چگونه با سیستم سازی در کسب و کار در خواب هم درآمد زایی کنیم؟
- خرداد ۱۷, ۱۴۰۲
- مریم اصیلی
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
تا به حال شده از خودتان بپرسید سیستم سازی چیست و چه اهمیتی در کسب و کار ما دارد؟ شاید اصلا تصور کنید که سیستم سازی در کسب و کار هیچ سودی ندارد و صرفا عبارتیست که با رشد سازمان‌ها به وجود آمده. در این مقاله صفر تا صد سیستم سازی در کسب و کار، مزایا و اهمیت آن را در سازمان‌های بزرگ و کوچک برایتان خواهیم گفت. تا انتها با ما همراه باشید.
سیستم سازی چیست؟
بهترین و ساده‌ترین تعریف از سیستم سازی تنظیم هرچیز بر اساس یک سیستم است. اما سیستم سازی در کسب و کار را می‌توان در جمله‌ی پیش رو خلاصه کرد: “سیستم سازی شامل تمام فعالیت‌هاییست که برای اتوماسیون یا خودکارسازی یک کسب و کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، بیشترین نتیجه را به دست آورد.
شما به عنوان مدیر یک بیزنس کوچک یا بزرگ دو راه بیشتر ندارید:
- یا تمام روز کار کنید و در آخر نتیجه‌ی دلخواه را به دست نیاورید
- و یا بیزنس خود را سیستم سازی کنید و در زمان کمتر، بیشترین سود را کسب کنید.
مزایای سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
حتما این موضوع را می‌دانید که سیستم سازی در کسب و کار یک امر بسیار منطقی است. در واقع، هر کسب و کاری از سیستم‌سازی سود می‌برد، و اکثر صاحبان کسب و کار این موضوع را می‌دانند، اما تعداد بسیار کمی از آنها کسب و کارشان را سیستماتیک می‌کنند. چرا؟
زیرا زمان و تلاش می‌خواهد، و اگر صاحبان کسب و کار مشغول کار خود باشند، فرصتی برای این کار پیدا نخواهند کرد.
فواید زیادی برای سیتم سازی کسب و کار وجود دارد که برخی از مهم‌ترین آنها را برای شما بیان خواهیم کرد:
استرس کمتری خواهید داشت
دلیلی بهتر از کاهش سطح استرس برای سیستم سازی در کسب و کار شما نیست. برای رسیدن به اهداف خود تا حد امکان باید از نظر روحی سالم باشید و استرس دقیقا بر سلامتی شما تأثیر منفی می‌گذارد. تصمیمات عمده‌ای که باید برای کسب و کار خود بگیرید، می‌تواند استرس زا باشد.
یک سیستم سازی درست، کمک بسیار زیادی به کاهش استرس‌ها و نگرانی‌های شما می‌کند.
وقتی صاحب یک کسب و کار هستید، با جزئیات زیادی سر و کار خواهید داشت. برای اینکه واقعاً موفق باشید، چیزهای زیادی در کسب و کار شما در حال انجام است که باید خودتان را به آنها برسانید.
برای این کار، تیم شما به راهنمایی شما نیاز دارد و سیستم سازی به بهترین وجه این کار را برای شما انجام می‌دهد. این کار یعنی استرس کمتر برای شما.
تفویض اختیار با یک بیزنس سیستماتیک آسانتر است
شما رهبر کسب و کار خود هستید. تیم شما به دنبال راهنمایی گرفتن از شماست. هر عضو تیم شما باید بداند که از او چه انتظاری می‌رود. وقتی کسب و کار خود را سیستم سازی می‌کنید، همه چیز واضح‌تر می‌شود.
در نهایت شما می‌توانید وظایفی را به اعضای تیم محول کنید و از آنها بخواهید آن وظایف را با حداقل نظارت انجام دهند. حتی اگر اعضای جدیدی به تیم شما اضافه شوند، می‌توانند از آن برای دریافت پاسخ سوالات خود استفاده کنند و وظایف محول شده را به کارآمدترین و موثرترین روش انجام دهند.
یک تجارت سیستماتیک پایدارتر است
قدرت زیادی در پایداری وجود دارد. این موضوع بسیار مهم است که کسب و کار شما یک تجربه ثابت برای مشتریان و تامین کنندگان فراهم کند.
این موضوع باعث می‌شود که اعتبار کسب و کار شما به طور قابل توجهی افزایش یابد.
سیستم به شما کمک می‌کند شکاف‌ها را شناسایی کنید
وقتی کسب و کار شما سیستمی باشد، می‌توانید شکاف‌ها را بهتر شناسایی کنید. شاید لازم باشد اعضای جدیدی را استخدام کنید که دارای مهارت خاصی برای انجام وظایف خاص باشند. وجود تیم مناسب در اطراف شما برای موفقیت کسب و کار ضروری است.
