تعریف کانبان و تفاوت آن با اسکرام

کانبان چیست؟ کانبان چهارچوبی برای تجسم کل پروژه بر روی تابلو کانبان به منظور افزایش آگاهی و شفافیت از وضعیت پروژه و همکاری بین اعضای تیم میباشد. این چهارچوب در اواخر سال 1940م توسط یک مهندس ژاپنی به نام Taiichi ohno معرفی شد. در ابتدا از روش کانبان در کارخانه  و به منظور ایجاد یک سیستم کانبان دقیق و منظم برای تحویل محصول استفاده می‌شد. میتوان گفت واحد Toyota Production System اولین بار از این روش استفاده کرد. اما با گذر زمان کانبان به زبان ساده به یک مفهوم برای تیم های چابک تبدیل و به روشی محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس های دانش محور مبدل شد.

درمقالات قبل در خصوص اسکرام صحبت کردیم در این مقاله به معرفی متدولوژی کانبان و اصول کانبان و روش کارکرد آن می‌پردازیم و تفاوت کانبان با اسکرام را مورد بررسی قرار می‌دهیم پس تا انتها با ما همراه باشید.

کانبان چیست؟

کانبان (Kanban) یک متدولوژی کانبان چابک برای سازماندهی و بهبود عملکرد تیم‌ها است که از اجزایی مانند تخته کانبان و کارت‌های بصری بهره‌مند می‌شود. تکنیک کانبان با نمایش جریان کار (workflow) و محدود کردن تعداد وظایف همزمان به تیم‌ها امکان می‌دهد بازدهی بیشتری داشته باشند و اولویت‌بندی وظایف را بهتر انجام دهند. کانبان در مدیریت پروژه برای پروژه‌هایی که نیاز به انعطاف بالا و نظارت دائمی روی وظایف دارند، کاربرد دارد. هدف روش کانبان ایجاد هماهنگی میان توانایی‌های تیم و نیازهای پروژه است تا از ایجاد گلوگاه‌های کاری (Bottleneck) جلوگیری شود.

اجزای تشکیل دهنده و اصطلاحات کانبان

متدولوژی کانبان دارای اجزا و اصطلاحاتی ست که در ادامه به معرفی هر یک میپردازیم:

• تابلو کانبان (تخته کانبان): تصویر میز کار که تمامی فعالیت ها بر روی آن انجام میشود .
• کارت های کانبان: صفحاتی است که حاوی اطلاعات مربوط به پروژه،مهلت انجام ، نحوه کارکرد و توضیحات مربوطه و لازم و … است که به صورت بصری نمایش داده میشود. این کارت ها وضعیت هر کار را روی تابلوی کانبان نشان می‌دهند.
• ستون های کانبان: ستون هایی که روی تخته کانبان نمایش داده شده و مراحل مختلف را نشان میدهد. کارت ها بر حسب وضعیت خود در این ستون ها جا به جا میشوند. بورد‌ های کانبان حداقل دارای سه ستون کارهای درخواستی، کارهای در حال انجام و کار های تکمیل شده میباشد.

  

• محدود سازی کار های در حال پیشرفت (WIP): مسئولیت این قسمت ایجاد حدود لازم برای انجام هر کار را در هر مرحله از پروژه میباشد تا از اضافه کاری پرهیز شود. این یکی از اصول کانبان است که به حفظ تمرکز کمک می‌کند.
• خطوط جدا کننده: خطوطی افقی هستند که برای جداسازی فعالیت ها، تیم ها، گروه‌ها، خدمات و… مورد استفاده قرار میگیرند
• نقطه الزام: نقطه ای را در فرایند گردش کار نشان میدهد که الزامات انجام کار را دارا بوده و آماده است تا وارد سیستم کانبان شده و جریان کاری بر روی آن اعمال گردد.
• نقطه تحویل: نقطه ای که در آن گردش کار به اتمام رسیده و محصول آماده تحویل میباشد.
• چرخه زمانی: مدت زمانی که از ابتدا ایجاد یک پروژه تا زمانی که یک یا چند نفر بر روی آن فعالیتی انجام دهند را چرخه زمانی میگویند.
• لید زمانی: مدت زمانی که صرف انجام فعالیت بر روی یک پروژه تا انتها و تکمیل پروژه را لید زمانی میگویند.
• توان عملیاتی: به مجموعه فعالیت هایی که یک تیم در بازه زمانی مشخصی با موفقیت به اتمام رسانیده است توان عملیاتی میگویند. یکی از اصلی‌ترین نشانه های میزان بهینه بودن تیم شما درمقایسه با زمان است.

