OKR برای جیرا چه فوایدی دارد و چگونه آن را فعال کنیم؟
- خرداد ۲, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
شاید مفهوم جیرا و OKR برای جیرا عبارت تازه‌ای نباشد اما بسیاری از کسب و کارها همچنان از به کار بردن آن در سازمان خود اجتناب می‌کنند.
OKR ها اهداف تجاری ما را نشان می دهند و جهت کسب و کار ما را تعیین می کنند. OKR برای جیرا ساده‌ترین و مؤثرترین راه برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها برای مدیریت OKR است. با این کار می توانید به سرعت، پیشرفت OKR های خود را در جیرا مشاهده کنید.
امروز قصد داریم از فواید استفاده OKR برای جیرا و چگونگی فعال سازی آن برای شما مطالبی را بیان کنیم. اما در ابتدا لازم است کمی با مفهوم OKR و اهمیت آن آشنا شویم. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
مفهوم OKR چیست؟
OKR یک روش هدف گذاری مشترک است که توسط تیم ها و افراد برای تعیین اهداف چالش برانگیز و جاه طلبانه با نتایج قابل اندازه گیری استفاده می شود. OKR ها همان نحوه ردیابی پیشرفت، ایجاد همسویی و تشویق مشارکت افراد حول اهداف قابل اندازه گیری هستند.
چه در مورد عملیات اداری صحبت کنیم، چه مهندسی نرم افزار یا سازمان های غیرمنتفع، OKR ها برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح شرکت یکسان عمل می کنند. علاوه بر این OKR ها می توانند برای اهداف شخصی نیز به کار برده شوند.
فواید OKR برای جیرا چیست؟
OKR ها روش‌های چابکی برای تعیین اهداف هستند، زیرا اجازه می دهند تا در تعیین اهداف تیم ها و لایه های سازمانی، توانمندسازی و انعطاف پذیری وجود داشته باشند. OKR برای جیرا به شما کمک می‌کند تا:
- تیم‌های تجاری و فناوری اطلاعات را در جیرا هماهنگ کنید
- به شما این قدرت را می دهد که اهدافی را با هر تعداد سطح تودرتو ایجاد کنید تا اولویت های سازمان شما را منعکس کند
- می‌توانید به سادگی اهداف خود را ایجاد، نتایج کلیدی را اضافه و آنها را به ایشوهای جیرا متصل کنید
- به شما این امکان را می‌دهد تا در زمان خود برای جابجایی بین تعداد بی پایان ابزار صرفه جویی کنید
- می توانید به طور خودکار پیشرفتتان را در رسیدن به اهداف دنبال کنید و به دیگران یک مسیر روشن برای موفقیت بدهید
امکانات OKR برای جیرا
- امکان ایجاد و ردیابی تعداد نامحدودی OKR در جیرا بدون هیچ ابزار خارجی
- به روز کردن خودکار پیشرفت اهداف و نتایج کلیدی براساس وضعیت وظایف جیرا
- ایجاد پیوند بین OKR ها
- استفاده از سلسله مراتب برای سازماندهی بصری OKR ها در سراسر شرکت
- اضافه کردن برچسب به منظور تسهیل شناسایی و فیلتر سرعت، محصول، بخش یا هر چیز دیگری
- ایجاد تیم و تنظیم مجوزهایی برای کنترل افرادی که می توانند OKR ها را مشاهده و ویرایش کنند
- به روز کردن KRها با داده های منابع خارجی از طریق API
- صادر کردن داده های OKR از طریق API به ابزار BI
- ایجاد گزارش های OKR در Confluence
چگونه OKR ها را با جیرا و کانفلوئنس ست کنیم؟
چندین برنامه برای OKR موجود است. اما اگر تازه‌کار هستید و می‌خواهید با ابزارهایی که در حال حاضر دارید کار کنید، می‌توانید اهداف خود را با استفاده از یک الگوی (تمپلیت) اولیه پروژه جیرا به همراه کانفلوئنس ترسیم کنید.
مرحله 1: یک پروژه جدید در جیرا ایجاد کنید
گزینه Create Project را در تب Projects در نوار بالای جیرا انتخاب کنید. به دلیل برد ساده و ویژگی‌های کشیدن و رها کردن الگوی پروژه کانبان توصیه می‌کنیم از این برد استفاده کنید.
بعد از انتخاب الگو (تمپلیت)، یکی از دو نوع پروژه – تحت مدیریت تیم یا تحت مدیریت شرکت را انتخاب کنید. پروژه های تحت مدیریت تیم، به وسیله تیم در حال عملیات نگهداری می شود.
