خودکارسازی فرایند؛ سفر ضروری شما به سمت تحول دیجیتال
- تیر ۴, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
یکی از آرزوهای بزرگ هر کارآفرین این است که فرآیندها را کارآمد و قابل اعتماد کند تا نتایج را بهبود بخشد. برای انجام این کار، سرمایه گذاری در خودکارسازی فرآیند ضروری است. از این گذشته، کاهش وظایف یدی، بهینه سازی منابع و کنترل اطلاعات بخش‌های کلیدی موفقیت هر کسب و کاری است. اما خودکارسازی فرآیند چیست؟ اهمیت آن چیست؟ چگونه آن را در شرکت پیاده سازی کنیم؟ با ما همراه باشید تا پاسخ پرسش‌های خود را بیابید.
اتوماسیون فرآیند چیست؟
اتوماسیون فرآیند شامل استفاده از منابع تکنولوژیکی است که امکان یکپارچه سازی اطلاعات کسب و کار را به منظور بهبود کنترل داده‌ها و فرآیندهای شرکت، از جمله گردش کار، منابع و سودآوری فراهم می‌کند.
به طور کلی، با اتوماسیون، کارهای کاملاً دستی و در نتیجه بهینه سازی زمان رخ می‌دهد. علاوه بر این، قابلیت اطمینان بیشتری برای اطلاعات و بهبود در مدیریت فراهم خواهد شد.
اهمیت اتوماسیون چیست؟
برای رشد شرکت، دسترسی آسان مدیران به اطلاعات و مهمتر از همه قابل اعتماد بودن آنها ضروری است. به همین دلیل، اتوماسیون مهم است زیرا دسترسی آسان مدیران به اطلاعات مربوط به کسب و کار و ملزومات مورد نیاز برای تصمیم گیری صحیح را فراهم می‌کند.
اتوماسیون همچنین به بهینه سازی منابع، استانداردسازی گردش کار، کاهش شکست، انطباق شرکت با الزامات قانونی و شناسایی سرمایه گذاری‌های خوب کمک می‌کند.
چگونه فرآیندها را خودکار کنیم؟
مانند همه تغییرات، اتوماسیون نیاز به برنامه ریزی و استراتژی دارد. برای خودکارسازی فرایندها می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:
برنامه ریزی
قبل از هر تغییری، باید برنامه ریزی کنید. در این مرحله، تفکر در مورد فرآیندها و تجزیه و تحلیل آنها ضروری است. به این ترتیب، می‌توان یک دید کلی از کسب و کار داشت، گلوگاه‌ها و بهبودهایی را که می‌توانید برای بهینه سازی منابع انجام دهید، شناسایی کنید.
به عنوان مثال، اطلاعات غیرمتمرکز در شرکت‌ها بسیار رایج است که موجب افزایش کار دستی و صرف زمان زیادی می‌شود. این عدم تمرکز منجر به استفاده ناکافی از سرمایه انسانی می‌شود که می توانست بهتر استفاده شود.
نقشه برداری
پس از برنامه ریزی اولیه، از تمام فرآیندهای داخلی، به ویژه آنهایی که ناکارآمد و قابل بهبود هستند، نقشه برداری کنید. در این مرحله باید مشخص کنید که آیا کارکنان به مشورت با چندین منبع اطلاعاتی به طور مکرر نیاز دارند یا خیر.
لیستی از کارهای تکراری انجام شده و همچنین کارهایی که به صورت دستی انجام می شوند و غیر ضروری هستند و لیستی از فرآیندهایی که به دلیل غیبت یک متخصص خاص در شرکت قطع می‌شوند، ایجاد کنید.
شروع کردن با ساده ترین فرایندها
اتوماسیون فرآیندها در هر شرکتی باید به تدریج انجام شود. بنابراین، شما باید با کارهای ساده‌تر شروع کنید، مانند کارهایی که بیش از حد دستی و تکراری هستند و کار انسانی در آن ارزش افزوده کمی دارد.