انواع تخته کانبان

کانبان داری دو نوع تابلو کانبان میباشد:

1. بورد فیزیکی
2. بورد دیجیتالی

در ادامه به بررسی بیشتر موارد ذکر شده میپردازیم.

بورد فیزیکی:

ابتدایی ترین و ساده ترین نوع بورد میباشد که از استیک نوت برای نمایش کارت ها روی وایت برداستفاده میشود.

مراحل کار به وصرت ستون هایی نوشته شده واستیک نوت ها بر حسب میزان پیشرفت در این ستون ها جا به جا میشوند.

بورد دیجیتالی:

نرم افزار کانبان های دیجیتالی که برای نمایش مراحل گردش کار استفاده میشوند.

بورد های دیجیتال دارای انعطاف پذیری بیشتری هستند و امکان ردیابی چندین گردش کار به صورت همزمان را برای مدیران فراهم میکند.

بهترین نرم افزار کانبان

در ادامه لیستی از بهترین نرم افزار های کانبان برای استفاده از تابلو های کانبان را مشاهده میکنید:

1. Trello
2. Jira Software
3. Asana
4. Monday.com
5. Kanbanize
6. ClickUp

در ادامه به بررسی بیشتر موارد ذکر شده میپردازیم:

Trello

Trello یک ابزار کانبان محبوب و کاربرپسند است که برای مدیریت پروژه‌ها و وظایف به‌صورت بصری طراحی شده است. این ابزار امکان ایجاد برد کانبان ها، لیست‌ها و کارت‌ها را فراهم می‌کند و دارای امکانات گسترده‌ای برای تیم‌های کوچک و بزرگ است.

Jira Software

جیرا توسط Atlassian توسعه یافته و برای مدیریت پروژه‌های پیچیده و نرم‌افزارها طراحی شده است. بردهای کانبان در جیرا به تیم‌ها کمک می‌کنند تا وظایف را به‌صورت کارآمد پیگیری کنند و پیشرفت پروژه‌ها را مشاهده کنند. برای دریافت لایسنس و خرید جیرا کلیک کنید.

Asana

Asana یک ابزار مدیریت کار است که بردهای کانبان را به‌عنوان یکی از روش‌های نمایش وظایف ارائه می‌دهد. Asana به تیم‌ها کمک می‌کند تا پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت کنند.

Monday.com

Monday.com یک پلتفرم قدرتمند برای مدیریت کار و پروژه‌ها است که بردهای کانبان را برای ردیابی وظایف و همکاری تیمی ارائه می‌دهد. این ابزار امکان سفارشی‌سازی بالایی دارد و برای تیم‌های مختلف قابل استفاده است.

Kanbanize

Kanbanize به‌طور خاص برای مدیریت پروژه‌ها با استفاده از روش کانبان طراحی شده است. این ابزار امکانات پیشرفته‌ای برای مدیریت وظایف، پروژه‌ها و پیگیری پیشرفت‌ها ارائه می‌دهد.

ClickUp

ClickUp یک پلتفرم مدیریت پروژه همه‌کاره است که بردهای کانبان را به‌عنوان یکی از روش‌های مدیریت وظایف ارائه می‌دهد. این ابزار به تیم‌ها کمک می‌کند تا همه جنبه‌های پروژه‌های خود را در یک مکان مدیریت کنند.

مزایای کانبان

اکنون که با تعریف و بخش های مختلف کانبان آشنا شدیم به مزایای استفاده از کانبان به اختصاراشاره میکنیم:

• افزایش شفافیت
• افزایش بهروه وری
• افزایش انعطاف پذیری
• بهبود همکاری و تمرکز تیم
• کاهش چرخه زمان (هدف اصلی در برنامه ریزی کانبان)
• کاهش اتلاف انرژی
• همسویی با منافع سازمان
• افزایش رضایت مشتری
• سادگی و فهم آسان

معایب کانبان

هرچند مزایای کانبان از آنچه ذکر شد بسیار بیشتر است اما این روش نیز برخی دارای برخی اشکالات میباشد که عبارت اند از:

