آشنایی با مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار
- اردیبهشت ۱, ۱۴۰۳
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
هنگام راه اندازی یک کسب و کار، چالش‌های زیادی وجود دارد. یکی از دلایلی که بسیاری از آن‌ها در سال اول بهره‌برداری شکست می‌خورند، عدم موفقیت در سیستم سازی است. در این مقاله در مورد مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار مطالب مفیدی را با شما در میان خواهیم گذاشت. تا انتها با ما همراه باشید.
منظور از سیستم سازی کسب و کار چیست؟
توانایی استفاده موثر از منابع موجود برای موفقیت در کسب و کار مهم است. این کار، زمانی به بهترین وجه انجام می‌شود که یک کسب و کار سیستم‌ها و فرآیندهای مناسبی را برای هدایت کار در اختیار داشته باشند.
اگر صاحب یک کسب و کار به اندازه کافی برای توسعه و ایجاد این سیستم‌ها و فرآیندها سرمایه گذاری نکند، احتمال وقوع اشتباهات بیشتر شده و منجر به اتلاف زمان و منابعی می‌شود که کسب و کار نباید از دست بدهد.
سیستم سازی یک کسب و کار مستلزم زمان و تلاش واقعی است، اما آن‌قدرها هم که فکر می‌کنید پیچیده نیست. ناگفته نماند، این سیستم سازی، با بازدهی عظیمی همراه است که امکان بهینه سازی و خودکارسازی عملیات را فراهم کرده و به تیم شما فرصت بیشتری می‌دهد تا روی آن‌چه ممکن است برای موفقیت کسب و کار شما حیاتی‌تر باشد تمرکز کنید.
مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار
مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار بسیار زیاد هستند. اما ابتدا به مزایای آن در کسب و کار اشاره خواهیم کرد و سپس به سراغ معایب آن خواهیم رفت. از جمله این مزایا به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
افزایش بهره وری
سیستم‌سازی کسب و کار مستلزم مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها است. تشریح گام به گام فرآیندها به شما این امکان را می‌دهد که اشتباهات و اقدامات غیرضروری را که در عملیات روزانه رخنه کرده‌اند راحت‌تر شناسایی کنید. این موضوع مزایای زیر را برای هر کسب و کاری دارد:
صرفه جویی در زمان و هزینه
این بدان معناست که شما می‌توانید فرآیندها را ساده‌تر و کارآمدتر کرده و با این کار منجر به کاهش هزینه‌ها و زمان‌بندی‌ها شوید. در عین حال زمان بیشتری را برای کارهای با ارزش بالاتر آزاد می‌کنید.
توانمندسازی تیم
این فرآیند مستندسازی فرصتی برای ارزیابی کیفیت فرآیندهای شما، کارآمدتر کردن آن‌ها و توانمندسازی تیم شما برای کار با کارایی بالاتر را فراهم می‌کند.
تمرکز بیشتر کارمندان
سیستم سازی همچنین، به سرعت بخشیدن به آموزش کارکنان جدید کمک می‌کند، زیرا اسناد سیستم شما پایه و اساس نصب و آموزش شما می‌شود. اعضای تیم جدید به سرعت در کار خود صلاحیت پیدا کرده و دسترسی آسان به راهنمایی و پشتیبانی مستمر باعث می‌شود کارمندان جدید سریعتر و متمرکزتر شوند.
کاهش نیاز به نظارت
همچنین، اعضای تیم، اعتماد به نفس بیشتری پیدا کرده و درک بهتری از نقش خود در تجارت پیدا می‌کنند. این موضوع نیاز به نظارت را کاهش می‌دهد. این نکته را فراموش نکنید که این مزیت می‌تواند در هر صنعتی اعمال شود.
اولویت‌بندی بهتر
سیستم‌های خوب اولویت بندی وظایف را در یک کسب و کار مدیریت می‌کنند. این سیستم اعضای تیم را برای انتخاب و تکمیل وظایف بر اساس اولویت توافق شده راهنمایی می‌کند. در واقع، این سیستم به عنوان یک “پلیس راهنمایی رانندگی” عمل کرده و تلاش تیم را به بالاترین اولویت بر اساس معیارهای مبتنی بر تجزیه و تحلیل و مجاز توسط مدیریت هدایت می‌کند.