ایجاد فرهنگ اتوماسیون
موفقیت تغییرات به مشارکت کارکنان نیز بستگی دارد. بنابراین، فرهنگ خودکارسازی فرآیند را در شرکت ایجاد کنید و متخصصان را از این موضوع آگاه کنید که این تغییرات بر شغل آنها تأثیری ندارد، اما وظایف آنها را آسان‌تر کرده و به رشد شرکت کمک می‌کند.
به یاد داشته باشید که تغییرات نیاز به زمان دارند و برای ایجاد موفقیت باید آنها را زیر نظر داشت. بنابراین، باید صبور باشید چرا که اتوماسیون به سازگاری همه افراد درگیر بستگی دارد.
برای اینکه همه چیز به بهترین شکل انجام شود، باید از یک شرکت متخصص در خودکارسازی فرآیند کمک بگیرید. این شرکت باید دارای متخصصانی باشد که می‌توانند واقعیت کسب و کار شما را درک کنند و بهترین راه حل‌ها را ارائه دهند.
کدام فرآیندهای تجاری را می‌توانیم خودکار کنیم؟
اتوماسیون‌ها در پیروی از مراحل تعریف‌شده عالی هستند. بنابراین، شما می توانید هر فرآیند تجاری مبتنی بر قانون را خودکار کنید.
فعالیت ها یا وظایف موقت یا یکباره کاندیدای خوبی برای اتوماسیون فرآیند نیستند. این فناوری بیشتر برای کارهای تکراری با مراحل، توالی و قوانین رسمی، مناسب است.
در ادامه برخی از حوزه‌هایی که اغلب از اتوماسیون فرآیند سود می‌برند، آورده شده است:
استخدام
ابزارهای خودکارسازی فرآیند می‌توانند به ساده‌سازی فعالیت‌های مختلف استخدام، از جمله توانایی آپلود رزومه‌ها به سرعت و به صورت کارآمد و پردازش سریع ارزیابی‌ها، رد کردن یا پیگیری‌ها کمک کنند تا بتوانید بهترین استعدادها را پیدا کرده و به دست آورید.
پذیرش و آموزش کارکنان
از پردازش سوابق گرفته تا انطباق و آموزش، اتوماسیون فرآیند به ساده سازی وظایف استخدام و پذیرش کمک می‌کند. این کار منجر به توسعه سریعتر یک کارمند متعهد و سازنده می‌شود.
فرآیندهای پرداخت و حقوق و دستمزد
در چند سال گذشته، تعداد کارمندان دورکار، افزایش چشمگیری داشته است. فرآیندهای خودکار می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا هم فعالیت‌های منظم حقوق و دستمزد و هم پرداخت پیمانکاران و فروشندگان خارجی را ساده کنند.
برنامه ریزی نیروی کار
این مورد یک نوع مبارزه برای مدیریت برنامه ریزی کارمندان است – به ویژه در مکان‌ها و بخش‌های مختلف. امکان همگام سازی درخواست‌های مرخصی و سفرهای کاری در بخش‌ها به این معنی است که غیبت‌ها پوشش داده می‌شوند و تیم‌های منابع انسانی و حقوق و دستمزد می‌توانند وظایف مدیریت را بهتر خودکار کنند.
تجربه‌ی مشتری
در یک فضای رقابتی، اگر مشتریان شما با دردسرها و تاخیر مواجه شوند، راحت‌تر از همیشه شما را ترک کنند. اتوماسیون فرآیند به ایجاد تجربه مشتری شخصی‌تر و انتقال سریع و دقیق مشتریان از طریق جریان‌های فرآیند کمک می‌کند.
انطباق و وظایف نظارتی
انواع فرآیندهای تجاری باید به انطباق و الزامات قانونی پایبند باشند. راه‌حل‌های خودکارسازی فرآیند، فایل‌ها را ثبت می‌کند و یک دنباله داده قابل مشاهده از خود باقی می‌گذارد، که نظارت و بررسی این فعالیت‌ها را در زمان واقعی آسان‌تر می‌کند.