• وابستگی زیاد به انضباط تیمی
• محدود در پروژه های پیچیده (در مقایسه با فریم ورک هایی مانند اسکرام)
• تاکید بر گردش کار جاری و عدم امکان پیش بینی وضعیت آینده
• امکان بهم ریختگی بر اثر عدم به روز رسانی

انواع کانبان و کاربرد های تخصصی آن

علاوه بر کاربرد های رایج روش کانبان در مدیریت پروژه های مختلف، این متدولوژی در صنایع و سیستم های تخصصی نیز به کار گرفته شده است. برای مثال در برخی سازمان ها از مفاهیمی مانند سیستم کانبان اوراکل برای مدیریت جریان کار در محیط های نرم افزاری اوراکل استفاده می‌شود، اگر چه جزئیات پیاده سازی ممکن است بسته به نیاز های سازمان متفاوت باشد. همچنین در زنجیره تامین برخی شرکت ها مانند سیستم کانبان ساپکو، برای بهینه سازی جریان مواد و تولید به کار می‌رود.

در یک نگاه کلی به انواع کانبان می‌توان به دسته بندی های مختلف بر اساس ساختار بصری (مانند استفاده از جدول کانبان به عنوان شکلی از تابلو کانبان) یا سطح سازمانی (مانند کانبان تیمی در مقابل کانبان در سطح کل سازمان) اشاره کرد. اصطلاح “تابلو کانبان ژاپنی” نیز احتمالا به ریشه های این متدولوژی و طراحی های اولیه تخته کانبان در شرکت های ژاپنی باز می‌گردد.

چه زمانی از کانبان استفاده کنیم؟

به طور معمول در موارد زیر استفاده از روش کانبان پیشنهاد میشود:

• هنگامی که فرایند شما نیاز به اضافه کردن داستان های کاربری یا تغییر اسپرینت ها در طول اجرا دارد.
• هنگامی که نیازی به تکرارها ندارید. این یک تفاوت اسکرام و کانبان است.
• در پروژه شما تخمین و پیش بینی فعالیت ها ضرورتی نداشته باشد.
• محدودیت زمانی برای تحویل پروژه مهم است. تکنیک کانبان با هدف کاهش چرخه زمانی به کار گرفته می‌شود.
• بهبود مستمر یکی از موارد با اهمیت در پروژه شما باشد. فریم ورک کانبان با ایجاد شفافیت امکان شناسایی و رفع گلوگاه ها را فراهم می‌کند.
• تیم شما در مقابل تغییرات بزرگ بازخورد مناسبی از خود نشان نمیدهند.
• هنگامی که قصد دارید جریان تحویل محصول را بهبود ببخشید. در واقع پاسخ سوال هدف اصلی سیستم کانبان چیست؟ تسهیل همین امر است.
• در مواردی که فهم آسان و سریع برای شما مهم باشد.

اکنون که با کانبان به طور مختصر آشنا شدیم به تفاوت اسکرام و کانبان میپردازیم:

تفاوت کانبان با اسکرام چیست؟

همانطور که میدانید کانبان و اسکرام هر دو سنگ بنا پیاده سازی فلسفه چابک هستند. به طوری که بنا به گزارش (PMI) Pulse of Profession 2019 بیش از 57 درصد سازمان ها از روش های مختلف چابک استفاده میکنند که بیشترین میزان استفاده به دو روش کانبان و اسکرام برمیگردد.

هر دو روش بر ارائه با کیفیت محصول تاکید دارند اما شیوه کار آنها با یکدیگر متفاوت است در ادامه به تفاوت های هر یک میپردازیم:

وظایف در روش کانبان به شیوه ای منظم و پیوسته در انجام هستند اما در اسکرام وظایف در مدت زمان های ثابت (مثلا یک هفته ای تا یک ماهه)تقسیم میشوند و کارها به دسته های کوچک تقسیم میشوند.

در مقابل پاسخ به تغییرات تکنیک کانبان سرعت بیشتری دارد و تغییرات به راحتی و در هر زمانی امکان پذیر است. اما در اسکرام به دلیل نظم اسپرینت های تعریف شده هر تغییر نیازمند تعریف و تکمیل یک اسپرینت جدید میباشد. این یکی از تفاوت های کلیدی کانبان با اسکرام در مدیریت تغییرات است.

از آنجا که در کانبان وظایف بر عهده یک فرد مشخص نیست هیچ نقش تعیین شده ای وجود ندارد .اما در اسکرام نقش های از پیش تعیین شده مانند مدیر محصول، اسکرام مستر و… وجود دارد.