این پروژه‌ها از پیکربندی ساده‌تری استفاده می‌کنند و نیازی به ادمین ندارند؛ بنابراین بهترین انتخاب برای تیم‌هایی هستند که می‌خواهند کنترل کامل بر فرآیندهای خود داشته باشند و با سرعت خودشان پیش بروند.
پروژه‌های تحت مدیریت شرکت، کمی پیچیده‌تر هستند و اجازه اسپرینت‌های موازی و ایشوهایی که از چندین پروژه استخراج می‌شوند را می‌دهند.
این پروژه ها به شما این امکان را می دهند که کنترل کاملی بر انواع موضوع و فیلدهای سفارشی داشته باشید. حتی می توانید گردش کار، وضعیت و انتقال ایشوی خود را سفارشی کنید.
با این حال، پروژه های تحت مدیریت شرکت فقط توسط مدیران جیرا قابل راه اندازی و نگهداری هستند.
در مرحله بعد، جزئیات پروژه را با درج نام پروژه و سطح دسترسی پر کنید.
گزینه ای را که به شما امکان اتصال مخازن، اسناد و موارد دیگر را می دهد، علامت بزنید. این یک فضای اختصاصی در کانفلوئنس ایجاد می کند که می توانید از آن برای پیش نویس OKR های خود و پیگیری اهداف گذشته استفاده کنید.
می‌توانید به کارهای متصل در برگه‌های Pages، Code یا On-call در پروژه جیرا خود دسترسی داشته باشید. از طرف دیگر، می توانید یک صفحه در هر نقطه از کانفلوئنس ایجاد کنید و آن را به پروژه جیرا پیوند دهید.
مرحله 2: از اپیک ها به عنوان اهداف و از موضوعات به عنوان نتایج کلیدی استفاده کنید
قبل از فهرست کردن OKR های خود، چندین جزئیات وجود دارد که باید آنها را سفارشی کنید.
برای غیر ادمین‌ها، می توانید از اپیک به عنوان اهداف و از وظایف به عنوان نتایج کلیدی استفاده کنید. اما اگر ادمین جیرا هستید، می‌توانید به سادگی نام اپیک را در قسمت Issues > Issue Types به Objectives تغییر دهید.
برگه نقشه راه در نوار کناری سمت چپ به عنوان یک نمای کلی از OKR های شما عمل می کند. شما می توانید سلسله مراتب OKR خود را ببینید و نتایج کلیدی را با آن هدف متمایز کنید.
حفظ سلسله مراتب بصری به صورت واضح مهم است. از این گذشته، هرچه OKR های شما قابل مشاهده‌تر، شفاف تر و به روزتر باشند، حفظ آن ها در ذهن آسان تر خواهد بود.
برای جزئیات بیشتر در مورد نتایج کلیدی، به تب برد (board) مراجعه کنید. اینجاست که ویژگی صفحه کانبان مفید واقع می‌شود – چرا که می‌توانید به راحتی مسائل و وظایف را در دسته‌های پیشرفت مربوطه بکشید و رها کنید.
همچنین می‌توانید در صورت نیاز گردش کار خود را با اضافه کردن وضعیت‌های اضافی در زیر گزینه برد پیکربندی واقع در گوشه سمت راست بالا سفارشی کنید.
مرحله 3: یک صفحه کانفلوئنس ایجاد کنید و آن را به جیرا متصل کنید
ایجاد یک صفحه کانفلوئنس به شما فضای زیادی برای ترسیم جزئیات هنگام برنامه ریزی چرخه OKR بعدی‌تان می دهد.
اگر هنگام ایجاد پروژه جیرا در مرحله اول گزینه ایجاد فضای کانفلوئنس را انتخاب کرده اید، می توانید از آن فضا استفاده کنید. در غیر این صورت، می توانید به سادگی با رفتن به برگه صفحات پروژه و انتخاب گزینه ایجاد صفحه، یک فضای جدید در کانفلوئنس ایجاد کنید.
این کار به طور خودکار صفحه کانفلوئنس شما را به پروژه جیرا پیوند می دهد. اگرچه بیشتر صفحات کانفلوئنس، خالی شروع می شوند، اما نیازی به صرف زمان برای ایجاد نمودار OKR از ابتدا ندارید.
کانفلوئنس یک الگو برای OKR ها دارد – اگر مطمئن نیستید چگونه شروع کنید، از آن به عنوان پایه استفاده کنید. می توانید این مورد را در قسمت تمپلیت‌های بیشتر پیدا کنید، سپس به گزینه OKRها بروید.
