فرایند کاوی چیست و چرا برای کسب و کارها واجب است؟

شاید این سوال برایتان پیش آمده باشد که فرایند کاوی چیست و به چه کار می‌آید. بگذارید اینگونه آغاز کنم. سازمان‌ها – از استارت‌آپ‌های ناب گرفته تا فناوری‌های بزرگ – تنها زمانی می‌توانند به حداکثر بهره‌وری نزدیک شوند و فرآیندهای تجاری کلیدی را بهبود بخشند که بدانند روند کارشان واقعاً چگونه است.

انسان‌ها به تنهایی نمی‌توانند استخراج و تجزیه و تحلیل داده ها را به اندازه کافی سریع انجام دهند تا سازمان‌های خود را رقابتی کنند.

با فرآیند کاوی، سازمان‌ها می‌توانند به جای اینکه تحت فرضیات عمل کنند، آنچه را که واقعاً در فرآیندهایشان اتفاق می‌افتد، افشا کنند. آنها سپس می‌توانند علل اصلی تنگناها را در زمان واقعی شناسایی و منابع و مقیاس خود را با بهره وری و اطمینان کامل بهینه کنند.

فرایند کاوی چیست؟

فرآیند کاوی تکنیکیست برای کشف، نظارت و بهبود فرآیندهای واقعی که با استخراج دانش در دسترس از گزارش رویدادهای سیستم های اطلاعاتی طراحی شده است. با ترکیب داده کاوی و تجزیه و تحلیل فرآیند، سازمان‌ها می‌توانند داده‌های گزارش را از سیستم‌های اطلاعاتی خود استخراج کنند تا عملکرد فرآیندهای خود را درک و گلوگاه‌ها و سایر زمینه‌های بهبود را آشکار کنند.

فرآیند کاوی از یک رویکرد مبتنی بر داده برای بهینه‌سازی فرآیند استفاده می‌کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که در تصمیم‌گیری خود در مورد تخصیص منابع برای فرآیندهای موجود، هدفمند باقی بمانند.

سیستم‌های اطلاعاتی، مانند برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) یا ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، دنباله حسابرسی فرآیندها را با داده‌های گزارش مربوطه ارائه می‌دهند. فرآیند کاوی از این داده‌های سیستم‎‌های فناوری اطلاعات برای ایجاد یک مدل فرآیند یا نمودار فرآیند استفاده می‌کند.

از اینجا، فرآیند end-to-end مورد بررسی قرار می‌گیرد و جزئیات آن و هر گونه تغییرات، مشخص می‌شود. الگوریتم‌های تخصصی همچنین می‌توانند بینشی در مورد علل ریشه‌ای انحراف از هنجار ارائه دهند.

این الگوریتم‌ها و تجسم‌سازی‌ها، موجب می‌شود تا مدیریت متوجه شود که آیا فرآیندها مطابق با اهداف کار می‌کنند یا نه و اگر کار نمی‌کنند آنها را با اطلاعاتی برای توجیه و تخصیص منابع لازم برای بهینه‌سازی آنها مسلح کنند.

آن‌ها همچنین می‌توانند فرصت‌هایی برای گنجاندن اتوماسیون فرآیند رباتیک در فرآیندها کشف کنند و هر گونه ابتکار اتوماسیون را برای یک شرکت تسریع کنند.

فرآیند کاوی شامل چه مواردی است؟

به طور کلی فرایند کاوی شامل موارد زیر است:

• کشف خودکار فرآیند (استخراج مدل‌های فرآیند از گزارش رویداد)
• بررسی انطباق (پایش انحرافات با مقایسه مدل و گزارش)
• شبکه اجتماعی/استخراج سازمانی
• ساخت خودکار مدل‌های شبیه سازی
• تعمیر مدل
• پیش بینی موردی
• توصیه های مبتنی بر تاریخ

انواع فرایند کاوی کدامند؟

به طور کلی می‌توان انواع فرایند کاوی را به سه دسته تقسیم بندی کرد: اکتشاف، انطباق و بهبود

کشف

کشف فرآیند از داده‌های گزارش رویداد برای ایجاد یک مدل فرآیند بدون تأثیر عوامل خارجی استفاده می‌کند. تحت این طبقه بندی، هیچ مدل فرآیند قبلی برای اطلاع از توسعه یک مدل فرآیند جدید وجود نخواهد داشت. این نوع فرآیند کاوی به طور گسترده پذیرفته شده است.