در اسکرام از یک روش بسیار ساده و در عین حال کارآمد برای اندازه‌گیری دقیق نرخ ارزش‌سازی تیم توسعه اسکرام برای کسب‌وکار به اسم velocitiy یا شتاب استفاده میکنیم . در حالی که در کانبان معیار سنجش cycle time  یا چرخه زمانی است .که به معنای مدت زمانیست که یک توسعه‌دهنده یا یک تیم طول می‌کشد تا پروژه ای را به پایان برسانند.

جدول زیر برای درک بهتر تفاوت اسکرام و کانبان تدارک دیده شده است:

ویژگی	اسکرام	کانبان
چرخه زمانی	با اسپرینت های مشخص و تکرار پذیر  مدت دار(یک هفته ایری،دوهفته‌ای و…)	چرخه زمانی پیوسته(نیازی به زمان بندی و تکرار ندارد)
تحویل کار	به صورت تدریجی و در پایان هر اسپرینت	به صورت مستمر
معیار کلیدی	Velocity یا شتاب	Cycle Time یا چرخه زمانی
نحوه تغییر پذیری	به دلیل تعریف اسپرینت ایجاد هر گونه تغییر ملزم به تعریف اسپرینت جدید میباشد.	به راحتی و در هر زمان قابل اجراست.
نقش پذیری	اسکرام مستر، مدیر محصول، تیم توسعه و…	هیچ نقش اصلی تعریف نشده و وظایف به طور قطعی بر عهده یک شخص یا گروه نیست.
مناسب چه پروژه ای	پروژه هایی که نیازمند تکمیل کار به صورت تدریجی و یا دسته ای هستند.	پروژه هایی که تنوع در آن زیاد است.

آنچه که از مقاله کانبان چیست آموختیم:

در این مقاله قصد داشتیم تا به معرفی جامع متدولوژی کانبان و تفاوت آن با فریم ورک اسکرام بپردازیم.آموختیم که کانبان چهارچوبی برای درکی کامل و شفاف از وضعیت پروژه و اجرای آن متناسب با ظرفیت تیم به بهترین نحو ممکن است.

به طور قطعی نمیتوان یکی از این دو شیوه را بر دیگری برتری داد بلکه هر سازمان بسته به نیاز خود میبایست از یکی از این دو روش استفاده کند. اسکرام بیشتر برای سازمان هایی که در آن تکمیل کار به صورت تدریجی و دسته اهمیت دارد مناسب بوده و کانبان برای پروژه هایی که از تنوع بالایی برخوردارند و نیازمند انعطاف در برنامه ریزی کانبان هستند مناسب‌تر است. برای درک بهتر و مشاوره تخصصی میتوانید با مشاورین مجموعه ما نیز در ارتباط باشید:

تماس با ما

۰۲۱-۷۱۰۵۷۲۰۲

۰۹۳۸۵۴۹۴۹۰۰

sale.kbcgroup@gmail.com

سوالات متداول

1.کارآفرین های بزرگی که از کانبان استفاده میکنند چه کسانی هستند؟

از جمله کارآفرین های بزرگ که از روش کانبان استفاده میکنند میتوان به بن هوروویتز، مؤسس شرکتLinkedIn، جف بزوس، موسس شرکت آمازون و مدیرعامل شرکتBlue Origin، ایلان ماسک، مؤسس شرکت Square وTwitter اشاره کرد.

2.چگونه از کانبان بهره بهتری ببریم؟

اگر شما هم اکنون از این روش استفاده میکنید و قصد دارید تا بهره بهتری از روش کانبان ببرید بهتر است به توصیه های زیر توجه کنید:

• تیم خود را در زمینه آموزش سیستم کانبان ارتقا دهید
• لیست کار ها و وظایف را به طور منظم به روز رسانی کنید
• تغیرات متناسب با اهئاف خود را به موقع اعمال کنید
• زمان بندی کار ها را دقیق تر انجام دهید

3.کانبان چگونه می‌تواند به کاهش هدر رفت منابع در فرآیندهای کاری کمک کند؟

کانبان از طریق محدود کردن کار در دست اجرا و تمرکز بر جریان کار،  به کاهش انباشت کار و اتلاف منابع کمک می‌کند.در یک کلام کانبان از این طریق به کاهش هزینه ها و صرفه جویی در منابع چه انسانی چه مالی و حتی زمانی میپردازد.

 

منابع +++++