همه چیز درباره چابک سازی سازمان و مراحل آن
- اسفند ۱۹, ۱۴۰۳
- Maryam Asili
- متد ها و روش های مدیریت کسب و کار
چابک سازی سازمان در دنیای امروز یک ضرورت است نه یک انتخاب! شاید این جمله به نظرتان عجیب و غریب بیاید اما کاملا درست است. متاسفانه یا خوشبختانه ما در دنیای امروز در جامعه‌ای پر رقابت زندگی می‌کنیم و اگر سازمانی نتواند خودش را با تغییرات جدید وفق دهد، به سرعت از دور رقابت خارج خواهد شد.
در حقیقت، چابک سازی سازمان به کسب و کارها کمک می‌کند تا تصمیم گیری بهتری داشته باشند، فرآیندهایشان را بهینه سازی کنند و در برابر چالش‌های پیش بینی نشده مقاوم‌تر شوند. اما سوال اصلی در همین جا پیش می‌آید که چابکی سازمان به چه معناست و چگونه می‌توان یک سازمان را به چابکی رساند؟
در مقاله امروز به بررسی و تعریف سازمان چابک و مفهوم چابک سازی سازمانی می‌پردازیم و پس از آن روش‌های چابک سازی سازمان را بیان خواهیم کرد. پس تا انتهای مقاله با ما همراه باشید:
چابک سازی سازمان چیست؟
چابک سازی در سازمان زمانی اتفاق می‌افتد که یک شرکت یا سازمان بتواند به سرعت خودش را با تغییرات محیط کسب و کار خود سازگار کند یا به عبارت ساده‌تر، به این معناست که آن سازمان استراتژی هایش را طوری تنظیم نماید که به بازارهای در حال تغییر، فناوری‌های جدید و از همه مهم‌تر رقبای خود واکنش دهد. چابک سازی سازمانی همچنین بر ایجاد یک محیط کاری انعطاف پذیر، فرهنگ مشارکتی و خلاقانه متمرکز است.
حال با این توضیحات شاید این ابهام و سوال برایتان پیش آمده باشد که اصلا چابک سازی سازمان چیست و چه اهمیتی دارد و به چه دردی می‌خورد؟ در تجارت امروزی، تغییر و ابهام در همه جای آن وجود دارد. وقتی کسب و کاری را شروع می‌کنید، هرگز نمی‌دانید که قرار است با چه اتفاقاتی روبرو شوید. چرا که بازارها تغییر می‌کنند، نیازهای مشتریان‌تان عوض می‌شوند، فناوری و تکنولوژی توسعه می‌یابد و جهان پر از رویدادهای غیرمنتظره‌ای است که یک شرکت ممکن است از آن‌ها هیچ اطلاعاتی نداشته باشد.
چابکی سازمان چیست؟
همان طور که گفتیم، یک سازمان باید بتواند خودش را به سرعت با تغییرات جدید هماهنگ و سازگار سازد. بنابراین، علاوه بر تعاریف بالا، چابکیِ سازمان به توانایی یک شرکت در واکنش نشان دادن نسبت به تغییرات درونی و خارجی گفته می‌شود که می‌توان آن را در چندین معنی و تعریف جای داد:
- توانایی تطبیق و سازگاری با تغییرات درونی و خارجی
- برآورده کردن نیازها، خواسته‌ها و انتظارات مشتریان
- بهبود تغییرات فرهنگی، شیوه کار و نتایجی که در یک سازمان به دست می‌آید
- حفظ مزیت رقابتی مستمر در مقایسه با رقبا
چهار عنصر کلیدی چابک سازی سازمان
چابک سازی سازمان یا اجایل کردن آن شامل 4 عنصر کلیدی زیر می باشد:
رهبری چابک
رویکردی جامع برای رهبری و داشتن مدیریت لازم برای تغییر که شامل همکاری و ارتباط با سایر هم‌تیمی‌ها نیز می‌شود.