برای انجام آنچه می‌خواهید زمان بیشتری خواهید داشت
با سیستم سازی کسب و کار و داشتن تیم مناسب می‌توانید مطمئن باشید که کارها با یا بدون نظر شما انجام خواهد شد. بدون این کار شما به عنوان یک مدیر آزاد نیستید کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید.
بنابراین، سیستم سازی در کسب و کار، شما را قادر می‌سازد تا برای انجام کاری که می‌خواهید وقت بگذارید. این مورد شامل کار بر روی کسب و کارتان است تا بتوانید اهداف قانع کننده‌ای برای آینده تعیین کنید.
چرا باید سیستم سازی را در کسب و کارمان پیاده کنیم؟
بذارید با یک مثال ساده اهمیت سیستم سازی را برای شما بیان کنیم. یک تجارت سیستماتیک، ماشینی است که به خوبی روغن کاری شده.
ایجاد فرآیندهای سازماندهی شده به شما کمک می‌کند تا بتوانید روی رشد کسب و کار خود، که یکی از اهداف اصلی شماست، تمرکز کنید. در ادامه دلیل این اهمیت را توضیح خواهیم داد:
بهبود بهره وری
سیستم سازی به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیندها را ساده کنید و کارهای دستی را کاهش دهید در عین حال استفاده از ابزارهای اتوماسیون به صرفه جویی در وقت در کارهای تکراری کمک می‌کند.
سیستم‌سازی، پیگیری پیشرفت و شناسایی ناکارآمدی‌هایی را که نیاز به رسیدگی دارند، آسانتر می‌کند. بنابراین اگر دستیابی به کارایی بیشتر با چشم انداز به موفقیت‌های آینده چیزیست که می‌خواهید، پس ارزش سیستم‌سازی را نادیده نگیرید.
وضوح فرآیندها
بدون فرآیندهای شفاف و سازمان یافته، چگونه می‌توانید به طور موثر عملیات را مدیریت کنید؟
با سیستم‌سازی، می‌توانید مجموعه‌ای از مراحل ایجاد کنید تا همه – شما و اعضای تیمتان – بدانند چه انتظاری از شما می‌رود. این کمک می‌کند مطمئن شوید که همه در یک مکان هستند و وظایف به درستی و به موقع انجام می‌شود.
افزایش سود
آخرین و گسترده ترین اهیمت سیستم سازی افزایش سود است.
با راه‌اندازی فرآیندها و خودکار کردن کارهای روزمره، زمان را برای فعالیت‌های پیچیده‌تر آزاد می‌کنید که در واقع چرخ کسب و کار شما را به حرکت در می‌آورد. اینگونه است که سیستم‌سازی می‌تواند یک کسب‌وکار خوب را به یک کسب‌وکار عالی تبدیل کند!
چگونه یک کسب و کار را سیستماتیک کنیم؟
برای سیستم سازی در کسب و کار یک سری مراحل وجود دارد که باید آنها را دنبال کنید. این مراحل به شما می‌گوید دقیقاً چه کاری باید انجام دهید تا به هدفتان برسید. در واقع یاد می‌گیرید که چه کاری را چگونه و چه زمانی باید انجام دهید تا کسب و کارتان سیستماتیک شوند.
مرحله اول: یک لیست از وظایف تکرارشونده ایجاد کنید
اولین قدمی که باید بردارید این است که به تمام وظایفی که در کسب و کارتان به طور منظم انجام می‌دهید فکر کنید. برخی از این موارد روزانه، برخی هفتگی، برخی ماهانه و برخی دیگر در صورت نیاز خواهند بود.
می‌توانید لیستی از کارهای تکراری خود را با استفاده از قلم و کاغذ ایجاد کنید یا از یک برنامه پردازش کلمه در رایانه ایجاد کنید. استفاده از یک سند در رایانه ترجیح داده می شود زیرا می توانید به راحتی در لیست خود تغییراتی ایجاد کنید بدون اینکه به هم ریخته شود.
وقتی تمام کارهای تکراری خود را شناسایی کردید، تخمین بزنید که هر کار چقدر طول می‌کشد و آن را در لیست خود ثبت کنید. هنگامی که این کار را برای تمام کارهای موجود در لیست خود تکمیل کردید، لیست را بر اساس مدت زمان سازماندهی کنید.
فهرست را بررسی کنید تا ببینید آیا وظایفی وجود دارد که وقت شما را صرف می‌کند و می‌توانید آنها را سیستماتیک کنید و انجام آنها را به دیگران محول کنید یا نه!
مرحله دوم: وظایف را اولویت بندی و سازمان دهی کنید
در اینجا باید مشخص کنید هر گروه در کسب و کار شما مسئول چه کاری است. به عنوان مثال، برخی از وظایف ممکن است مسئولیت بازاریابی، برخی مسئول عملیات و برخی مسئول بخش مالی باشد.