به عنوان مثال، قبل از اینکه به خدمه تعمیر و نگهداری اجازه داده شود به عملیات نیروگاه دسترسی پیدا کنند، مدیران می‌توانند تأیید کنند که همه سیستم‌های بالقوه خطرناک پروتکل‌های ایمنی لازم برای خاموش کردن را با موفقیت تکمیل و ثبت کرده اند.
مزایای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، تنگناهایی را که منجر به از دست رفتن زمان و درآمد می شود، از بین می‌برد. بهبود در کارایی و کنترل به همه جنبه‌های سازمان گسترش پیدا خواهد کرد – از افزایش بهره‌وری و انطباق تا تجربه و عملکرد بهتر مشتری.
در ادامه 10 مزیت اصلی اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را برای شما بیان کرده‌ایم:
صرفه جویی در زمان
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به میزان زیادی در زمان کارکنان شما صرفه جویی می‌کند و به شما امکان می‌دهد هوشمندتر کار کنید، نه سخت‌تر.
وقتی ماشین‌ها برای انجام وظایف مکرر و مبتنی بر قوانین کار کنند، کارمندان زمان بیشتری برای تمرکز روی کارهای نیازمند تفکر و خلاقیت دارند.
افزایش سود
با اینکه فرآیندهای معمول برای عملکرد هر شرکت ضروری است، اما برای مشتریان شما ارزش ایجاد نمی‌کند و انجام دستی این فرآیندها اغلب منجر به از دست دادن سود می‌شود.
با اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند سودآوری خود را با واگذاری وظایف پیش پا افتاده به ماشین‌ها و صرف زمان بیشتر برای فعالیت‌هایی که برای مشتریانشان ارزش می‌آفرینند ، افزایش دهند.
بهره وری بالاتر
سازمان‌هایی که برای خودکارسازی فرآیندها به فناوری تکیه می‌کنند نیز شاهد افزایش بهره‌وری هستند. دلیل اصلی این است که ماشین‌ها می توانند چندین کار را به طور همزمان انجام دهند و در نتیجه سرعت فرآیندها را افزایش می دهند.
با تکیه بر فناوری برای کمک به برخی از وظایف، کارمندان نیز کارهای بیشتری را در همان زمان انجام خواهند داد.
کارایی بیشتر
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به شرکت ها کمک می‌کند تا وظایف خسته کننده را با حداقل منابع انجام دهند. شرکت‌ها با هزینه‌های پایین‌تر، نتایج سریعتر و قابل‌اعتمادتری به دست می‌آورند، بنابراین کارایی را به طور قابل توجهی بهبود می‌بخشند.
به حداقل رساندن خطاها
حتی تواناترین و ماهرترین کارمندان هم اشتباه می‌کنند. عدم توجه، غیبت، فراموشی و چندوظیفه بودن همگی می‌توانند مانع عملکرد درست کارمندان شود – به خصوص در هنگام انجام کارهای معمول.
برخلاف انسان‌ها، کامپیوترها فراموش نمی‌کنند. به علاوه، آنها هرگز خسته و حواس پرت نمی‌شوند. بنابراین، خودکارسازی فرآیندها به شرکت ها کمک می‌کند تا احتمال خطای انسانی را به طور چشمگیری کاهش دهند.
استاندارد سازی بهتر
کارمندان مختلف اغلب فرآیندهای مشابهی را به روش‌های مختلف انجام می‌دهند. اما متأسفانه این راه‌ها همیشه کارآمدترین نیستند.
از سوی دیگر، راه حل‌های اتوماسیون همیشه مراحل یکسانی را برای تکمیل وظایف دنبال می‌کنند و هرگز از قوانینی که شما تعریف می‌کنید دور نمی‌شوند. از این رو، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار می‌تواند به شما در استانداردسازی فرآیندها، دستیابی به نتایج ثابت و افزایش شفافیت در سراسر سازمان کمک کند.