فرهنگ چابک
داشتن روحیه و درک بالا در ترکیب کردن کار با زمینه‌های مختلف فرهنگ سازمانی
کسب و کار چابک
دارا بودن انعطاف پذیری ساختاری و عملیاتی برای شروع، ادامه و تغییر در کسب و کار
مسیر شغلی چابک
حمایت از مسیرهای شغلی انعطاف پذیر آتیه ساز و دارای سیستم عملکردی سازگار
روش‌های چابک سازی سازمان
جالب است بدانید که پیاده سازی کردن استراتژی و داشتن ابزارهای مناسب، چیزهایی هستند که به معنای واقعی یک سازمان را متحول می‌کنند. در این قسمت روش‌ها و راهکارهای چابک سازی سازمان را که می‌تواند در بهبود چابک سازی سازمان تاثیرگذار باشد را بازگو خواهیم کرد:
- داشتن ذهنیت و فرهنگ صحیح
- هدف گذاری شفاف
- پذیرش بهبود مستمر
- پذیرا بودن تغییر
- رهبری و هدایت صحیح
- مسئولیت پذیری و رهبری مشترک
- ساختار مناسب
- تیم‌های چند تخصصی
- شفافیت نقش‌ها و انعطاف‌پذیری
- فرآیندهای صحیح
- بهره‌گیری از ابزارهای دیجیتالی مناسب
- زمانبندی مناسب
داشتن ذهنیت و فرهنگ صحیح
برای اینکه یک سازمان، چابک باشد، صرفا تغییر دادن فرآیند و ابزارها کافی نیست، بلکه یک سازمان باید طرز فکر و فرهنگ سازمانی خود را هم تغییر دهد. یکی از جنبه‌های مهم این تغییر، پذیرش فرهنگ دیجیتال محور است. به عبارت دیگر، در چنین سازمانی از فناوری‌ها و تکنولوژی‌های جدید استقبال می‌شود و فرآیندهای سنتی را با ابزارهای هوشمند جایگزین می‌کنند.
هدف گذاری شفاف
سازمان‌های چابک هدف مشخصی دارند که با اهداف استراتژیکی آن‌ها همسو و هماهنگ است. یعنی مدیران و کارکنان نسبت به یک هدف مشترک متعهد هستند، انعطاف پذیر فکر می‌کنند و همواره برای یادگیری و نوآوری آماده هستند. به علاوه، جهت گیری مشترکی دارند که قدرت تصمیم گیری و ابتکار عمل آن‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
پذیرش بهبود مستمر
چابکی نیازمند فرهنگی است که نه تنها از تغییرات استقبال می‌کند، بلکه فعالانه در مورد آن‌ها جستجو و تحقیق می‌نماید. به عبارت دیگر، در چنین سازمان‌هایی (سازمان‌های چابک) به ایده‌های جدید ارزش داده می‌شود و تست کردن مورد تحسین و تشویق قرار می‌گیرد.
یادتان باشد که برای پرورش فرهنگ چابک سازی سازمان، تشویق کردن تیم‌ها به نوآوری و ابتکار و نترسیدن از شکست ضروری است، چرا که منجر به کشف راه‌های کارآمدتر برای کار و فرصت‌های جدید کاری می‌شود.
پذیرا بودن نسبت به تغییر
برای اینکه یک سازمان واقعا بتواند خود را به چابک سازی سازمانی برساند، در وهله اول باید توانایی پذیرش تغییرات درونی و بیرونی را در میان نیروهای انسانی خود پرورش دهد. آموزش و ارتباط گرفتن با اعضای تیم و شنیدن دغدغه‌های آن‌ها در سازمان، علاوه بر کمک به پویایی یک سازمان، برای مدیریت موثر و چابک کلیدی، ضروری و مهم است.
رهبری و هدایت صحیح
رهبری صحیح و موثر در هدایت یک شرکت نقش بسیار مهمی در بهبود و چابکی یک سازمان دارد. بر اساس یک پژوهش تنها 20 درصد از کارمندان آمریکایی معتقد هستند که رهبران آن‌ها برای سازمان جهت گیری مشخصی دارند!! این رقم واقعا عجیب است.
اگر یک سازمان، رهبری توانمند و جهت گیری شفافی داشته باشد، نه تنها کارمندان کار کردن در این محیط را دوست دارند، بلکه تارگت‌های این سازمان چابک نیز سریع‌تر محقق می‌شوند.
در حقیقت، رهبران چابک، بلند پرواز و رویایی هستند، اما واقع بینانه عمل می‌کنند. آن‌ها اهداف چابک و بلند پروازانه‌ای را تعیین می‌کنند که با هدف و آرمان‌های چابک سازی سازمان همسو است. این رهبران مسیر را به صورت واضح و مشخص بیان می‌کنند و مطمئن می‌شوند که هریک از اعضای تیم اهداف را به صورت کامل و گسترده درک می‌کنند.