به این فکر نکنید که آیا این گروه‌ها در حال حاضر در کسب و کار شما وجود دارند یا خیر. به هر یک از وظایف نگاه کنید و اهمیت آنها را شناسایی کنید. حالا به هر کدام یک درجه اهمیت بدهید: مثلا “1” به عنوان مهم ترین و “10” به عنوان کم اهمیت ترین.
تا زمانی که برای شما منطقی باشد و بتوانید وظایف خود را در اولویت قرار دهید، مهم نیست از چه رویکردی استفاده می‌کنید.
هنگامی که وظایف خود را اولویت بندی کردید، آن را بر اساس اهمیت و نقشی که در حفظ کار شما دارند، انجام دهید.
کاری که باید در این مرحله انجام دهید، ایجاد خط مشی‌ها و رویه‌هاییست که تضمین می‌کنند تمام وظایف ضروری در کسب و کار شما باید انجام شود.
مرحله سوم: برای فرآیندهای خود اسناد ایجاد کنید
اکنون زمان آن است که شروع به مستندسازی تمام فرآیندها کنید. باید تمام جزئیات لازم را در این مرحله درج کنید.
ایجاد یک راهنمای گام به گام بهترین راه است. اگر لازم است برای مثال تصاویری مانند اسکرین شات از یک برنامه کامپیوتری اضافه کنید، این کار را انجام دهید. ویدئوها روشی عالی برای توضیح نحوه انجام یک فرآیند هستند.
قالب‌های رایگانی وجود دارد که می‌توانید آنها را دانلود کنید تا در مستندسازی فرآیندهایتان به شما کمک کنند. همچنین می‌توانید از یک نفر بخواهید تا به شما در ایجاد این اسناد کمک کند.
مرحله چهارم: فرآیندها را اجرا کنید
پس از اینکه فرآیند کسب و کار خود را مستند کردید، باید آنها را آزمایش کنید. می‌توانید دستورالعمل‌های ارائه‌شده در فرآیندها را دنبال کنید و ببینید چقدر انجام آنها برای شما آسان است.
شاید به انجام تنظیماتی برای ارائه وضوح بیشتر در هنگام آزمایش نیاز داشته باشید.
هنگامی که فرآیندهای خود را آزمایش کردید، از شخص دیگری که با آنها آشنا نیست بخواهید آنها را آزمایش کند. اگر برای فرد سؤال پیش بیاید، نشان می‌دهد که جزئیات کافی در فرآیندها وجود ندارد.
به یاد داشته باشید که هدف شما این است که شخص دیگری روی فرآیندها کار کند، نه شما. باید اطمینان حاصل کنید که تمام فرآیندهای مستند شما اصولی هستند.
مرحله پنجم: سیستم سازی خود را به طور مداوم بهبود بخشید
به احتمال زیاد چیزهایی در کسب و کار شما تغییر خواهند کرد، بنابراین مطمئن شوید که متعهد به بهبود مستمر سیستم سازی کسب و کار خود هستید. از طریق بهبود مستمر، می‌توانید فرآیندهای خود را کارآمدتر کنید.
تیم خود را درگیر کنید تا بتوانند تغییراتی برای بهبود سیستم آن توصیه کنند.
ابزارهایی که سیستماتیک کردن فرآیندهای تجاری را آسانتر می‌کنند
بالاتر، اشاره کردیم که مستند سازی، پیگیری فرایندها را آسانتر می‌کند. چه این مستندات برای خود شخص باشد و چه برای کارمندان، ایجاد پروتکل‌ها یک گام اساسی در سیستم سازی است.
در اینجا چند نمونه از ابزارهایی که می‌توان از آنها برای سیستماتیک کردن فرآیندها استفاده کرد، آورده شده است:
- چک لیست‌ها
- قالب‌ها
- نقشه‌های راه
- نقشه‌های سفر
- تقویم‌ها
- نمودارها
- دستورالعمل‌های فرآیند
در محیط کار امروزی، سیستماتیک کردن فرآیندها با ابزارهایی مانند اینها بسیار آسان است، زیرا بسیاری از برنامه‌های نرم افزاری دارای ویژگی‌هایی مشترک با موارد ذکر شده هستند.
در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- برنامه‌های مدیریت پروژه شامل طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها هستند که گردش کار را ساده می‌کند، مانند چک لیست ها، تابلوهای کانبان، تقویم ها و موارد دیگر.
- برنامه‌های مدیریت وظیفه بر روی یک سری وظایف خطی تمرکز می‌کنند و آنها را برای فرآیندهای تجاری که بسیار قابل تکرار هستند مفید می‌کند
- پلتفرم‌های منابع انسانی نمونه‌ای از برنامه‌های تخصصی هستند که می‌توانند برای سیستم‌بندی گردش‌های کاری خاص منابع انسانی، مانند استخدام، حضور کارکنان، حقوق و دستمزد، حضور و غیاب و غیره استفاده شوند.
