مستند سازی پروژه؛ از معرفی تا اهمیت و موارد کاربرد

مستند سازی پروژه بخش جدایی‌ ناپذیر هر پروژه موفقی است. این فرایند شامل ثبت و سازماندهی اطلاعات مربوط به پروژه از ابتدا تا انتهاست. مستند سازی پروژه به ذینفعان پروژه کمک می‌کند تا درک روشنی از اهداف پروژه، دامنه، جدول زمانی، بودجه و ریسک‌ها داشته باشند و به عنوان یک ابزار ارتباطی ارزشمند بین اعضای تیم پروژه، مشتریان و سایر ذینفعان استفاده شود.
در این مقاله سعی شده تا علاوه بر بیان اهمیت و فواید مستند سازی پروژه به آموزش انجام و معرفی نمونه و نرم افزار در این زمینه بپردازیم. تا انتها با ما همراه باشید.

مستند سازی پروژه چیست؟

برای مستند سازی پروژه مهم نیست از کدام روش استفاده می‌کنید، چند مرحله کلیدی وجود دارد که برای پردازش اسناد، آنها را رعایت کنید.

مراحل مستند سازی پروژه

مراحل شناسایی پروژه به شرح زیر می باشد:

جمع آوری ملزومات و نگهداری آنها در یک مخزن

اول از همه، اسناد پروژه شما باید در مکانی جمع آوری شوند تا اعضای تیم و سایر ذینفعان بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. می توانید فرآیند مستند سازی پروژه را با اسنادی که در همه جا پخش شده اند، در زنجیره های ایمیل، اسناد Word، پیام های Slack، فایل های PDF و موارد دیگر آغاز کنید.

بسیار مهم است که تمام اسناد خود را در یک مخزن متمرکز بیاورید که به عنوان یک منبع از عمل کند تا کارمندان بتوانند هر زمان که سؤالی دارند آنها را بررسی کنند.

توصیف روند و مراحل پروژه

در مرحله بعد، مطمئن شوید که توضیحات مفصلی از فرآیند مدیریت پروژه و مراحل آن را ارائه کرده اید. مراحل مختلف فرآیند مدیریت پروژه، همگی به انواع مختلفی از اسناد، از برنامه ریزی تا اجرا و تکمیل نیاز دارند. به عنوان مثال، منشور پروژه شما چیزیست که در ابتدای پروژه نوشته می شود در حالی که گزارش مشکلات شما در طول چرخه عمر پروژه ایجاد و به روز می شود.

سازماندهی اطلاعات بر اساس مراحل و موضوعات

هنگامی که اسناد پروژه را ایجاد کردید، از ابزار مستند سازی پروژه برای سازماندهی اطلاعات در مراحل و موضوعات استفاده کنید. انواع مختلف اسناد مانند به روز رسانی وضعیت پروژه و منشور پروژه، بسته به اینکه در چه مرحله ای از فرآیند برنامه ریزی پروژه هستند در بخش های مختلفی قرار دارند.

همکاری با تیم در بررسی ها

مستندات پروژه شما باید یک تلاش گروهی باشد. حتی اگر شما یک مدیر پروژه هستید که وظیفه ایجاد مجموعه ای از اسناد پروژه را دارد، می توانید از مشارکت تیم خود در بررسی هایی که به بهبود مستندات شما کمک می کند بهره مند شوید.

آنها می توانند به شما بگویند که چه چیزی نامشخص است، چه چیزی در مستندات پروژه شما وجود ندارد و چه چیزی قدیمی است. اسناد نادرست می تواند به اعتبار پروژه شما آسیب برساند و اعضای تیم شما را سردرگم کند، بنابراین چنین بررسی هایی ضروری است.

انتشار اسناد، اضافه کردن برچسب ها و نمایه سازی

هنگامی که اسناد پروژه خود را به یک استاندارد خوب رساندید، آن را در یک پورتال اسناد منتشر کنید و مطمئن شوید که برچسب ها را اضافه کرده و با جستجو فهرست بندی می کنید.

اسناد شما باید برای هر کسی که به دنبال آن است به راحتی پیدا شود و مقالات مرتبط را برای کشف بهتر محتوا نشان دهد.

حفظ و به روز رسانی اسناد

این آخرین مرحله در نحوه تهیه اسناد برای یک پروژه است. اسناد پروژه شما مانند یک موجود زنده است که برای جامعیت و تازگی باید به طور مداوم به روز و نگهداری شود. یک ساعت برای هر کار اختصاص دهید تا مستندات خود را مرور کنید و اسنادی را که می‌توانند از بازبینی سود ببرند شناسایی کنید. اسناد خاصی مانند گزارش مشکل یا گزارش مدیریت تغییرات خود را به روز نگه دارید.

بهترین نرم افزار برای مدیریت پروژه چیست؟

برای مدیریت پروژه از نرم افزارهای مختلفی می توان استفاده کرد. انتخاب بهترین نرم‌ افزار مستند سازی به عوامل مختلفی مانند اندازه تیم، پیچیدگی پروژه، بودجه و نیازهای خاص هر پروژه بستگی دارد.

قبل از انتخاب، بهتر است نیازهای خود را به دقت مشخص کرده و سپس نرم‌ افزارهایی را که بیشترین تطابق را با نیازهای شما دارند، انتخاب کنید. در ادامه علاوه بر معرفی به کاربرد نرم افزار های مختلف در مستند سازی خواهیم پرداخت:

1- کانفلوئنس

یکی از محبوب‌ ترین ابزارهای مستند سازی و همکاری تیمی کانفلوئنس است.این نرم افزار امکان ایجاد صفحات، فضای کاری و ساختار سلسله مراتبی برای سازماندهی اطلاعات را
به همراه قابلیت ویرایش همزمان چندین کاربر به شما می دهد.