مرحله 4: صفحه خود را گسترده کنید
الگوی کانفلوئنس از یک قالب جدول ساده برای فهرست کردن اهداف، نتایج کلیدی و مالک تیم خود و همچنین یک معیار امتیازدهی اولیه برای شما استفاده می کند.
اهداف، نتایج کلیدی و جدول زمانی خود را تا حد امکان با جزئیات تکمیل کنید. به یاد داشته باشید که مالک را برای هر OKR در فضای ارائه شده تگ کنید. این کار به عنوان یادآوری برای پاسخگویی به OKR ها عمل می کند.
هر چرخه را با یک برچسب متفاوت تگ کنید تا همه چیز مرتب باشد. این کار به شما کمک می کند به راحتی بک لاگ خود را فیلتر کنید. می توانید این کار را با اختصاص دادن برچسب به هر کار در جیرا در زیر جزئیات انجام دهید.
مرحله 5: ایشوها را در جیرا بر اساس صفحه کانفلوئنس ایجاد کنید
شما می‌توانید با قرار دادن لینک در اپیک‌ها یا ایشوهای موجود در جیرا، ایشوهایی را در کانفلوئنس ایجاد کنید، یا می‌توانید خط را در جدول کانفلوئنس برجسته کنید و ایجاد ایشو را انتخاب کنید که در بالای قسمت برجسته شده ظاهر می‌شود. مطمئن شوید که پروژه و نوع ایشو را درست انتخاب کرده اید.
برای همه OKR ها ایشو ایجاد کنید. این کار به شما کمک می کند تا وضعیت هر OKR (چه به عنوان کارهایی که باید انجام شوند، در حال انجام، یا انجام شده) را مستقیماً در کانفلوئنس مشاهده کنید. اگر این کار را به درستی انجام شده باشید، باید بتوانید لیست اهداف، نتایج کلیدی و ایشوها را در برگه نقشه راه در پروژه جیرا ببینید.
مطممئن شوید که نتایج کلیدی مناسب به اهداف اصلی مربوطه اختصاص داده شده باشد. اگر ایشوهایی را از کانفلوئنس ایجاد کرده اید، ممکن است نتایج کلیدی شما به یک هدف اختصاص داده نشود.
برای رفع این مشکل، به برد خود بروید، جایی که لیست کاملی از وظایف را پیدا خواهید کرد. وظایف محول شده با نام هدفشان (اپیک) یکی هستند و با رنگ بنفش هایلایت شده‌اند.
اگر وظایف خاصی وجود دارد که باید برای تکمیل یک نتیجه کلیدی انجام شود، می‌توانید ایشوی چایلد را زیر هر یک اضافه کنید.
با کلیک کردن روی لینک ایشوها می‌توانید OKRهای خود را به سایر ایشوهای جیرا از پروژه‌های دیگر، صفحات وب و موارد دیگر مرتبط کنید.
مرحله 6: وظایف خود را در جیرا به روز کنید
صفحه کانفلوئنس به عنوان یک خلاصه گزارش عمل می کند و هر بار که یک کار جیرا از برای انجام به در حال انجام و انجام شده در می‌آید، به طور خودکار به روز می شود.
همچنین، به یاد داشته باشید که هر به‌روزرسانی که در ستون وضعیت فعلی در کانفلوئنس انجام می‌دهید، در جیرا منعکس نخواهد شد.
پیگیری OKR ها را از امروز شروع کنید
در حالی که راه‌های دیگری برای پیگیری OKR در جیرا وجود دارد، پیکربندی یک برد جیرا برای ردیابی اهداف و نتایج کلیدی بهترین راه بدون نیاز به دانلود برنامه‌های اضافی است.
با این حال، برنامه هایی مانند OKR برای جیرا نیز امکان ردیابی مستقیم آنها را با استفاده از قالب ها و سفارشی سازی های آماده شده آسان می کنند.
جیرا برای OKR می‌تواند یک داشبورد مشترک ایجاد کند که به ترکر پیشرفت و جدول زمانی مجهز شده و شما می‌توانید چگونگی پیشبرد هر هدف در طول چرخه‌اش را مشاهده کنید.
اگر به این مطلب علاقه‌مند شدید و تصمیم دارید OKR برای جیرا را در کسب و کار خود راه بیاندازید همین حالا با گروه مشاورین کسب و کار کبیر تماس بگیرید.
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