- صفحات گسترده ممکن است به اندازه سایر ابزارهای فهرست شده در اینجا ویژگی‌های زیادی نداشته باشند، اما به راحتی می‌توان از آنها برای ایجاد چک لیست و الگو استفاده کرد.
- پلتفرم‌های CRM نیز ابزار تخصصی دیگری هستند که فرآیندهای فروش و بازاریابی را نظام‌مند می‌کنند.
نرم افزارهای بسیاری وجود دارند که می توانند برای ساده کردن گردش کار استفاده شوند. در برخی موارد، بهتر است از یک ابزار عمومی مانند برنامه مدیریت وظایف استفاده کنید. در موارد دیگر، بهتر است از یک ابزار تخصصی مانند پلتفرم منابع انسانی یا پلتفرم CRM استفاده کنید.
در واقع، هر چه فرآیند پیچیده تر باشد، نظام‌مند کردن آن ضروری تر و مفیدتر است. به هر حال، فرآیندهای پیچیده، بیشتر مستعد خطا و نادیده انگاری هستند، بنابراین ایجاد دستورالعمل‌ها و فرآیندهای گام به گام برای دنبال کردن، ضروری‌تر است.
اگر خودمان نتوانیم کسب و کارمان را سیستم سازی کنیم چه؟
قطعا یکی از پرسش‌های متداول مدیران این است که اگر خودمان نتوانیم کسب و کارمان را سیستم سازی کنیم، چه باید بکنیم؟
در پاسخ باید بگوییم که نگران باشید! بسیاری از مدیران دغدغه‌ی چگونگی سیستم سازی کسب و کارشان را دارند، اما نکته‌ی مهم اینجاست که همیشه کار را باید به یک کاربلد سپرد. بسیاری از تیم‌های کوچینگ و مشاوره کسب و کار هستند که با ظرافت تمام این کار را برای شما انجام می‌دهند.
تیم مشاورین کسب و کار کبیر، مفتخر است که تمامی فرایندهای کاری شما را سیستم سازی کرده و رشد هرچه بیشتر و درآمد هرچه بالاتر را برای سازمان شما به ارمغان آورد. برای سپردن این مراحل و سیستم سازی کسب و کار خود کافیست در قسمت تماس با ما سایت با ما در ارتباط باشید و یا روی این لینک کلیک کنید.
چه کسانی به سیستم سازی در کسب و کار نیاز دارند؟
به طور کلی هر بیزنس و کسب و کاری فارغ از اینکه کوچک باشد یا بزرگ، به سیستم سازی نیاز دارد. اما برای افراد و یا در موارد زیر سیستم سازی ضرورت دارد:
- افرادی که نیاز به سرمایه گذاری دارند و یا می‌خواهند از یک سازمان جدا شوند
- افرادی که وقفه‌های کارمندان خود در حین کار خسته شده‌اند و به دنبال راهی برای نظارت بر عملکرد کارکنان خود هستند.
- مدیرانی که نیروی جدیدی در یک بخش جدید استخدام کرده‌اند
- افرادی که می‌خواهند تیم خود را گسترش دهند
- مدیرانی که می‌خواهند بخشی از کار خود را برون سپاری کنند
- مدیرانی که می‌خواهند کسب و کارشان را توسعه یا رشد دهند
- مدیرانی که به دنبال وقت بیشتری برای رسیدگی به اهداف و چشم اندازهای خود هستند
- افرادی که چندین کسب و کار دارند و می‌خواهند آنها را به طور هم زمان مدیریت کنند
آنچه در مقاله سیستم سازی در کسب و کار آموختیم:
در این مقاله خواندیم که سیستم سازی چیست و چگونه سیستم سازی در کسب و کار به شما کمک می‌کند تا حتی در هنگام خواب هم درآمد زایی کنید. بسیاری از مدیران از اهمیت سیستم سازی آگاهند، اما به دلایل مختلفی همچون ترس از فناوری، مشغله‌ی زیاد و ایده‌آل گرایی به سراغ سیستم سازی سازمان خود نمی‌روند. قطعا اگر مدیران از اهمیت سیستم سازی در کسب و کارشان خبر داشتند و می‌دانستند چگونه این روند به افزایش بهره وری آنها کمک می‌کند، از انجام آن غافل نمی‌شدند.
شما چه فکر می‌کنید، آیا به عنوان یک مدیر یا کارمند تصور می‌کنید که سیستم سازی برای سازمان شما نیاز است یا خیر؟ چرا؟
نظرات خود را در انتهای این مقاله با ما به اشتراک بگذارید.
منابع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