هنگامی که یک سیستم تایید شد و تیم، آموزش دید، نظارت مورد نیاز بیشتر به نظارت بر پیشرفت و ارائه پشتیبانی از تیم به جای ارائه جهت و دستورالعمل در سطح خرد هدایت می‌شود. سیستم به «پلیس» تبدیل می‌شود، بنابراین نیازی نیست که سرپرست یا مدیر آن نقش را بپذیرد.
سیستم‌سازی به این معنی است که می‌توانید وظایف را آسان‌تر تفویض و خودکار کنید و به شما امکان می‌دهد از منابع بهتر استفاده کنید. افراد با‌ارزش می‌توانند بیشتر روی کارهای با ارزش مانند فعالیت‌های درآمدزا، توسعه محصولات جدید، بازاریابی و رشد کسب و کار تمرکز کنند.
کاهش هزینه‌ها
یکی از مزایای کلیدی سیستم سازی کسب‌وکارتان این است که به میزان قابل توجهی گام‌ها و هدررفت‌های غیرضروری را کاهش می‌دهید و در نتیجه بهبود قابل‌اندازه‌گیری در هزینه‌ها ایجاد می‌شود. به عنوان مثال، صرفه جویی در یک ساعت در هفته، 50 ساعت در سال را آزاد می‌کند که اکنون می‌تواند برای کارهای برنامه‌ریزی شده و سازنده اعمال شود.
همچنین صرفه‌جویی در هزینه‌های کوچک باعث صرفه‌جویی قابل توجهی در سراسر کسب و کار می‌شود. کاهش هزینه‌ها از طریق موارد زیر می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری شود:
مدیریت تعداد کارکنان
مسائل مربوط به بهره‌وری که ممکن است تیم مدیریت را وادار به استخدام افراد بیشتری کرده باشد، اغلب با ایجاد یا بهبود سیستم‌های مربوط به این حوزه از کسب و کار و آموزش تیم برای پیروی از این سیستم‌ها حل می‌شود. وجود کارکنان زیاد، با سیستم‌های ناکارآمد هرگز دستور‌العملی برای موفقیت نخواهند بود.
نظارت مستقیم بر هزینه‌ها
سیستم‌های موثر همچنین به این معنی است که ما می‌توانیم هزینه‌های تولید را به طور موثرتری نظارت کنیم. بنابراین، سیستم‌سازی کسب‌وکار ابزاری را برای نظارت و تنظیم هزینه‌ها فراهم می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد تا فعالیت‌هایی را شناسایی کنید که بیشتر به فروش و سود کمک می‌کنند.
نظم بخشیدن به کارها
سیستم‌سازی همچنین به نظم بخشیدن در مواردی که ممکن است دارای هرج و مرج یا سردرگمی بوده و منجر به هدر رفتن زمان و منابع شده باشد کمک می‌کند. سیستم‌سازی به شناسایی انواع مشکلاتی که باعث هدر رفتن و افزایش هزینه‌ها شده‌اند، کمک می‌کند. پس از شناسایی و تجزیه و تحلیل، این فرآیندها ناگزیر ساده‌تر شده و هزینه کمتری برای اجرا دارند.
تغییر مدیریت فرایندها
سیستم‌سازی، ابزاری سیستماتیک برای مدیریت در تغییر فرایندها فراهم می‌کند. پس از شناسایی مشکلات، می‌توان آن‌ها را بر اساس استانداردهای داخلی یا خارجی ارزیابی کرده و بهبودهایی انجام داد. سیستم‌سازی به منابع شرکت اجازه می‌دهد در جایی که بیشتر مورد نیاز است تخصیص داده شود.
توسعه کارکنان
سیستم‌سازی به مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها ختم نمی‌شود. این یک فرآیند مداوم است که می‌تواند به حمایت از توسعه کارکنان کمک کند. ایجاد یک سند مشخصات برای هر کارمند و به روز رسانی دوره‌ای آن راه خوبی برای پیگیری رشد کارکنان در طول زمان است. می‌توان از آن برای پیگیری آموزش‌ها، صلاحیت‌ها، ناسازگاری‌ها و سایر مسائل مربوط به عملکرد استفاده کرد.