مسئولیت پذیری و رهبری مشترک
رهبران در یک محیط چابک فرهنگ مسئولیت پذیری و رهبری مشترک را پرورش می‌دهند. آن‌ها به جای پایبند بودن به فرآیند تصمیم گیری، سلسله مراتبی سختگیرانه را برای ابتکار عمل و تصمیم گیری در مورد آن در نظر می‌گیرند. در حقیقت، رهبران رواج‌دهنده فرهنگ چابک سازی سازمان، با تشویق کردن اعضای تیم خود به مدیریت کردن وظایف و نتایج کارهای خود، به بهبود تعامل، عملکرد هرچه بهتر کارکنان و چابکی کلی سازمان کمک می‌کنند.
از سوی دیگر، این رهبران به جای دیکتاتور بودن تسهیل‌کننده هستند و از تیم‌های خود در جهت دستیابی به اهداف حمایت می‌کنند و تنها در صورت لزوم برای راهنمایی و تهیه منابع وارد عمل می‌شوند.
ساختار مناسب و صحیح
برای افزایش و بهبود چابک سازی سازمان، ایجاد یک استراکچر و ساختار مناسب بسیار ضروری است. جالب است بدانید که براساس تحقیقات حدود 75 درصد از کارمندان ایالات متحده اظهار می‌کنند که در تیم‌های ماتریسی یا بسیار پرجمعیت اما منظم مشغول به کار هستند که این موضوع انعطاف‌پذیری ساختاری بالای این تیم‌ها را نشان می‌دهد.
تیم‌های چند تخصصی
تیم‌های چند تخصصی، تخصص‌های مختلف را گرد هم می‌آورند و یک سازمان را قادر میسازند تا با نوآوری و ابتکار عمل خودشان بتوانند با مشکلات پیچیده مقابله کنند. این تیم‌ها با درجه بالایی از استقلال تسک‌ها و وظایف خود را انجام می‌دهند که همین موضوع باعث واکنش سریع آن‌ها نسبت به تغییرات بازار و تقاضاهای داخلی آن‌ها می‌شود.
شفافیت نقش‌ها و انعطاف‌پذیری
در محیط‌های چابک، نقش‌های کاری به وضوح تعریف و مشخص شده‌اند، اما انعطاف‌پذیر باقی می‌مانند تا به کارمندان اجازه دهند که نیازهای مختلف خود را تطبیق دهند.
فرآیندهای صحیح
اجرای فرآیندهای صحیح برای تقویت و افزایش چابک سازی در سازمان بسیار مهم است. اما ساختاردهی بیش از حدی که انعطاف‌پذیری و تصمیم گیری سریع را خفه کند حیاتی و مهم است. در این قسمت برخی از فرآیندهای کلیدی را به ایجاد چابک سازی سازمان کمک می‌کنند را برایتان آورده‌ایم:
استفاده از روش‌های مدیریت پروژه چابک
استفاده از روش اسکرام یا کانبان در سیستم مدیریت پروژه به تیم‌ها کمک می‌کند تا در مواجهه با تغییرات مورد نیاز پروژه و انتظار ذینفعان انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند. این متدها بر پایه بازخوردهای مداوم و اصطلاحات تدریجی کار می‌کنند که باعث می‌شوند پروژه‌ها همواره با اهداف کسب و کار همسو باقی بمانند و در عین حال تغییرات استراتژیک و تاکتیکی لازم را در خود جای دهند.
بهینه سازی فرآیندهای منابع انسانی
چابکی در بخش منابع انسانی به این معناست که یک سازمان بتواند نیروی کار خود را به سرعت با نیازهای استراتژیک هماهنگ سازد. یعنی نیروهای تازه وارد را هرچه سریع‌تر با سازمان ادغام کند، برای افزایش رشد و پیشرفت کارکنان دوره‌های آموزشی برگزار نماید و همواره گوش شنوای نیروهای سازمان باشد.
بهره گیری از ابزارهای دیجیتالی مناسب
یکی از عوامل کلیدی و مهم برای افزایش چابک سازی سازمان استفاده از ابزارهای دیجیتالی کارآمد است. این ابزارها نه تنها به پیاده سازی روش‌های چابک کمک می‌کنند، بلکه باعث بهبود ارتباطات، همکاری و شفافیت در کل سازمان شما می‌شوند. دو ابزار Holaspirit و Talkspirit در این زمینه نقش مهمی ایفا می‌کنند.