سوابق قابل حسابرسی
راه حل های اتوماسیون هر مرحله از فرآیند را در یک مسیر حسابرسی ثبت می‌کنند. که این امکانات را فراهم می‌کنند تا:
- هر مرحله از فرآیند را دنبال کنید
- ببینید چه کسی و چه زمانی چه کاری انجام داده
مسیرهای حسابرسی نه تنها مسئولیت‌پذیری و امنیت داده‌ها را ارتقا می‌دهند، بلکه به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا موافقت خود را در مورد کنترل‌های رسمی نشان دهند.
انطباق بهبود یافته
راه حل‌های اتوماسیون انطباق با مقررات را ساده می‌کند و با استفاده از کنترل‌های امنیتی مانند رمزگذاری و کنترل دسترسی مبتنی بر نقش، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا الزامات حفاظت از داده های GDPR را برآورده کنند.
به علاوه، ویژگی‌هایی مانند حذف خودکار داده‌ها، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا تعهدات قانونی خود را در مورد حفظ داده‌ها انجام دهند.
تجربه بهتر برای مشتری
راحتی و دسترسی سریع به محصولات و خدمات برای مشتریان امروزی بیشترین اهمیت را دارد.
اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار زمان پاسخگویی سریعتر، شخصی‌سازی مبتنی بر داده‌ها و ثبات را در کانال‌های مختلف امکان‌پذیر می‌کند. این کار، تجربه مشتری را بهبود می‌بخشد و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا خود را از رقبا متمایز کنند.
بهبود مقیاس پذیری
فرآیندهای دستی به اندازه کافی مقیاس پذیر نیستند و به راحتی ممکن است مانع رشد کسب و کار شوند. برای مثال، صورت حساب دستی صد مشتری به منابع بسیار بیشتری نسبت به صورت حساب ده مشتری نیاز دارد، و شرکت‌ها همیشه نمی‌توانند با آن مقابله کنند.
از سوی دیگر، فرآیندهای خودکار مقیاس پذیر هستند. ماشین‌ها می توانند چندین کار را بسیار سریعتر از هر انسانی به صورت همزمان انجام دهند.
بنابراین، به راحتی می‌توانند افزایش قابل توجهی را در حجم کار، تقاضا و پایگاه مشتری تحمل کنند.
کلام آخر
دستیابی به اتوماسیون فرآیند یک رکن اساسی در هر سفر موفقیت آمیز تحول دیجیتال است. مکنزی اخیراً یک نظرسنجی از رهبران صنعت که با موفقیت به اهداف اتوماسیون فرآیندهای تجاری خود دست یافته بودند، انجام داد. در این مطالعه مشخص شد که اساساً در هر مورد، موفقیت‌ها دارای سه مولفه استراتژیک مشترک هستند:
- اتوماسیون باید به عنوان یک اولویت استراتژیک در کل سازمان اتخاذ شود، نه اینکه فقط در سیلوها به عنوان راهی برای رسیدگی به چند فرآیند مجزا مورد بررسی قرار گیرد.
- اتوماسیون فرآیند باید بر روی کارآمد کردن فناوری برای مردم متمرکز باشد، نه برعکس
- بازار به ویژه بازار کنونی غیرقابل پیش بینی است، بنابراین تمرکز بر مقیاس پذیری برای موفقیت اتوماسیون فرآیند پایدار ضروری است.
خودکارسازی فرایند مانند تمامی سفرهای تحول کسب و کار، لزومی ندارد یکباره اتفاق بیفتد. ضروری‌ترین قدم این است که برای مدیریت تغییرات و برقراری ارتباط با اهداف و نقاط عطف به وضوح تعریف شده در کل نیروی کار خود آماده باشید.
منابع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