داشتن سیستمی که توسط آن بتوان شایستگی‌ها و عملکرد کارکنان را پیگیری کرد، هنگام تصمیم‌گیری در مورد این‌که آیا آن‌ها آماده ارتقاء، انتقال یا حتی رها شدن هستند مفید خواهد بود.
همچنین، توجه داشته باشید که با مستندسازی فرآیندها، انتقال، که به موجب آن کارکنان به نقش‌های جدید منتقل می‌شوند، آسان‌تر خواهد بود. آن‌ها می‌توانند به سرعت با نقش‌های جدید خود سازگار شوند، زیرا از قبل دسترسی به رویه‌های مستندی که بهترین راه برای انجام کارشان را شرح می‌دهد، فراهم می‌شود.
رشد و مقیاس کسب و کار
کسب و کارها زمانی رشد می‌کنند که بتوانند محصولات و خدمات بیشتری ارائه دهند یا سهم بیشتری از بازار را تضمین کنند. آن‌ها می‌توانند، وسایل نقلیه تحویل خود را چند برابر کرده، شعبه‌ها یا فروشگاه‌های جدیدی را اضافه کنند، یا در بازارهای جدید گسترش پیدا کنند.
ارتباط بهتر
یکی از مزایای اصلی سیستم‌سازی کسب‌وکار شما این است که یک دیدگاه واحد از هر فرآیند وجود دارد. این بدان معناست که هرکسی که فرآیند را مشاهده می‌کند، همان چیزی را که هر ناظر دیگری مشاهده می‌کند، می‌بیند و بر اساس این درک مشترک از نحوه عملکرد فرآیند، ارتباطات در مورد فرآیند ابهام کمتری خواهد داشت.
سیستم‌های استاندارد شده به معنای زبان و اصطلاحات استاندارد شده برای توصیف سیستم است که در نتیجه هنگام بحث درباره مسائل یا تغییرات احتمالی در سیستم سردرگمی کمتری ایجاد می‌شود. رویه‌های مستند، زمینه و درک مشترکی را فراهم می‌کند که ارتباطات داخلی و خارجی را تسهیل می‌کند.
تیم شما می‌تواند به طور موثرتری در مورد جایی که مشکل ایجاد می‌شود کار کند و برای حل سریع آن تلاش کند. در جایی که افراد هنگام بحث در مورد کاری که نیاز به تلاش جمعی دارد، کنار هم قرار نمی‌گیرند، تلاش برای دستیابی به اهداف سازمانی را مختل می‌کند.
حداقل پذیرش و آموزش کارکنان
داشتن رویه‌های مستند، چه در استخدام اعضای تیم جدید و چه انتقال و ارتقای اعضای تیم در نقش‌های جدید، به آموزش موثرتر و سطوح بالاتری می‌انجامد.
سیستم‌های موثر، منجر به حفظ روحیه تیمی بالاتر و قوی‌تر از آن‌چه در کسب‌وکاری که در آن ناسازگاری حاکم است، می‌شود.
کیفیت تولید، به نوبه خود منجر به تصمیم‌گیری آگاهانه و دقیق‌تر تیم مدیریت می‌شود. همچنین، پیش بینی‌های بهره‌وری به جای امید و دعا بر اساس داده‌های دقیق خواهد بود.
پشتیبانی و رضایت مشتری
این یکی از حوزه‌هایی است که در یک سازمان از سیستم‌سازی سود زیادی می‌برد. با استفاده از رسانه‌های اجتماعی فعال در هر زمینه، مشتریان می‌توانند به راحتی بر شهرت تجارت یا برند خود تأثیر بگذارند. بر این اساس، یک کسب و کار موفق مطمئن خواهد شد که سیستم سازی آن‌ها به دنیای مشتری گسترش می‌یابد.
خدمات پس از فروش و پشتیبانی به عوامل حیاتی موفقیت کسب و کار تبدیل می‌شوند. هر جنبه‌ای از تعامل مشتری با یک تجارت، از پرس و جوی اولیه تا فروش و پشتیبانی، باید به اندازه خط تولیدی که محصول را ایجاد می‌کند، سیستمی باشد.