زمان بندی مناسب
اجرای تغییرات سازمانی در یک زمانبندی مناسب برای حفظ انگیزه و دستیابی کارکنان به نتایج مطلوب بسیار ضروری و مهم است. در این راستا رعایت چند اصل کلیدی توصیه می‌شود:
ایجاد یک برنامه زمانی مشخص برای اجرا
تغییرات چابک باید براساس یک برنامه استراتژیک و زمانبندی شده اجرا شوند تا در مراحل اولیه، موفقیت‌های سریع و نتایج ملموس قابل مشاهده باشند. بر طبق گزارش مک کنزی (McKinsey) ، یک تحول چابک موفق نباید بیشتر از 18 ماه طول بکشد، زیرا در غیر اینصورت، اشتیاق و انگیزه کارکنان کاهش پیدا می‌کند.
اجرای تدریجی تغییرات
به جای ایجاد یک تغییر اساسی و ناگهانی در کل سازمان، اجرای تدریجی و آهسته آهسته متدهای چابک به تیم‌ها کمک می‌کند تا به مرور زمان خودشان را با تغییرات جدید سازگار کنند.
راه اندازی سریع ایده‌ها و ابتکارات جدید
سازمان‌ها باید توانایی اجرای سریع پروژه‌ها و ایده‌های جدید را داشته باشند تا از چارچوب چابک بیشترین استفاده را ببرند. از سوی دیگر، این رویکرد نوآورانه است که موجب می‌شود یک سازمان بتواند به سرعت به تغییرات محیطی و نیازهای بازار واکنش نشان دهد.
آنچه از مقاله چابک سازی سازمان آموختیم:
در جامعه پر رقابت امروز، چابک سازی سازمان به یک الزام و ضرورت تبدیل شده است. سازمان‌هایی که توانایی واکنش سریع نسبت به تغییرات را داشته باشند موفق عمل می‌کنند و آن دسته شرکت‌هایی که وقتشان را تلف کنند یا نسبت به تغییرات بی‌تفاوت باشند، به سرعت از دور رقابت خارج می‌شوند.
در این مقاله تلاش کردیم به سوالات شما پاسخ دهیم و با ارائه روش‌های چابک سازی سازمان به شما کمک کنیم تا چابکی شرکت و سازمان خود را افزایش دهید، امید است که قدمی هرچند کوچک در جهت اعتلای پیشرفت و موفقیت سازمان شما برداشته باشیم.
سوالات متداول
1- اجرای چابک سازی در سازمان چقدر زمان میبرد؟
مدت زمان مورد نیاز برای اجرا و پیاده سازی چابک سازی در سازمان به اندازه، ساختار و پیچیدگی آن سازمان بستگی دارد. اما معمولا اگر این زمان از 18 ماه بیشتر طول بکشد خسته کننده و چالش برانگیز خواهد بود.
2- چگونه می‌توان تشخیص داد که یک سازمان نیاز به چابک سازی دارد؟
اگر سازمان شما در تصمیم گیری کردن کُند است، فرآیندهای طولانی و پیچیده‌ای دارد، در رقابت با سایر شرکت‌ها دچار مشکل شده یا کارکنان آن از عدم شفافیت مدیریت گله و شکایت دارند، به احتمال زیاد سازمان یا شرکت شما نیازمند چابک سازی سازمان است.
3- چه چالش‌هایی در اجرای چابک سازی سازمان وجود دارد؟
برخی از چالش‌های چابک سازی سازمان که ممکن است در مسیر پیاده سازی این استراتژی با آن روبرو شوید عبارتند از: مقاومت کارمندان در برابر تغییر کردن، نیاز به آموزش مجدد کارکنان، هزینه‌های پیاده سازی تکنولوژی و فناوری‌های جدید در شرکت و تغییرات فرهنگی در یک سازمان و.. که همه این موارد با برنامه ریزی و تعهدات مدیریتی قابل چشم پوشی و برطرف کردن است.
منابع:
کلمات کلیدی:
اشتراک گذاری در:
موقعیت مکانی می‌تواند هر کسب و کاری را رونق دهد یا موجب شکست‌اش شود و این اغلب یکی از مهم‌ترین ملاحظات برای هر کسی است که در دنیای تجارت کسب و کاری را راه اندازی می‌کند. استارت‌آپ‌ها باید تصمیم بگیرند که آیا کسب‌وکارشان به صورت آنلاین، در دفتر رسمی یا دفتر خانگی یا در یک فروشگاه انجام می‌شود. مکان بستگی به محصول یا خدمات ارائه شده دارد.