انطباق

بررسی انطباق تأیید می‌کند که آیا مدل فرآیند مورد نظر در عمل منعکس شده است یا نه. این نوع فرآیند کاوی توصیف فرآیند را با یک مدل فرآیند موجود بر اساس داده‌های گزارش رویداد مقایسه و هرگونه انحراف از مدل مورد نظر را شناسایی می‌کند.

بهبود

این نوع فرآیند کاوی استخراج سازمانی یا استخراج عملکرد نیز نامیده می‌شود. در این طبقه از فرآیند کاوی، اطلاعات اضافی برای بهبود مدل فرآیند موجود استفاده می‌شود. به عنوان مثال، خروجی بررسی انطباق می‌تواند به شناسایی تنگناها در یک مدل فرآیند کمک کند و به مدیران اجازه دهد تا فرآیند موجود را بهینه کنند.

چرا فرآیند کاوی مهم است؟

افزایش فروش تنها راه کسب درآمد نیست. روش‌های شش سیگما و ناب همچنین نشان می‌دهند که چگونه کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌تواند بازگشت سرمایه (ROI) را نیز افزایش دهد.

فرآیند کاوی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا این هزینه‌ها را با کمی کردن ناکارآمدی‌های مدل‌های عملیاتی خود کاهش دهند و به رهبران این امکان را می‌دهد تا در مورد تخصیص منابع تصمیمات عینی بگیرند.

کشف این تنگناها نه تنها می‌تواند هزینه‌ها را کاهش دهد و بهبود فرآیند را تسریع کند، بلکه می‌تواند نوآوری بیشتر، کیفیت و حفظ مشتری بهتر را به همراه داشته باشد.

با این حال، از آنجایی که فرآیند کاوی هنوز یک رشته نسبتا جدید است، هنوز موانعی برای غلبه بر آن وجود دارد. برخی از این چالش ها عبارتند از:

کیفیت داده

یافتن، ادغام و غربالگری داده‌ها معمولاً برای فعال کردن فرآیند کاوی مورد نیاز است. داده‌ها ممکن است در منابع مختلف توزیع شوند.

همچنین ممکن است ناقص یا حاوی برچسب یا جزئی از یک کل باشند. محاسبه این تفاوت‌ها برای اطلاعاتی که یک مدل فرآیند به دست می‌دهد، مهم است.

انحراف مفهومی

گاهی اوقات فرآیندها در حین تجزیه و تحلیل تغییر می‌کنند که منجر به انحراف مفهومی می‌شود.

مزایای فرآیند کاوی چیست؟

فناوری فرآیند کاوی مزایای بالقوه بسیاری را به سازمان ها ارائه می‌دهد از جمله:

کاهش هزینه ها

با آشکار کردن ناکارآمدی‌ها، تنگناها و وظایفی که می‌توانند از اتوماسیون سود ببرند، سازمان‌ها می‌توانند هزینه‌های عملیاتی خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهند.

افزایش شفافیت

فرآیند کاوی به ذینفعان کمک می‌کند تا داده‌های مناسب را بیابند و بینش عملی ایجاد کنند. این یک سطح بالاتر از شفافیت را در بین فرآیندهای خاص و همچنین در سطح سازمانی فراهم می‌کند.

بهبود مدیریت عملکرد

خودکارسازی مجموعه شاخص‌های کلیدی عملکرد. ذینفعان می‌توانند به طور مداوم فرآیندها را در زمان واقعی نظارت کنند.

افزایش چابکی

فرایند کاوی به شما اجازه می‌دهد تا جریان‌های فرآیندی را که کارآمدتر از “جریان اصلی” هستند شناسایی کنید و آنها را در سطح شرکت گسترش دهید.

تجارب مشتری بهبود یافته

سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر به ریشه‌های مشکلات دست یابند. این کار به آن‌ها اجازه می‌دهد تا سریع‌تر عمل کنند و خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهند.

انطباق بهبود یافته

حسابرسی پرهزینه و زمان بر است. این فناوری می‌تواند داده‌ها را سریعتر تجزیه و تحلیل کند و ذینفعان می‌توانند مسائل مربوط به انطباق را در زمان واقعی شناسایی کنند.

فرآیند کاوی در مقابل داده کاوی در مقابل مدیریت فرآیند کسب و کار

فرآیند کاوی در تقاطع مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و داده کاوی قرار دارد. در حالی که فرآیند کاوی و داده کاوی هر دو با داده کار می کنند، دامنه هر مجموعه داده متفاوت است.