همان‌طور که رستورانی که غذای عالی تولید می‌کند، به دلیل خدمات ضعیف به مشتریان می‌تواند از بین برود، این موضوع در مورد هر کسب و کاری صادق است. شرکت کانتاس با دادن کوپن 50 دلاری به مسافران در تلاش برای جبران خدمات ضعیف، تنها یک مثال است که اهمیت خدمات مشتری را نشان می‌دهد.
رضایت مشتری نیز زمانی بهبود می‌یابد که سیستم‌هایی داشته باشید که محصولات و خدماتی که ارائه می‌دهید به درستی به آن‌ها تحویل داده شوند. برای اطمینان مشتریان از این که بهترین نتیجه را دریافت می‌کنند، از فرآیندهایی که کنترل کیفیت را تأیید می‌کنند تا آموزش کارکنان که تضمین می‌کند همه هنگام صحبت با مشتریان از یک اسکریپت بخوانند، بسیار کاربردی است.
داشتن تعطیلات بدون دغدغه
برای یک صاحب کسب و کار ممکن است به نظر برسد که هرگز فرصتی برای کناره‌گیری از کسب و کار، وجود نخواهد داشت.
بنابراین شاید یکی از مهمترین مزایای سیستم‌سازی کسب‌وکارتان، حتی اگر فقط از منظر شخصی باشد، این باشد که می‌توانید مطمئن باشید که کارکنانتان اطلاعات و مهارت‌هایی را که بدون وجود شما هم می‌تواند به کسب و کارتان کمک کنند را دارند. حتی اگر مشکلی هم پیش بیاید، باید به راحتی تشخیص داد که مشکل کجاست، زیرا همه چیز مستند است و همه آموزش دیده‌اند.
قیمت فروش مجدد بالاتر
تصور کنید که به دنبال خرید یک کسب و کار هستید و جستجوی خود را به دو کسب و کار که عملاً شناسایی شده‌اند محدود کرده‌اید. هر دوی آن‌ها فروش خوب، محصولات عالی و شهرت خوبی در بازار دارند، اما یکی از آن‌ها سیستمی است در حالی که دیگری تنها به اعضای تیم اختصاص داده شده است. کسب و کار سیستم سازی شده به شما، خریدار بالقوه و اطمینان بیشتری می‌دهد و می‌تواند قیمت بالاتری داشته باشد. کسب و کار دیگر به اعضای تیم خود وابسته است، که می‌توانند هر زمان که بخواهند، تخصص و تجربه خود را با ترک کسب و کار به همراه ببرند.
بنابراین شاید مهمترین مزیت سیستم‌سازی کسب‌وکارتان این باشد که وقتی تصمیم می‌گیرید از کسب‌وکار خود خارج شوید، همیشه قیمت بهتری نسبت به زمانی که آن را سیستمی نمی‌کردید، دریافت می‌کنید.
معیاب سیستم‌سازی کسب و کار
در ادامه‌ی مقاله‌ی مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار، به سراغ معایب احتمالی آن خواهیم رفت. از جمله این معایب به موارد زیر می‌توان اشاره کرد:
احتمال نا‌امنی شغلی کارکنان
یکی از معایب احتمالی سیستم‌سازی کسب و کار این است که ممکن است باعث نا‌امنی شغلی کارکنان شود. در نتیجه کارمندانی که نگران از دست دادن شغل خود می‌شوند، ممکن است در جستجوی شغل دیگری برای خود باشند.
ایجاد محدودیت‌ها
در سیستم‌سازی هم باید از گزینه نیروی انسانی و هم از فناوری استفاده شود. اما بسیاری از شرکت‌های بزرگ هنوز نتوانسته‌اند با استفاده از آن، به دلیل محدودیت‌های موجود، به اهداف بلند مدت خود برسند.
آن‌چه از مقاله مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار آموختیم:
در مقاله مزایا و معایب سیستم سازی کسب و کار آموختیم که مزایای آن شامل افزایش کارایی، ثبات، اولویت بندی بهتر، کاهش هزینه‌ها و بسیاری فواید دیگر است، در حالی که معایب آن ممکن است شامل انعطاف ناپذیری و دشواری در سازگاری با تغییر باشد. امیدواریم این مطلب برایتان مفید بوده باشد. نظرات خود را در انتهای این مقاله برای ما به اشتراک بگذارید.
منبع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهمترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