2- Notion

notion یک ابزار همه کاره برای یادداشت‌ برداری، مدیریت پروژه و مستند سازی است
که قابلیت ایجاد داشبوردهای سفارشی و پایگاه‌های دانش را به شما می دهد و دارای
انعطاف‌ پذیری بالا در طراحی و سازماندهی اطلاعات است.

3- Google Docs

گوگل داکس یک ابزار رایگان و شناخته شده برای ایجاد و ویرایش اسناد به صورت آنلاین است که امکان همکاری همزمان چندین کاربر را به شما می دهد.
از این ابزار برای یکپارچه‌ سازی با سایر محصولات گوگل نیز می توان استفاده کرد.

4- GitHub

گیت هاب در اصل برای مدیریت کد منبع استفاده می‌شود، اما قابلیت مستند سازی قوی نیز دارد. از جمله قابلیت های آن می توان به امکان ایجاد ویکی، ایجاد صفحات و ایجاد شاخه‌های مختلف برای نسخه‌های مختلف مستندات اشاره کرد.

نمونه مستند سازی پروژه

برای اینکه با نمونه عملی مستند سازی آشنا شوید، در ادامه برای شما یک نمونه مستند سازی پروژه آورده ایم. این نمونه، مستند سازی یک پروژه توسعه اپلیکیشن موبایل برای یک فروشگاه آنلاین است:

تعریف پروژه

• نام پروژه: توسعه اپلیکیشن موبایل فروشگاه آنلاین X
• هدف پروژه: ایجاد یک اپلیکیشن موبایل برای فروشگاه آنلاین X به منظور افزایش فروش و بهبود تجربه کاربری مشتریان.
• مخاطبان هدف: کاربران گوشی‌های هوشمند اندرویدی و iOS که به دنبال خرید محصولات فروشگاه X هستند.

اهداف پروژه

• افزایش فروش محصولات فروشگاه به میزان 20% در طی 6 ماه آینده.
• بهبود تجربه کاربری مشتریان با ارائه یک رابط کاربری ساده و جذاب.
• افزایش وفاداری مشتریان از طریق ارائه خدمات شخصی‌سازی شده.

دامنه پروژه

• توسعه اپلیکیشن موبایل برای سیستم عامل‌های اندروید و iOS
• طراحی رابط کاربری جذاب و کاربر پسند
• پیاده‌ سازی سیستم پرداخت آنلاین امن
• یکپارچه‌ سازی با سیستم مدیریت محتوای فروشگاه

الزامات فنی

• پلتفرم: اندروید و iOS
• زبان برنامه‌نویسی: Swift (iOS), Kotlin (Android)
• پایگاه داده: MySQL
• سرور: Node.js
• ابزارهای توسعه: Xcode, Android Studio, Git

مستندات فنی

• شرح فنی سیستم: توضیح کاملی از معماری سیستم، فناوری‌های مورد استفاده و نحوه کارکرد سیستم.
• نمودارهای کلاس: نمایش روابط بین کلاس‌های مختلف در برنامه.
• کد منبع: کدهای نوشته شده برای توسعه اپلیکیشن.
• مستندات API: توضیح نحوه تعامل اپلیکیشن با سایر سیستم‌ها.

مستندات تست

• موارد تست: لیستی از موارد تست برای اطمینان از عملکرد صحیح اپلیکیشن.
• نتایج تست: گزارش نتایج تست‌ها.

گزارش نهایی پروژه

• خلاصه‌ای از کل پروژه
• نتایج حاصل شده
• درس‌های آموخته شده
• پیشنهادات برای بهبود

چگونه مستند سازی پروژه را به یک فرهنگ تبدیل کنیم؟

توسعه فرهنگ مستند سازی پروژه یک عادت و طرز فکر مداوم است که باید پرورش داده شود. برای شروع، روی مهمترین فرآیندهایی تمرکز کنید که بر ارزش پیشنهادی اصلی و تجربه مشتری شما تأثیر می‌گذارد. افرادی که مسئولیت، بهره مندی یا مدیریت فرآیندها را در فرآیند مستندسازی دارند، مشارکت دهید و نظرات و بازخورد آنها را جویا شوید. از زبان، قالب‌ها و ابزارهای ساده برای دسترسی آسان، به‌ روزرسانی و اشتراک‌ گذاری اسناد استفاده کنید.

آنچه از مقاله مستند سازی پروژه آموختیم:

مستند سازی پروژه یک جزء حیاتی از هر پروژه موفق است. این فرآیند نه تنها به ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به پروژه کمک می‌کند، بلکه ابزاری قدرتمند برای ارتباط مؤثر با ذینفعان، مدیریت دانش و بهبود مستمر فرآیندها است. مستند سازی دقیق و جامع، شفافیت را افزایش می‌دهد، از دوباره‌ کاری جلوگیری می‌کند و به تیم پروژه کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌ تری بگیرند.
مستند سازی پروژه به عنوان یک سرمایه‌ گذاری ارزشمند در نظر گرفته می‌شود که مزایای آن در طول چرخه حیات پروژه و حتی پس از اتمام آن قابل مشاهده است. با صرف زمان و تلاش کافی برای مستند سازی مناسب، سازمان‌ها می‌توانند از مزایای متعددی از جمله افزایش کارایی، کاهش ریسک‌ها، بهبود کیفیت و افزایش رضایت ذینفعان بهره‌مند شوند.

منابع:

document360.com