گیرد.

تیم‌های فناوری اطلاعات می‌توانند با HR کار کنند تا از طریق کاتالوگ خدمات، خدمات خودکار سرتاسری را آغاز کنند. در مدیریت خدمات جیرا، تیم‌ها می‌توانند یک پورتال با تعدادی منطقه خدماتی برای تیم‌های مختلف راه‌اندازی کنند که مدیریت خدمات را برای کل کسب‌وکار به ارمغان می‌آورد.

کارمندان می توانند به جای اتلاف وقت با مراجعه به چندین نفر، یک لپ تاپ جدید درخواست کنند و به طور خودکار آن را با چند کلیک ساده مسیریابی، تأیید و تهیه کنند.

هر تیم می‌تواند میز خدمات مخصوص به خود را داشته باشد و عوامل پشت صحنه، سخت کار می‌کنند تا سرعت ارائه خدمات را افزایش دهند.

ایجاد ثبات در استخدام و تعدیل

درخواست‌های ورود و خروج کارکنان با استفاده از مدیریت خدمات جیرا کارآمد و مقیاس‌پذیر هستند. با معرفی اتوماسیون گردش کار برای این فرآیندها، منابع کمتری به کارمندان بیشتری خدمت می‌کند.

چندین دپارتمان مانند منابع انسانی و فناوری اطلاعات به یکدیگر متصل می‌شوند تا یک جریان دنباله دار ایجاد کنند و هر مرحله کار بعدی را آغاز می کند.

حفظ امنیت بیشتر

اطلسین از مدیریت خدمات جیرا برای ردیابی موارد حساس روابط کارکنان استفاده می کند. تیم‌های منابع انسانی با مجموعه‌ای از درخواست‌های حساس که فقط یک یا دو چشم نیاز به دیدن آنها دارند، سروکار دارند.

برای اینکه منابع انسانی بتواند هر مورد را تا حدی حل و فصل کند، یک فضای امن برای مستندسازی و ردیابی رویدادهای مرتبط با موضوع گزارش شده مورد نیاز است.

با راه‌حل سیستم مدیریت منابع انسانی در مدیریت خدمات جیرا، آنها می‌توانند یک میز خدمات محرمانه برای مدیریت پرونده با استفاده از مجوزها برای مدیریت افرادی که می‌توانند درخواست‌ها را مشاهده و پیدا کنند و در مورد آن نظر بدهند، راه‌اندازی کنند.

در حالی که کارمندان، یک پورتال واحد را برای دسترسی به کمک می بینند، مدیریت خدمات جیرا به تیم ها کمک می کند تا پیچیدگی را در پشت صحنه پنهان کنند. مدیریت خدمات جیرا به تیم‌های منابع انسانی کمک می‌کند تا منابع خود را بهتر تخصیص دهند و بر روی کار با ارزش‌تر متمرکز بمانند- از فرم‌های دریافت به‌خوبی طراحی‌شده که می‌تواند حجم درخواست‌ها را تا ۷۰ درصد کاهش دهد تا خودکار کردن نحوه جریان داده‌ها در تمام تیم‌های مورد نیاز.

کاهش انجام کارهای تکراری

تیم‌های فناوری اطلاعات و منابع انسانی برای ترسیم فرآیندهای رایج برای تعیین نقطه شروع، همکاری می‌کنند. گردآوری سوالات متداول (پرسش های متداول) و ایجاد یک پایگاه دانش یک پیروزی فوق‌العاده برای بسیاری از تیم ها است.

با وجود پرسش‌های متداول و فرم‌های درخواست مفصل، اطمینان حاصل می‌شود که منابع انسانی اطلاعاتی را که برای انجام سریع کارهایشان نیاز دارند، دریافت می‌کنند.

آنچه در مقاله جیرا برای منابع انسانی آموختیم:

جیرا برای منابع انسانی بسیار کاربرد دارد. با مدیریت خدمات جیرا می توانید به راحتی فرآیند منابع انسانی خود را بدون نیاز به تغییر سیستم دیجیتالی و خودکار کنید. علاوه بر این، جیرا انواع ادغام ها و پلاگین ها را ارائه می دهد که می‌توانید ابزارهای ارتباطی پرکاربرد خود را با آنها ادغام کنید.