فرآیند کاوی به طور خاص از داده‌های گزارش رویداد برای تولید مدل‌های فرآیندی استفاده می‌کند که می‌توانند برای کشف، مقایسه یا بهبود یک فرآیند معین استفاده شوند. در حالیکه دامنه داده کاوی بسیار گسترده‌تر است و به مجموعه‌های مختلف داده گسترش می‌یابد و برای مشاهده و پیش‌بینی رفتارها، داشتن برنامه‌های کاربردی در ریزش مشتری، تشخیص تقلب و تجزیه و تحلیل سبد بازار استفاده می‌شود.

فرآیند کاوی رویکردی مبتنی بر داده‌ی بیشتر برای BPM دارد که در طول تاریخ بیشتر به صورت دستی مدیریت شده است. BPM عموماً داده‌ها را به‌طور غیررسمی از طریق کارگاه‌ها و مصاحبه‌ها جمع‌آوری می‌کند و سپس از نرم‌افزار برای مستندسازی گردش کار به عنوان نقشه فرآیند استفاده می‌کند.

از آنجا که داده‌هایی که این نقشه‌های فرآیند را نشان می‌دهند، کیفی‌تر هستند، فرآیند کاوی رویکرد کمی‌تری را برای یک مشکل فرآیند به ارمغان می‌آورد و فرآیند واقعی را از طریق داده‌های رویداد شرح می‌دهد.

 

موارد استفاده از فرایند کاوی

تکنیک‌های فرآیند کاوی برای بهبود جریان فرآیند در طیف گسترده‌ای از صنایع استفاده می‌شود. از آنجا که نقشه‌های فرآیند، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برجسته‌تر می‌کنند و بر عملکرد آنها تأثیر می‌گذارند، کسب‌وکارها تشویق می‌شوند تا ناکارآمدی‌های عملیاتی خود را دوباره بررسی کنند. برخی از موارد استفاده از فرایند کاوی عبارتند از:

آموزش

فرآیند کاوی با نظارت و ارزیابی عملکرد و رفتارهای دانش‌آموزان، مانند مدت زمانی که دانش‌آموز برای مشاهده مطالب کلاس صرف می‌کند، می‌تواند به شناسایی برنامه‌های درسی مؤثر درسی کمک کند.

امور مالی

موسسات مالی از نرم افزار فرآیند کاوی برای بهبود فرآیندهای بین سازمانی، حسابرسی حساب‌ها، افزایش درآمد و گسترش پایگاه مشتریان خود استفاده می‌کنند.

کارهای عمومی

فرآیند کاوی برای ساده کردن فرآیند صورتحساب پروژه‌های عمومی که سهامداران مختلفی مانند شرکت‌های ساختمانی، کسب‌وکارهای نظافت و دفاتر محیط ‌زیست را درگیر می‌کنند، استفاده می‌شود.

توسعه نرم افزار

از آنجا که فرآیندهای مهندسی معمولاً به هم ریخته هستند، فرآیند کاوی می‌تواند به وضوح به تشخیص یک فرآیند مستند کمک کند. همچنین می‌تواند به مدیران فناوری اطلاعات کمک کند تا بر فرآیندها و درست کار کردن سیستم‌ها نظارت کنند.

مراقبت های بهداشتی

فرآیند کاوی توصیه هایی برای کاهش پروسه درمانی بیماران ارائه می‌دهد.

تجارت الکترونیک

فرایند کاوی می‌تواند بینشی در مورد رفتارهای خریدار و توصیه‌های دقیقی برای افزایش فروش ارائه دهد.

تولید

فرآیند کاوی می‌تواند به تخصیص درست منابع بر اساس ویژگی‌های محصول کمک کند و به مدیران اجازه دهد تا عملیات تجاری خود را تغییر دهند. همچنین می‌تواند بینشی نسبت به زمان تولید، تخصیص مجدد منابع مثل فضای ذخیره سازی، ماشین آلات یا کارگران به دست آورد.

آنچه از مقاله فرایند کاوی آموختیم:

به یاد داشته باشید که فرآیند کاوی تنها بخشی از مدرن کردن سازمان است زیرا نیاز به اتوماسیون در سراسر تجارت و عملیات فناوری اطلاعات گسترش یافته است. حرکت به سمت اتوماسیون بیشتر باید با پروژه‌های کوچک و قابل اندازه‌گیری موفق شروع شود؛ بعد از آن می‌توانید آن‌ها را برای سایر فرآیندها و در بخش‌های دیگر سازمان خود مقیاس‌بندی و بهینه کنید.

منبع:

https://www.celonis.com

https://www.ibm.com